Belangrijke aandachtspunten voor de selectie van urenregistratie software

Op zoek naar de juiste urenregistratie software voor uw bedrijf? Dit artikel beschrijft welke mogelijkheden u heeft. Van een eenvoudige Excel sheet tot uitgebreide urenregistratiesystemen inclusief facturatie.

Kijk voor een betaalbare, eenvoudige urenregistratietool eens naar Project Hours. Simpel en toch compleet met mobiele apps, rapporten in Excel, uren goedkeuren en meer. Maak gebruik van de gratis proefperiode van twee maanden zonder enige verplichtingen.  Daarna zijn de kosten slechts €2,- per medewerker per maand.

Urenregistratie met Excel

Een eenvoudige manier om te beginnen met een urenregistratie is Excel. Excel is zeer flexibel en zo opgezet voor simpele urenregistratie. Bedenk dat Excel minder geschikt om met meerder personen uren bij te houden. Als meerdere personen in één spreadsheet werken kan dit leiden tot dataverlies.

Zelf urenregistratie opzetten met Excel

Het vereist enige handigheid in Excel om zelf een urenregistratie op te zetten. Je moet verschillende datatypen voor tijden, datums en urenaantallen gebruiken. Met deze uitleg over urenregistratie in Excel kun je makkelijk beginnen.

Excel templates voor urenregistratie

Wil je niet zelf een Excel sheet voor urenregistratie opzetten? Gebruik dan één van de vele gratis Excel templates die beschikbaar zijn voor urenregistratie. Hiermee ben je snel op weg. Het kan een prima oplossing zijn, vooral als je vereisten niet te hoog zin. Tip: begin direct door in Excel een nieuw bestand te openen. Zoek vervolgens naar ‘urenstaat’ in het vak ‘Onlinesjablonen zoeken’.

Urenregistratie software voor ZZP-ers

Voor ZZP-ers is urenregistratie van levensbelang. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je aan het urencriterium van de overheid te voldoet voor belastingvoordeel. Daarnaast is urenregistratie software nodig om goede facturen op te stellen.

Urenregistratie vereisten voor zzp-ers

Goede urenregistratie software leidt je niet af van je werk. Veel ZZP-ers zijn geen liefhebber van administratieve taken. Daarom is het van belang dat je makkelijk een urenregistratie kunt opzetten en deze overal eenvoudig kunt bijwerken. Project Hours maakt het je makkelijk met een eenvoudige structuur en apps waarmee je overal uren kunt registreren.

Urenregistratie app voor zpp-ers

Het is duidelijk: de vereisten voor urenregistratie apps zijn eenvoud en beschikbaarheid. De meeste urenregistratie software pakketten bieden een app aan. Het kan soms ingewikkeld zijn om een heel pakket in te richten terwijl je eigenlijk alleen een app nodig hebt.

Je zou kunnen kiezen voor een hele eenvoudige app zoals de uren-app van Robin Dijkhof. Het voordeel is dat je direct kunt beginnen. Het nadeel is dat je niet samen kunt werken in een team met deze app.

Project Hours zit daar tussenin. Het is eenvoudig en snel opgezet en geschikt voor ZZP-ers die zelfstandig werken. Maar het is heel makkelijk om medewerkers toe te voegen en samen uren te schrijven op projecten.

Urenregistratie software voor bedrijven

Bedrijven met meer personeel stellen andere eisen aan hun urenregistratie software dan zzp-ers. Er zijn veel meer medewerkers die samen op projecten uren schrijven. Er worden meer eisen gesteld aan rapportage. En er is vaak behoefte aan meer features zoals een proces om uren van medewerkers goed te kunnen keuren.

Online urenregistratie software

Er zijn heel veel aanbieders van online urenregistratie software op de markt. Het kan voor bedrijven lastig zijn om de juiste aanbieder te kiezen. Een goede manier om de juiste keuze te maken is door op een softwarevergelijkingssite de pakketten met elkaar te vergelijken.

Urenregistratie software koppelingen

Veel bedrijven hebben software voor ERM in gebruik en willen de urenregistratie software daar aan koppelen. Hierdoor wordt de urenregistratie automatisch een onderdeel van de resource planning. De meeste urenregistratie pakketten ondersteunen koppelingen met een veelheid aan ERM-systemen.

Denk er over na hoe de gegevensstromen het beste kunnen lopen. Welke gegevens zoals projecten en activiteiten moet gesynchroniseerd worden?  En moet de koppeling alleen urengegevens ophalen of ook nieuwe projecten en activiteiten toevoegen aan de urenregistratie?

Project Hours kan op verzoek een tweezijdige koppeling aanbrengen. Dit betekent dat de projecten in het bedrijf automatisch in Project Hours geïmporteerd worden. Daarnaast is een rest API beschikbaar om uren in andere bedrijfssoftware te importeren.

Geïntegreerde urenregistratie software

In plaats van het koppelen van urenregistratie software kun je ook een volledig ERM pakket aanschaffen inclusief urenregistratie. Hierdoor is het niet nodig om een koppeling te maken en is de urenregistratie automatisch geïntegreerd.

Urenregistratie software modules

Pakketten voor bedrijfssoftware bieden vaak een module voor urenregistratie aan. Deze urenregistratie is veelal geïntegreerd met facturatie en projectmanagement. Daarnaast is er de mogelijkheid om binnen het pakket de urenregistratie met HR-processen voor vakantie en verlof te koppelen.

Nadelen van geïntegreerde urenregistratie software

Een nadeel van urenregistratie software modules in een totaalpakket is dat deze toch duurder kunnen zijn dan een eenvoudige losstaande urenregistratie software. Dit komt door een hoge mate van complexiteit omdat de module moet aansluiten bij de rest van het systeem. Daarnaast kan het zijn dat een urenregistratie module zodanig is ingebed in de software dat er te weinig flexibiliteit is om bijvoorbeeld ‘even’ een project aan te maken voor een tijdelijke klus.

Tot slot zijn urenregistratiemodules niet altijd even gebruikersvriendelijk. Dit komt omdat de user interface onderdeel is van een groter geheel van bedrijfssoftware en niet is toegespitst op urenregistratie.  Een systeem dat is gespecialiseerd is in urenregistratie biedt bijna altijd een betere gebruikerservaring. Dit scheelt tijd bij het invoeren en het verbetert de nauwkeurigheid van de urenregistratie.

Open source urenregistratie software

Er is veel open source software beschikbaar en dit geldt ook urenregistratietools. De mogelijkheden variëren van standalone programma’s tot online urenregistratie voor bedrijven. Sommige open source pakketten hebben ook betaalde versies met hosting online en een uitgebreide feature set.

Voordelen open source urenregistratie software

Open source heeft als voordeel dat het gratis is. Iedereen kan de code van het programma inzien en er iets aan toevoegen. Door de gigantische pool van gedeelde kennis zijn open source software projecten vaak voorzien van de nieuwste technieken. Voor grote open source projecten is veel documentatie beschikbaar.

Maatwerk toevoegen aan urenregistratie software

Je kunt gebruik maken van de standaard urenregistratie features van opensource software. Daarnaast kun je kunt zelf een verbeterde versie maken of een bestaande versie uitbreiden met plug ins. Op deze manier kun je je eigen urenregistratie maatwerk toevoegen.

Je kunt er ook voor kiezen de urenregistratie software op een lokale server in het intranet te installeren. Als er veel IT-kennis in het bedrijf aanwezig is, is dit wellicht een goede optie. Programmeurs van het bedrijf kunnen dan de urenregistratie software onderhouden indien nodig.

Nadelen van open source urenregistratie software

Het nadeel van open source software is dat niet alle projecten van hoge kwaliteit zijn. Het is veelal met onbetaald vrijwilligerswerk tot stand gebracht. Daarnaast is het niet altijd duidelijk waar de verantwoordelijkheid voor de juiste werking van de urenregistratie software ligt. Er is geen garantie dat er veiligheidsupdates zijn of dat het blijft werken in de toekomst.

Security voor online urenregistratie software

Voor urenregistratie software geldt dat het een veilig bedrijfsproces mogelijk moet maken dat beschikbaar is op alle tijden. De software moet veilig zijn in gebruik en gegevens moeten veilig opgeslagen zijn. Een belangrijk hulpmiddel om de beveiliging van bedrijfsgegevens te bepalen is de BIV-classificatie. BIV staat voor beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. De BIV-classificatie is een framework waarmee je bedrijfsapplicaties zoals urenregistratiesystemen zo veilig mogelijk kunt maken.

Beschikbaarheid urenregistratie software

Beschikbaarheid is de mate waarin de gegevens altijd toegankelijk zijn voor gebruikers. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de bereikbaarheid van de gegevens en de beschikbaarheid van servers en netwerken. Het is van belang dat urenregistratie software een hoge beschikbaarheid heeft voor zowel het invoeren van uren als het maken van rapporten. Veel aanbieders hebben een SLA-overeenkomst (‘Service Level Agreement’) waarin afspraken staan over de beschikbaarheid van de software.

Integriteit van gegevens

Integriteit is de mate waarin urenregistratiegegevens ongewijzigd blijven en niet beïnvloed worden door bijvoorbeeld fouten of cyberaanvallen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar de beveiligingsmaatregelen die worden genomen om de gegevens te beschermen en te garanderen dat ze ongewijzigd blijven. Voorbeelden hiervan zijn sterke wachtwoorden en twee-factor-authorisatie.

Vertrouwelijkheid van gegevens

Vertrouwelijkheid is de mate waarin de gegevens niet bekend worden aan niet-geautoriseerde personen of partijen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de toegang tot de gegevens, de authenticatie van gebruikers en de beveiligingsmaatregelen die worden genomen om te voorkomen dat de gegevens in verkeerde handen vallen. Voorbeelden hiervan zijn verschillende gebruikersrollen in een programma zodat alle medewerkers alleen hun taken kunnen uitvoeren en niet meer dan dat.

Voor opslag van online gegevens geldt dat er verwerkersovereenkomsten zijn waarin staat beschreven hoe de verwerker van bedrijfsgegeven met de gegevens omgaat. In de verwerkersovereenkomst van online urenregistratie software staat bijvoorbeeld meestal dat de gegevens nooit met derden gedeeld zullen worden. Er worden contractueel boetes afgesproken bij overtreding van deze afspraken.

Urenregistratie software inrichten

Urenregistratie software is een handig hulpmiddel voor bedrijven om de werktijden van hun medewerkers te registreren en te analyseren. Door deze software te gebruiken, kunnen bedrijven hun medewerkers beter begeleiden en hun werk efficiënter organiseren. Een goede inrichting is een belangrijke vereiste voor succes.

Denk na over het benodigde proces

Wanneer je besluit om je urenregistratie in te richten, is het belangrijk om eerst te bepalen wat voor jouw bedrijf de belangrijkste doelen zijn. Wil je bijvoorbeeld de werktijden van je medewerkers beter organiseren, of wil je een betere inzicht in hoeveel tijd je medewerkers besteden aan verschillende projecten? Door deze doelen helder te hebben, kun je de juiste software kiezen die aansluit bij jouw wensen.

Begin klein met urenregistratie software

Het is handig om klein te beginnen, bijvoorbeeld in de proefperiode van de geselecteerde urenregistratie software. Op deze manier kom je erachter wat wel en niet werkt. Het is dan nog eenvoudig om aanpassingen te maken in de inrichting.

Verbeter de inrichting van de urenregistratie

Zodra het urenregistratiepakket in gebruik is bij medewerkers kun je feedback verzamelen. De ervaring leert dat er dan een aantal aanpassingen volgen om het invullen van uren beter te laten verlopen. Bijvoorbeeld keuzelijstjes inkorten zodat medewerkers alleen de relevante uren zien.

Motiveer gebruikers om uren in te vullen

Er zijn een aantal manieren waarop je medewerkers kunt motiveren om hun uren goed bij te houden:

• Zorg voor duidelijkheid: zorg ervoor dat medewerkers weten waarom urenregistratie belangrijk is en hoe het bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen.
• Maak het gemakkelijk: zorg voor een gemakkelijk te gebruiken urenregistratietool die medewerkers in staat stelt om hun uren snel en efficiënt te registreren.
• Beloon goed gedrag: overweeg het belonen van medewerkers die hun uren op tijd en accuraat registreren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm zijn van extra verlofdagen of een financiële bonus.
• Communiceer het belang van nauwkeurigheid: benadruk hoe belangrijk nauwkeurige urenregistratie is voor de financiële gezondheid van het bedrijf en voor het verstrekken van een accuraat beeld van de werkbelasting van medewerkers.
• Zorg voor regelmatige feedback: geef medewerkers regelmatig feedback over hoe goed ze hun uren bijhouden en geef hen advies over hoe ze hun urenregistratie kunnen verbeteren als dat nodig is. Daarnaast kun je vragen verbeteringen voor de urenregistratie software voor te stellen.

Tot slot

Hopelijk helpt deze verhandeling over urenregistratie software u om een gefundeerde keuze te maken voor uw urenregistratie. Aarzel niet om contact met ons op te namen voor meer advies!