Waarom urenregistratie?

Een urenregistratie voor projecten is zeer waardevol.  Hiermee kan bepaald worden waar de tijd en energie van teams naartoe gaat. Daarnaast geeft het inzicht in kosten van je projecten. Het is daarom belangrijk om na te denken over een goede oplossing voor je urenregistratie.

Lees de volgende 7 aandachtspunten om snel en eenvoudig een goede urenregistratie op te zetten voor de projecten van je bedrijf.

 

Zet een projectstructuur op

Maak lijsten van projecten en de activiteiten waarvoor je uren wilt registreren. Deze lijsten kunnen behoorlijk uitgebreid zijn. Tip: kies een urenregistratiesysteem waarmee je de lijst van projecten per gebruiker kunt instellen. Dit maakt het invoeren van uren gebruikersvriendelijk en snel.

Denk na over uurtarieven

Bekijk de structuur van de uurtarieven die je wilt toepassen. Dit kan heel eenvoudig zijn, bijvoorbeeld een vast uurtarief per medewerker. Meestal gebruiken medewerkers meerdere uurtarieven. In dat geval moet het mogelijk zijn om bij alle projecten de juiste uurtarieven te kunnen selecteren.

Bepaal welke overzichten nodig zijn

Bedenk hoe de rapportage eruit moet zien. Ook hier geldt, meestal is een eenvoudige overzicht voldoende. Bijvoorbeeld een weekstaat of maandstaat per gebruiker met daarin totalen voor alle projecten. Het kan zijn dat een complexer overzicht benodigd is zoals bijvoorbeeld een overzicht van categorieën van activiteiten. Een voorbeeld hiervan zijn verschillende soorten verlof (vakantie, onbetaald) die wel allemaal onder een categorie ‘verlof’ geplaatst moeten worden.

Eenvoudige invoer van uren

Hoe gaan medewerkers uren invoeren? Is het nodig om een mobile app te gebruiken? Voor gebruikers die onderweg zijn of die niet in een kantoor of thuis werken is het handig om uren in te voeren op hun mobiele telefoon. Daarnaast kun je ervoor kiezen de begintijd en eindtijd in te voeren of alleen het aantal gewerkte uren op een project te registeren. Voor beide is iets te zeggen. Het kan zijn dat medewerkers de voorkeur geven aan een timer om uren te registreren.

Bescherm je projectstructuur

In hoeverre mogen gebruikers zelf projecten toevoegen aan de urenregistratie? Het kan zijn dat het geen probleem is dat iedereen de urenregistratie kan uitbreiden met nieuwe projecten. Meestal is het beter om op zijn minst twee gebruikersrollen te hebben. Een rol voor de invoer van uren waarbij de structuur van de projecten niet gewijzigd kan worden. Daarnaast een rol voor beheerders waarmee de structuur gewijzigd kan worden.

Kijk samen naar de vereisten van projecten

Overleg met collega’s over de vereisten voor jullie urenregistratie. Vereisten voor elk project kunnen verschillend zijn en het is zonder als blijkt dat sommige projecten toch niet passen binnen de gekozen oplossing voor urenregistratie.

Overweeg Excel voor urenregistratie

Bepaal aan de hand van bovenstaande vereisten of een urenregistratie in Excel voldoet voor de projecten van je bedrijf of dat een online urenregistratie een betere oplossing is. Houdt hierbij ook rekening met het aantal gebruikers. Excel is geschikt voor meerdere gebruikers. Echter wanneer er teveel mensen tegelijkertijd in een spreadsheet werken kunnen gegevens overschreven worden.

Deze stappen gaan je helpen om een weloverwogen keuze te maken voor de urenregistratie voor jullie projecten. Voor vragen of feedback kun je hieronder een bericht achterlaten, wij beantwoorden deze graag.

urenregistratie-projecten