Veelgestelde vragen

PROJECT HOURS urenregistratie is gemakklijk op te zetten. Mocht je toch ergens niet uit komen kijk dan hieronder bij de veelgestelde vragen of stuur ons een mail.

Instellen Project Hours

Hoe maak ik een project aan?

In de administratiemodule kun je projecten maken. Ga naar ‘Administratie’ en kies ‘Projecten’. Op deze pagina wordt een lijst met projecten weergegeven. Je kunt nieuwe projecten toevoegen en bestaande projecten bijwerken, verwijderen of op inactief zetten. Ook kun je projecten uitsluiten in de rapportage. Dit is nuttig om bijvoorbeeld een inactief project nog even in de rapportage te houden maar na een tijdje uit de rapportage te halen.

 

Hoe maak ik een activiteit aan?

Activiteiten hangen onder projecten. Ga naar de pagina om projecten te beheren via ‘Administratie’, ‘Projecten’. Hier kun je een project selecteren om activiteiten toe te voegen.

Je kunt activiteiten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Je kunt activiteiten inactief maken of uit de rapportage verwijderen.

Je kunt ook aangeven of een activiteit ook zichtbaar moet zijn in andere projecten. LET OP: wees hier voorzichtig mee, als je dit niet nauwkeurig toepast, kunnen gebruikers dubbele activiteiten zien omdat dezelfde activiteit ook in een andere project gedefinieerd is.

 

Hoe stel ik uurtarieven in?

Uurtarieven kun je op drie manieren instellen in de administratiemodule:

  • Ga naar ‘Gebruikers’ en stel een uurtarief voor een gebruiker in.
  • Ga naar ‘Projecten’ en stel een uurtarief in voor activiteiten van een project.
  • Ga naar ‘Uurtarieven’. Schakel deze functie in en definieer uurtarieven. Gebruikers kunnen deze vervolgens bij schrijven van uren uit deze lijst een uurtarief selecteren. 

Als je bovenstaande methoden combineert, worden eerst de gedefinieerde uurtarieven toegepast, vervolgens de uurtarieven voor activiteiten en tot slot de uurtarieven per gebruiker. Dit kan onoverzichtelijk worden, de aanbeveling is om 1 methode te kiezen.

Hoe stel ik een urenbegroting in?

Dit is heel eenvoudig. Ga naar ‘Administratie’, ‘Urenbegroting’ en klik in de kolom ‘Begroot’ van een gebruiker om de begrote uren in te stellen.

Gebruik het filter om minder gebruikers weer te geven.

Gebruik de zoekfunctie en typ een projectnaam om alleen gegevens voor dat project weer te geven.

 

Hoe definieer ik materialen?

 Ga naar ‘Administratie’, ‘Materialen’. Op deze pagina wordt een lijst van materiaalsoorten weergegeven. Hier kun je materiaalsoorten toevoegen, bijwerken en verwijderen. Je kunt de kosten instellen. 

Let op: je kunt er ook voor kiezen de medewerkers de kosten elke keer apart in te laten voeren bij het registreren van materialen. Dit is flexibeler als vooraf niet bekend is hoeveel iets precies gaat kosten. Stel dit in door ‘Gebruiker kan specificeren bij elke materialeninvoer’ te selecteren.

 

Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan?

Ga naar ‘Administratie’ en kies ‘Gebruikers’. In dit scherm kun je gebruikers aanmaken, bijwerken en verwijderen. 

Hoe kan ik toegang tot projecten voor een medewerker instellen?

Ga naar ‘Administratie’ en kies ‘Gebruikers’. Selecteer een gebruiker en kies ‘Toegang tot projecten’. Vink hier de projecten aan waarvoor de medewerker uren mag registreren.

Kan ik een gebruiker verwijderen?

Je kunt een gebruiker alleen helemaal verwijderen zolang deze nog geen uren of materialen heeft geregistreerd. Je kunt gebruikers altijd inactief maken zodat ze niet meer kunnen inloggen. Gebruikers kunnen weer actief gemaakt worden. Alleen actieve periodes worden gefactureerd.

Hoe stel ik gebruikersgroepen in?

Op de pagina ‘Aministratie’, ‘Groepen’ kun je gebruikersgroepen maken, bijwerken en verwijderen. Om een gebruiker in een groep te plaatsen kun je de gebruiker bijwerken en de groep wijzigen in ‘Administratie’, ‘Gebruikers’. 

Groepen kunnen gebruikt om uren te rapporteren per groep.

 

Hoe kan ik een Google-agenda koppelen?

Ga na de instructiepagina Project Hours koppelen met Google-agenda voor een stap-voor-stap handleiding om PROJECT HOURS te koppelen met Google agenda.

 

Gebruik Project Hours

Hoe schrijf ik uren?

Als je ingelogd bent kun je direct beginnen met uren invoeren. Kies een project, vul uren en minuten in en kies ‘Uren toevoegen’.

Bij het invoeren kun je een activiteit selecteren, een toelichting schrijven of uren markeren als reistijd.

Als uurtarieven ingeschakeld zijn, kun je een uurtarief kiezen.

De opgeslagen uren zijn direct zichtbaar in de lijst. Je uren selecteren en deze wijzigen of verwijderen.

 

 

Hoe registreer ik materialen?

Ga naar ‘Materialen’. Kies op het tabblad ‘Materialen toevoegen’ een project, materiaalsoort en aantal. Klik op ‘Materiaal toevoegen’.

De toegevoegde materialen worden direct weergegeven in de lijst op de pagina. Hier kun je je invoer bijwerken of verwijderen.

 

Hoe download ik een overzicht van gebruikte materialen?

Ga naar ‘Materialen’ op homepagina en kies het tabblad ‘Totalen’. Hier krijg je een overzicht van de gebruikte materialen en kosten per project.

 Er is ook knop om het overzicht in Excel te downloaden.

Hoe download ik een overzicht in Excel?

Er zijn verschillende Excel-rapporten in Project Hours beschikbaar onder de menuoptie ‘Rapporten’:

  • Kies ‘Excel rapport downloaden’ om een rapport met totalen per gebruiker of een rapport met alle urenregistraties te downloaden.
  • Kies ‘Weekstaten downloaden’ om weekstaten per gebruiker in Excel te downloaden.

De pagina’s hebben filters om een tijdsperiode in te stellen voor het rapport.

Hoe werkt de timer functie?

Heel eenvoudig. Kies ‘Timer’ op de homepagina. Kies een project en klik op ‘Start’. De timer begint te lopen. 

Je kunt de webpagina sluiten, de timer blijft lopen op de server van PROJECT HOURS. 

Keer terug naar de timerpagina om de timer te stoppen of te pauzeren. Je kunt de timer ook annuleren, de tijd wordt dan niet opgeslagen.

Als je de timer stopt wordt de tijd opgeslagen. je kunt de opgeslagen tijd bewerken of verwijderen in het urenoverzicht op de homepagina.

De mobiele apps hebben een identieke timer functie.

 

Hoe log ik in op mijn mobiel?

Open de PROJECT HOURS app op je mobiel en selecteer ‘inloggen’ in het menu linksboven. Voer je emailadres en wachtwoord in en druk op ‘inloggen’. Je kunt nu beginnen met uren registreren op je mobiel.

Waarom zie ik een activiteit twee keer?

Het komt wel eens voor dat activiteiten bij een project twee keer gedefinieerd zijn. Dit treedt op wanneer een beheerder een activiteit als ‘zichtbaar voor alle projecten’ markeert terwijl sommige projecten deze activiteit al hadden. Neem contact op met de beheerder voor PROJECT HOURS binnen je organisatie om dit te laten corrigeren.

Abonnement en facturatie

Wat zijn de kosten voor gebruik?

De kosten van PROJECT HOURS zijn €2,- per gebruiker per maand. Alleen de periode waarin een gebruiker actief is wordt in rekening gebracht. Een gebruiker is actief als deze status ‘Actief’ heeft in het gebruikersbeheer. 

Hoe lang is de proefperiode?

PROJECT HOURS heeft een proefperiode van 2 maanden. Dit geeft je meer dan voldoende tijd om het systeem uit te proberen. Je kunt zo een tijdje uren registreren om de rapportage uit te proberen.

Wanneer ontvang ik een factuur?

Je ontvangt jaarlijks een factuur  via email. Dit is op basis van achteraf betalen. De periode waarover gefactureerd wordt start zodra de proefperiode voorbij is. De factuur bevat een lijst van gebruikers en de periode waarin deze actief zijn geweest. Elke actieve periode wordt in rekening gebracht.

Hoe kan ik de factuur betalen?

 Je kunt de factuur online betalen via de link in de email met de factuur. Je kunt betalen met iDeal, Bancontact (B), credit card of payPal. Uiteraard kun je ook een bankoverschrijving uitvoeren. Bankdetails staan op de factuur.

Hoe wijzig ik mijn bedrijfsgegevens?

Via ‘Administratie’, ‘Organisatie’ kun je de naam van je organisatie in PROJECT HOURS wijzigen. Je kunt hier ook de sorteervolgorde van projecten wijzigen. Stuur voor facturatiegegevens zoals het adres een email naar info@projecthours.net.

Hoe kan ik opzeggen?

Stuur een email met je opzegging naar info@projecthours.net. 

Zijn er extra kosten voor mobiele apps?

Gebruik van mobiele apps is inbegrepen in de prijs, geen extra kosten dus.

Waarom betaal ik geen BTW?

PROJECT HOURS valt onder de kleine ondernemingsregeling (KOR) en heeft daarom BTW-vrijstelling

start vandaag

Urenregistratie eenvoudig geregeld