Timetracking Functies
PROJECT HOURS is ontworpen vanuit het oogpunt van de gebruiker. Ons doel is om het systeem eenvoudig te houden, je vindt dan ook enkel functies die jouw leven makkelijker maken. Zie hieronder een overzicht van de functies.
Direct beginnen met de inrichting van je urenregistratie en uitleg over hoe je uren registreert? Bekijk onze snelstartgids of de uitgebreide kennisbank urenregistratie
Registreer je uren
Schrijf uren op projecten en activiteiten.
Lees meer
Registreer uren
In Project Hours is het heel eenvoudig om uren te registreren. Kies een project en een datum, geeft de gewerkte uren op. Dat is het. Eventueel kun je een activiteit specificeren en opmerkingen noteren. De geschreven uren zijn direct zichtbaar in het dagoverzicht.
Je kunt er ook voor kiezen om een begin- en eindtijd te registreren. Je kunt ook pauzetijd toevoegen. Project Hours berekent vervolgens de gewerkte uren.
Op de website kun je direct uren registeren in je Project Hours agenda
Gebruik een timer
Start de timer en begin met werken. Sla de tijd op wanneer je klaar bent.
Lees meer
Timerfunctie
Je kunt de timer van Project Hours gebruiken om tijd te meten voor projecten en activiteiten. De timer kan gepauzeerd worden. Als de tijd is opgeslagen kun je deze achteraf bewerken, bijvoorbeeld om een opmerking toe te voegen. De timer is beschikbaar via webpagina en mobiele app.
Definieer projecten en activiteiten
Voordat je begint moet je eerst een aantal projecten en activiteiten definiëren.
Lees meer
Projecten en activiteiten defineren
In Project Hours is het opzetten van je urenregistratiestructuur heel eenvoudig. Definieer een aantal projecten en eventueel voor elke project je activiteiten en je bent klaar om te beginnen met urenregistratie! Activiteiten kun je specifiek voor een project definiëren, maar je kunt ook aangeven dat een activiteit voor alle projecten beschikbaar moet zijn.
Maak een urenbegroting
Vergelijk begrote uren met gerealiseerde uren.
Lees meer
Urenbegroting maken
Met een urenbegroting in PROJECT HOURS krijg je overzicht of de urenbegroting overeenkomt met de gerealiseerde uren. Geschreven en begrote uren worden weergegeven in een overzicht. Je kunt filteren op gebruikers en totalen per project bekijken.
Registreer materialen
Leg de materialen vast die je gebruikt bij een project.
Lees meer
Materialen registreren
Je kunt een in Project Hours een lijst met materialen opstellen. Hiermee kun je vervolgens vastleggen wat en hoeveel je op een dag gebruikt voor een project. Je kunt ook de kosten instellen. Dit kan heel flexibel door de gebruikers zelf kosten in te laten vullen, of wat strikter door de kosten per materiaal vooraf te definiëren.
Stel uurtarieven in
Gebruik uurtarieven voor inzicht in kosten.
Lees meer
Uurtarieven instellen
Je kunt op uurtarieven in Project Hours op verschillende manieren instellen.
- Stel een vast uurtarief in per gebruiker.
- Stel een uurtarief in voor een activiteit. Op deze wijze kunnen gebruikers verschillende uurtarieven hanteren.
- Of stel een lijst met uurtarieven samen die gebruikt wordt bij het registeren van uren. Dit is de meest flexibele optie en biedt de mogelijkheid voor gebruikers om op elke combinatie van projecten en activiteiten een verschillend uurtarief te kiezen.
Maak labels voor activiteiten
Definieer categorieën en deel activiteiten in.
Lees meer
Categorieën
Soms is het noodzakelijk om activiteiten in categorieën in te delen zodat over een groep activiteiten gerapporteerd kan worden. Neem bijvoorbeeld de verschillende soort verlof. Gebruikers registreren de activiteiten ‘Onbetaald verlof’ of ‘Vakantie’. Als deze activiteiten in een categorie ‘Verlof’ vallen, kan hier mee eenvoudig een totaal van alle verlofuren gemaakt worden.
Er is een Excel rapport met urentotalen per categorie.
Je kunt categorieën definiëren via het menu ‘Administratie’, ‘Categorieën’. Activiteiten kunnen als volgt aan een categorie gekoppeld worden: Ga naar ‘Administratie’, ‘Projecten’, en selecteer een project. Selecteer een activiteit en klik op ‘Link activiteit aan categorieën’ om een categorie te koppelen.
Maak een urenplanning
Heb je een planning voor je projecten nodig? Plan eenvoudig uren vooruit voor je medewerkers.
Lees meer
Uren plannen
Met Project Hours kun je uren vooruit plannen op weekdagen voor een bepaalde periode. Je kunt bijvoorbeeld voor drie maanden op elke woensdag 4 uren op een project inplannen voor medewerkers.
Houd het veilig
Alle gegevens worden versleuteld verzonden. Project Hours biedt tweefactorauthenticatie voor meer veiligheid.
Lees meer
Veiligheid
Project Hours versleuteld alle gegevens die over het Internet gaan. Dit gebeurd met TLS (Transport Layer Security). Dit is te herkennen aan het https-adres en het slotje voor de link in de browser. Deze versleuteling wordt ook voor de verbinding met mobiele applicaties gebruikt.
De data van Project Hours is vastgelegd in een database in de Azure-cloud van Microsoft. Alleen Project Hours heeft toegang tot deze gegevens.
Project Hours biedt de mogelijkheid voor tweestapsauthenticatie. Dat wil zeggen dat je behalve je wachtwoord een tijdelijke code invoert om toegang te krijgen tot urenregistratie. Deze code maak je met een app op je mobiele telefoon. Op deze manier heb je een extra bescherming naast je wachtwoord.
Integreer met de Project Hours API
Automatisch uren ophalen en meer…
Lees meer
Met de API automatiseer je processen zoals bijvoorbeeld het importeren van uren in je bedrijfssystemen. Project Hours kan ook periodiek acties uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het ophalen van nieuwe projecten voor urenregistratie. Voorbeelden van bestaande integraties van klanten van Project Hours: Bruns BV, Fiix workorder integratie. Informeer naar de mogelijkheden!
API definitie pagina: Project Hours API.
Gebruik als app of in je browser
Project Hours is beschikbaar op al je apparaten.
Lees meer
Gebruik in de app of in de browser
Je kunt uren registreren op je mobiele telefoon, tablet of laptop. Project Hours heeft mobiele apps voor iPhone en Android en is beschikbaar via de web browser. Alle basisfunctionaliteit is beschikbaar via de apps, rapportage en sommige instellingen zoals het instellen van tarieven is alleen beschikbaar via de web browser.
Maak overzichten
Kies een periode en bekijk urentotalen en kosten per project.
Lees meer
Maak overzichten
Project Hours heeft een aantal overzichtspagina’s waarmee je overzichten kunt maken. Je kunt filteren op een tijdsperiode met begin- en einddatum.
- Totalen voor uren en kosten per project, activiteit of gebruiker.
- Een overzicht per project van alle ingevoerde uren met daarbij ook de opmerkingen die zijn ingevoerd.
Overzichten worden onder andere gebruikt om facturen op te stellen of voor urenverantwoording van medewerkers.
Download Excel-rapporten
Download bestanden met alle ureninvoer voor verdere verwerking.
Lees meer
Download excel rapporten
Je kunt verschillende rapporten als Excel-bestand downloaden.
- Weekstaten voor gebruikers met daarin totalen per dag en per project en activiteit.
- Totaaloverzicht met totale kosten en uren per gebruiker.
- Alle urenregistraties van alle gebruikers met kosten en opmerkingen.
Je kunt filteren op projecten en een begin- en einddatum instellen.
Link met Google agenda
Koppel je urenregistratie met je bedrijfsagenda.
Lees meer
Urenregistratie koppelen met Google Agenda
Je kunt de urenregistratie in Project Hours koppelen aan een agenda van jullie organisatie. Alle ureninvoer wordt vervolgens weergegeven in deze agenda. Bedrijven gebruiken dit voor de planning van werk en om een overzicht van de werkzaamheden te zien.
Kies je taal
Project Hours is beschikbaar in Engels en Nederlands.
Lees meer
Taal kiezen
Je kunt je taal instellen op Nederlands of Engels. Project Hours is volledig tweetalig, ook bijvoorbeeld kolomnamen in rapporten zijn tweetalig beschikbaar.
Voeg nieuwe gebruikers toe
Doe zelf het gebruikersbeheer voor je organisatie.
Lees meer
Gebruikers toevoegen
Project Hours heeft een gebruikersmodule waar je heel makkelijk zelf gebruikersbeheer kunt doen. Voeg gebruikers toe of verwijder deze. Je kunt gebruikers op inactief zetten en weer actief maken.
Specificeer voor elke gebruiker de projecten waarvoor zij uren kunnen registreren. Maak gebruikersgroepen voor rapportage.
Je kunt gebruikers als beheerder aanmerken zodat zij ook projecten en activiteiten en ander administratieve taken kunnen verrichten.
Maak weekstaten en maandstaten
Week- en maandstaten downloaden in Excel.
Lees meer
Weekstaten en maandstaten
Vaak is het nodig om uren per week of per maand in een duidelijk overzicht per gebruiker weer te geven. De week- en maandstaten van Project Hours bevatten een overzicht per project, per activiteiten met totalen per dag en per project en activiteit.
De week- en maandstaten worden gegenereerd in Excel.
Keur uren goed
Kies een periode en keur uren goed zodat uren niet meer gewijzigd kunnen worden.
Lees meer
Uren goedkeuren
Voordat je rapporteert over een periode wil je deze periode bevriezen zodat niemand meer iets kan wijzigen. Dat kan in Project Hours door uren goed te keuren. Definieer een periode, bijvoorbeeld een week of een maand en selecteer de gebruikers waarvoor de uren goedgekeurd zijn. Zo simpel is het. Als er onverhoopt toch nog een wijziging nodig is, kun je een gebruiker deselecteren voor een periode om wijzigingen te (laten) maken.
Het feature ‘uren goedkeuren’ in Project Hours werkt als volgt:
- In Project Hours kun je gebruikers als ‘Goedkeurders’ instellen. Je kunt meerder goedkeuringsgroepen maken zodat een goedkeuringshiërachie ontstaat. Bijvoorbeeld, een voorman keurt uren van zijn team goed, een bedrijfsleider keurt uren van de voormannen goed.
- Medewerkers kunnen een periode ‘compleet’ melden. Hierdoor krijgen de goedkeurders inzicht in wie wel en wie niet uren compleet heeft ingevoerd. Goedkeurders kunnen een emailherinnering sturen naar medewerkers die uren niet volledig hebben ingevuld.
Kilometerregistratie
Registreer je auto’s in Project Hours en medewerkers kunnen kilometers registreren. Download de kilometerregistratie in Excel.
Lees meer
Kilometerregistratie
Registreer je auto’s en registreer kilometers per auto. Download de kilometerregistratie in Excel. Je kunt met begin- en eindstand registreren, maar ook alleen het aantal verreden kilometers noteren.
Onkosten
Registreer onkosten op projecten en activiteiten.
Lees meer
Onkosten
Registreer onkosten op projecten en activiteiten. Medewerkers kunnen onkosten registreren, beheerders kunnen overzichten van onkosten per project maken.