Lees hoe je de urenregistratie voor je bedrijf eenvoudig kunt inrichten in 3 stappen. Met Project Hours is het een eenvoudige klus om urenregistratie in te richten. Hiermee wordt het een fluitje van een cent om met je urenregistratie te beginnen!

Het is een misverstand dat een urenregistratie proces complex is om in te richten. Dit is het geval bij dure en ingewikkelde softwarepakketten, maar dat hoeft niet zo te zijn! In dit artikel wordt een voorbeeld gegeven waarmee het inrichten van je urenregistratie snel geregeld kan zijn.

 

Definieer je projecten en activiteiten

De meeste bedrijven registreren uren om facturen te kunnen uitschrijven of om een overzicht te krijgen van het totaal aantal uren op een project of activiteit. Een urenregistratie begint daarom met de definitie van de projecten en activiteiten waarop je uren wilt registreren.

Inrichten van projecten en activiteiten

Dit kan heel eenvoudig in Project Hours. Als je bent ingelogd in Project Hours, ga je naar ‘Administratie’ en kies je ‘Projecten’. Op deze pagina kun je projecten voor je bedrijf of organisatie maken. Per project kun je vervolgens de activiteiten definiëren waarop geregistreerd moet worden. De video hieronder laat zien hoe je een project opzet en direct begint met het registreren van uren.

Activiteiten hergebruiken

Vaak komen dezelfde activiteiten terug per project. Om te voorkomen dat je elke keer dezelfde activiteiten invoert, kun je bij een activiteit aangeven dat deze voor alle projecten beschikbaar moet zijn. Om dit in te stellen klik je op de activiteit die je wilt wijzigen en klik je vervolgens op de knop ‘Bijwerken’. Vervolgens vink je de optie ‘Beschikbaar voor alle projecten’ aan.

Uurtarieven

Zoals je kunt zien in het filmpje kun je bij een activiteit ook een uurtarief specificeren als dat nodig is. Uurtarieven kunnen in Project Hours op verschillende manieren gespecificeerd worden, per gebruiker, per activiteit, of per ureningave. Kijk op onze pagina met functies van Project Hours voor meer informatie.

Zodra je projecten en activiteiten hebt gedefinieerd, kun je in principe beginnen met urenregistratie. Je kunt altijd achteraf nog projecten en activiteiten toevoegen. Als een project of activiteit niet meer gebruikt moet worden, kun je deze op inactief zetten. Je kunt ook aangeven of projecten en activiteiten in de rapportage moeten verschijnen of niet.

 

Maak overzichten met urentotalen voor je projecten

Je verzamelt urengegevens om er iets mee te doen. Daarom is in de inrichting van je urenregistratie de rapportage een belangrijk onderdeel. Hiermee kun je overzichten maken van projecten en uren met daarbij de kosten als dat belangrijk is. Er zijn twee manieren in Project Hours om overzichten te maken. Je kunt overzichten op het scherm bekijken of je kunt rapporten in Excel downloaden.

Overzichten op het scherm

De meeste bedrijven hebben een overzicht van het aantal uren per project nodig. Die kunnen eenvoudig weergegeven worden via ‘Rapporten’, ‘Overzicht met totalen en kosten’. In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld.

Urenregistratie-Project-Overzicht

 

Excel-bestanden downloaden

Je kunt ook een Excel-bestand downloaden met urenopgaves. Hier kun je kiezen uit rapporten met totalen per gebruiker, een rapport met een lijst van alle geregistreerde uren of week- en maandstaten per gebruiker. Sommige bedrijven kiezen ervoor om simpelweg een lijst met alle geregistreerde uren te downloaden voor een periode en hier zelf een Excel-rapport te maken. De rapporten met totalen en de week- en maandstaten zijn geschikt voor direct gebruik, geen verdere aanpassingen nodig.

Ons advies is om eens rond te kijken in de diverse opties voor rapportage nadat je een paar uren op projecten hebt geschreven. Op deze wijze wordt snel duidelijk wat de meeste geschikte manier is om overzichten te maken voor jullie organisatie.

 

Geef Je medewerkers ToeganG

Om met je team uren te registeren moet je medewerkers toegang geven tot de urenregistratie om de inrichting van je urenregistratie compleet te maken. Dit kan heel eenvoudig in Project Hours op het scherm ‘Administratie’, ‘Gebruikers’. Er wordt een lijst met gebruikers weergegeven waaraan gebruikers kunnen worden toegevoegd en verwijderd.

Je kunt gebruikers op inactief zetten als iemand de organisatie verlaat of om wat voor reden dan ook niet meer gaat tijdschrijven. Merk op dat je voor inactieve gebruikers geen kosten gemaakt worden, dus het is een goed idee om de gebruikersadministratie goed bij te houden.

Gebruikers kunnen met hun inloggegevens ook via de mobiele apps inloggen. Dit is een makkelijke manier van tijdschrijven, het wordt veel gebruikt door klanten van Project Hours. De mobile app voor Project Hours is zowel voor Android telefoons als iPhones en iPads beschikbaar.

TOT SLOT

Hopelijk helpt dit artikel met het inrichten van je urenregistratie. Mocht je vragen hebben of de mogelijkheden van Project Hours willen bespreken, aarzel dan niet om contact op te nemen via onderstaande formulier. We helpen graag met het inrichten van jullie urenregistratie!

Foto Bovenaanzicht van klassieke wekkers, zandloper en stopwatch op beige achtergrond gemaakt door AntonMatyukha