Veelgestelde vragen

In de administratiemodule kun je projecten maken. Ga naar ‘Administratie’ en kies ‘Projecten’. Op deze pagina wordt een lijst met projecten weergegeven. Je kunt nieuwe projecten toevoegen en bestaande projecten bijwerken, verwijderen of op inactief zetten. Ook kun je projecten uitsluiten in de rapportage. Dit is nuttig om bijvoorbeeld een inactief project nog even in de rapportage te houden maar na een tijdje uit de rapportage te halen.

Activiteiten hangen onder projecten. Ga naar de pagina om projecten te beheren via ‘Administratie’, ‘Projecten’. Hier kun je een project selecteren om activiteiten toe te voegen.

Je kunt activiteiten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Je kunt activiteiten inactief maken of uit de rapportage verwijderen.

Je kunt ook aangeven of een activiteit ook zichtbaar moet zijn in andere projecten. LET OP: wees hier voorzichtig mee, als je dit niet nauwkeurig toepast, kunnen gebruikers dubbele activiteiten zien omdat dezelfde activiteit ook in een andere project gedefinieerd is.

Uurtarieven kun je op drie manieren instellen in de administratiemodule:

• Ga naar ‘Gebruikers’ en stel een uurtarief voor een gebruiker in.
• Ga naar ‘Projecten’ en stel een uurtarief in voor activiteiten van een project.
• Ga naar ‘Uurtarieven’. Schakel deze functie in en definieer uurtarieven. Gebruikers kunnen deze vervolgens bij schrijven van uren uit deze lijst een uurtarief selecteren. 

Als je bovenstaande methoden combineert, worden eerst de gedefinieerde uurtarieven toegepast, vervolgens de uurtarieven voor activiteiten en tot slot de uurtarieven per gebruiker. Dit kan onoverzichtelijk worden, de aanbeveling is om 1 methode te kiezen.

Dit is heel eenvoudig. Ga naar ‘Administratie’, ‘Urenbegroting’ en klik in de kolom ‘Begroot’ van een gebruiker om de begrote uren in te stellen.

Gebruik het filter om minder gebruikers weer te geven.

Gebruik de zoekfunctie en typ een projectnaam om alleen gegevens voor dat project weer te geven.

 Ga naar ‘Administratie’, ‘Materialen’. Op deze pagina wordt een lijst van materiaalsoorten weergegeven. Hier kun je materiaalsoorten toevoegen, bijwerken en verwijderen. Je kunt de kosten instellen. 

Let op: je kunt er ook voor kiezen de medewerkers de kosten elke keer apart in te laten voeren bij het registreren van materialen. Dit is flexibeler als vooraf niet bekend is hoeveel iets precies gaat kosten. Stel dit in door ‘Gebruiker kan specificeren bij elke materialeninvoer’ te selecteren.

Als je ingelogd bent kun je direct beginnen met uren invoeren. Kies een project, vul uren en minuten in en kies ‘Uren toevoegen’.

Bij het invoeren kun je een activiteit selecteren, een toelichting schrijven of uren markeren als reistijd.

Als uurtarieven ingeschakeld zijn, kun je een uurtarief kiezen.

De opgeslagen uren zijn direct zichtbaar in de lijst. Je uren selecteren en deze wijzigen of verwijderen.

Ga naar ‘Materialen’. Kies op het tabblad ‘Materialen toevoegen’ een project, materiaalsoort en aantal. Klik op ‘Materiaal toevoegen’.

De toegevoegde materialen worden direct weergegeven in de lijst op de pagina. Hier kun je je invoer bijwerken of verwijderen.

Ga naar ‘Materialen’ op homepagina en kies het tabblad ‘Totalen’. Hier krijg je een overzicht van de gebruikte materialen en kosten per project.

 Er is ook knop om het overzicht in Excel te downloaden.

Er zijn verschillende Excel-rapporten in Project Hours beschikbaar onder de menuoptie ‘Rapporten’:

• Kies ‘Excel rapport downloaden’ om een rapport met totalen per gebruiker of een rapport met alle urenregistraties te downloaden.
• Kies ‘Weekstaten downloaden’ om weekstaten per gebruiker in Excel te downloaden.

De pagina’s hebben filters om een tijdsperiode in te stellen voor het rapport.

De kosten van Project Hours zijn €2,50 per gebruiker per maand. Alleen de periode waarin een gebruiker actief is wordt in rekening gebracht. Een gebruiker is actief als deze status ‘Actief’ heeft in het gebruikersbeheer.

PROJECT HOURS heeft een proefperiode van 2 maanden. Dit geeft je meer dan voldoende tijd om het systeem uit te proberen. Je kunt zo een tijdje uren registreren om de rapportage uit te proberen.

Je ontvangt jaarlijks een factuur  via email. Dit is op basis van achteraf betalen. De periode waarover gefactureerd wordt start zodra de proefperiode voorbij is. De factuur bevat een lijst van gebruikers en de periode waarin deze actief zijn geweest. Elke actieve periode wordt in rekening gebracht.

Dus als je bijvoorbeeld een gebruiker gedurende de zomer drie maanden op inactief zet en daarna weer actief maakt, worden deze drie maanden niet in rekening gebracht.

Mocht je gedurende het jaar besluiten het abonnement bij Project Hours op te zeggen, laat het ons weten, dan maken we een eindafrekening.

Op verzoek is het mogelijk om per kwartaal of half-jaarlijks te factureren.

 Je kunt de factuur online betalen via de link in de email met de factuur. Je kunt betalen met iDeal, Bancontact (B), credit card of payPal. Uiteraard kun je ook een bankoverschrijving uitvoeren. Bankdetails staan op de factuur.