Uren­ Berekenen voor JE Werk

Uren­ bijhouden is voor iedereen

Veel mensen ontkomen niet aan uren berekenen voor hun werk. Je hebt urenoverzichten nodig voor facturering en kostenoverzichten. Je kunt je gewerkte uren bijhouden in Excel of een urenregistratie-app gebruiken. Een urenberekening werkt anders dan een simpele optelsom. Dit komt omdat onze tijdsnotatie geen gebruik maakt van het decimale stelsel. Anders gezegd, je kunt niet simpelweg optellen en delen met tientallen zoals je dat gewend bent.

We denken hier bijna niet over na maar onze tijdsnotatie is merkwaardig. Uren hebben 60 minuten in plaats van 10 minuten en een dag heeft 24 dagen in plaats van 10 dagen. Om met uren en minuten te rekenen moet je andere rekenmethoden gebruiken. In dit artikel wordt besproken hoe je met Excel zelf gewerkte uren kunt berekenen. Daarnaast wordt gekeken naar een uren-app die automatisch werkuren berekent.

 

Inhoudsopgave

project urenregistratie

gewerkte uren berekenen in excel?

Het is heel makkelijk om te beginnen uren berekenen in Excel. Begrijpelijk, in Excel kun je eenvoudig met tijden rekenen. Lees dit artikel om in detail te leren hoe je in Excel met tijden en uren kunt rekenen. Daarnaast is Excel heel flexibel, je kunt zelf je tabellen samenstellen op jouw manier.

Er zijn talloze Excel templates om te beginnen met urenregistratie. Hiermee kun je snel en makkelijk beginnen met jouw urenregistratie. Wil je zelf aan de slag? Kijk eens naar het voorbeeld hieronder. Hier kun je zien hoe je tijden omrekent naar urentotalen.

Begin- en eindtijd gebruiken in project urenregistratie in excel

nadelen uren berekenen in excel

Indien je met meerder mensen uren gaat bijhouden kan het voorkomen dat je elkaars uren overschrijft in een Excel-blad. Daarnaast is moeilijker om automatisch overzichten te maken vanuit Excel. Dit gaat prima met een beperkt aantal mensen. Met meerdere gebruikers en meer spreadsheets is een rapport maken meer werk. Dit merk je vooral als je handmatig spreadsheets van medewerkers moet combineren tot één rapport.

Als je organisatie groeit is het lastig om een urenregistratie in Excel mee te laten groeien. Er komen meer gebruikers en projecten. Niet iedereen mag alles aanpassen in de spreadsheets. De spreadsheets zijn niet makkelijk overal bij te werken. Dit is waar een urenregistratiesysteem om de hoek komt kijken. Een urenregistratiesysteem groeit mee met je organisatie.

waarom is onze tijdsnotatie niet decimaal?

Van oudsher is voor tijd het Babylonische getallenstelsel gebruikt. Dit is een systeem dat op zestig is gebaseerd in plaats van tien. Omdat zestig goed deelbaar is door veel getallen (twaalf, vier, drie en twee bijvoorbeeld) kun je er goed tijd mee indelen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de dag die in twaalf uren is ingedeeld en een uur dat in vier kwartieren verdeeld is.  

Rond de tweede eeuw na Christus is in India het tientallig positiestelsel ontwikkeld. Het systeem met tientallen is eenvoudiger om mee te rekenen en heeft het Babylonische stelsel bijna helemaal verdrongen. Maar niet voor het uitdrukken van de tijd. Dit komt omdat voor tijd nooit hele grote getallen nodig zijn. Het tientallige systeem werkt beter met groter getallen dan het Babylonische systeem. Omdat de tijd elke dag opnieuw begint te tellen voldoet het Babylonische systeem eigenlijk prima. Lees op Kennislink meer over deze Babylonische tijdsverwarring.

gewerkte uren berekenen met een app?

Een urenregistratiesysteem is de volgende stap. Hiermee kun je makkelijk uren bijhouden waar je ook bent. De tijd wordt automatisch opgeteld en opgeslagen op een centrale locatie. Groeit het aantal medewerkers in je bedrijf? Geen probleem, je voegt ze toe in je uren app en ook zij kunnen makkelijk uren bijhouden. Een goede urenregistratie heeft automatische rapporten voor bijvoorbeeld kostenoverzichten en maandrapportages.

simpele invoer vAN werkuren

Met een app kun je heel eenvoudig gewerkte uren bijhouden. Je kunt direct uren invoeren of je kunt de begin- en eindtijd noteren. De app rekent de uren uit. Daarnaast is er een timer waarmee je kunt bijhouden hoelang je gewerkt hebt. Het urenregistratiesysteem slaat alle tijden op en rekent deze om naar het decimale stelsel waar dat nodig is. Bijvoorbeeld voor rapportage wil je de totale aantal uren wilt zien in het tientallig stelsel en niet uitgedrukt in dagen.

eenvoudige inrichting

Je uren worden niet op één grote hoop gegooid. Nee, deze worden verdeeld over projecten en activiteiten. Daarmee kun je het totaal aantal uren per project berekenen. En je kunt zien waaraan medewerkers hun tijd besteden. Welke activiteiten kosten veel tijd? Dit geeft inzichten waarmee bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden.

Het is belangrijk om een goede inrichting van je urenregistratie te maken. Hiermee worden uren op de juiste manier ingedeeld. Neem de tijd om een goede projectinrichting te maken. Liefst zo eenvoudig mogelijk, dat voorkomt fouten bij de invoer van uren. Dit filmpje is een voorbeeld hoe urenregistratie kunt inrichten:

Project-hours-urenregistratie-google-play
Project-hours-urenregistratie-app-store

uurtarieven berekenen voor gewerkte uren

Je berekent uren om er uiteindelijk kosten mee uit rekenen. Dit kan op verschillende manieren. Heel eenvoudig met vaste uurtarieven. Of complexere berekeningen om de hogere kosten voor overuren vast te leggen.

vast uurtarief per medewerker

Je stelt een vast tarief per gebruiker in. De urenregistratie vermenigvuldigt dit met de gewerkte uren om de totale kosten van het werk te bepalen. Dit is de meest eenvoudige vorm die voor freelancers meestal goed werkt. Op projecten worden vaak vaste uurtarieven toegepast om totale kosten te berekenen.

verschillende uurtarieven medewerker

Bij medewerkers in vaste dienst gelden vaak verschillende uurtarieven. Dit is ook het geval voor medewerkers die verschillende taken uitvoeren zoals bijvoorbeeld zowel de planning als de uitvoer. In dat geval kun je verschillende uurtarieven definiëren. De medewerker kiest bij het bijhouden van gewerkte uren het juiste uurtarief. De urenregistratietool vermenigvuldigt de gekozen tarieven met de ingevoerde uren om de kosten te berekenen.

kosten voor gewerkte overuren berekenen

Veel bedrijven willen overuren apart bijhouden omdat hier een hoger uurtarief bij hoort. Je kunt een apart tarief voor overuren instellen. Medewerkers kiezen bij het bijhouden van overuren dit tarief. Op deze manier worden voor overuren de juiste kosten berekend. Dit filmpje laat zien hoe je uurtarieven vastlegt en een rapport met kosten maakt:

gewerkte uren rapporteren in excel

We hebben gezien dat Excel nadelen heeft bij de invoer van uren. Excel is wel een handig formaat voor het maken van urenrapporten op basis van ingevoerde uren met een tool.  Vervolgens kun je de rapporten eenvoudig uitbreiden als je wat extra berekeningen wilt toevoegen. Bestanden kunnen eenvoudig gedeeld worden en bijna iedereen heeft Excel geïnstalleerd.

Je kunt ervoor kiezen alle urengegevens ongewijzigd te exporteren en zelf de berekeningen te doen in Excel. Je kunt ook totaaloverzichten downloaden. Hiermee krijg je automatisch kant-en-klare rapporten met totalen waar zelf je niets meer aan hoeft te doen.

Project Hours heeft filters waarmee je maandstaten en weekstaten kunt downloaden in Excel. Hiermee is het heel makkelijk om rapporten opnieuw te downloaden als medewerkers hun uren hebben gewijzigd. Als je zelf uren berekent in Excel moet je bij elke wijziging de spreadsheets aanpassen en de berekeningen opnieuw uitvoeren.

urenbegroting vergelijken met gewerkte uren

Om te berekenen hoeveel uren gewerkt zijn ten opzichte van de begroting kun je de urenbegroting van Project Hours gebruiken. Voor een project kun je een begroting met uren maken. Project Hours vergelijkt de gewerkte uren met begrote uren en laat de verschillen zien. Op deze manier krijg je inzicht in de voortgang van je project.

urenbegroting

urenplanning om gewerkte uren te berekenen

Met een eenvoudig urenplanning kun je uren klaarzetten voor medewerkers zodat duidelijks is wie waar aan moet werken. Als de medewerkers de planning volgen hoeven zij geen gewerkte uren te berekenen. Aanpassen van de planning kan natuurlijk wel. De realiteit zal altijd enigszins afwijken van de planning.

De planningstool van Project Hours werkt op deze manier. Een planner kan uren klaarzetten voor de medewerkers. De medewerkers zien de uren verschijnen in hun lijst en kunnen deze aanpassen wanneer de gewerkte uren afwijken van de geplande uren.

 

urenplanning

Tot Slot

We hebben gezien dat je eenvoudig kunt beginnen met gewerkte uren berekenen in Excel. Een urenregistratie app biedt meer mogelijkheden, vooral voor teams. We hebben nog een laatste tip. Een urenregistratie werkt het best als iedereen gemotiveerd is om uren in te voeren. Dit kun je bereiken door uit te leggen waar een urenregistratie voor gebruikt wordt. Vertel waarom uren berekenen belangrijk is. Neem hiervoor de tijd en laat zien hoe de berekende uren verwerkt worden in het bedrijfsproces. Lees eens deze tips om je medewerkers te motiveren om uren goed bij te houden.

Direct Uren berekenen voor je werk?

Direct beginnen? Kijk eens naar Project Hours. Alles in één overzichtelijke tool. Je maakt een eenvoudige inrichting voor je urenregistratie. Daarna kun je direct uren berekenen met een timer. Of uren direct bijhouden met de app. De eerste twee maanden zijn gratis en daarna is er een vast laag tarief.

N

Uniforme urenregistratie

N

Altijd up to date

N

Duidelijke rapportage

N

Voor iedereen toegankelijk

Urenregistratie

Urenregistratie, handmatig en met timer op projecten.

Materialen

Registreer gebruikte materialen per project.

Projectkosten

Bereken projectkosten op basis van uurtarieven per gebruiker of activiteit

Rapportages

Rapportage van uren, materialen en kosten per project (ook in excel).

project urenregistratie

Probeer gratis

Start gelijk met je gratis proefperiode van 2 maanden en ontdek het gemak van zorgeloze project urenregistratie.

Tevreden? Sluit voor slechts € 2,- per gebruiker per maand een premium abonnement af.

Blije gebruikers

Andrei D.
Andrei D.
19/04/2021
Feedback of use Simple, straight forward way of keeping track of time spent. ☺Simple and intuitive to use, app is nice. ☹Lack of SEARCH function; we have many small projects and a SEARCH function would be nice in order to find the project. Also perhaps a filter of ACTIVE projects might have been useful;
Maurizio G.
Maurizio G.
23/10/2020
Great project We use every days in our organization. very simple and clear. ☺I have ask some modifications, and in a quick time I have received what asked! great service, great software. ☹Nothing, is ok in all functions. very very clear.
Hans Peter N.
Hans Peter N.
13/10/2020
Simple and fast The solution is simple, completely web-based and far less expensive than the one we used before, which was more suitable for larger companies. ☺Simple and fast for keeping track of work hours in a small, project based business like ours. ☹I didn't find significant problems in structuring and using the tool.
Thomas D.
Thomas D.
10/10/2020
Users love it, and it produce excactly what we need in our project management Easy to set up, implement and about no learning curve. Users got it right away, and I got time registering in project from the very first day. All our employees started to use it right away, and it all is going smoothly. ☺Ease of use, versatile and not least complex to implement compared to the compeditors. ☹There is nothing "least" to like about Project Hours, it got what we need and saved us a ton of time implementing it.
Roy R.
Roy R.
06/05/2020
Simple and effective time tracking I was looking for a basic and affordable way to register how I spend my time and found this gem. It gives me great insights and as a bonus it comes with a nice mobile phone app. ☺Easy to configure and use, the best feature is the integrated timer. ☹It has all the features I need and didn't come across any issue.
Martien V.
Martien V.
05/05/2020
Easy to use Allthough it doesnt make time tracking more fun, it does make it easier for everybody... ☺Easy to set up en easy to use for my co workers ☹Could do with a few more feautures, like billing and calculating costs of project bij adding hourly rates of my co workers

start vandaag

Uren­registratie eenvoudig geregeld