Tijdschrijven

Hoe kies je de juiste oplossing?

Bijna niemand ontkomt aan tijdschrijven. Met uren schrijven kun je bijvoorbeeld een overzicht van projectkosten maken. Of je houdt uren bij om facturen te kunnen uitschrijven. Met een urenregistratie krijg je inzicht in hoe je team zijn tijd aan besteed. Hiermee kun je verbeteringen in je bedrijfsproces doorvoeren.

In de zoektocht naar een handig tijdschrijfsysteem kom je vele mogelijkheden tegen. Welke methode is voor jouw geschikt? Van ZZP-er tot groot bedrijf, iedereen stelt verschillende eisen aan urenregistratie. Hierdoor zijn er veel verschillende manier om tijd te schrijven. Dit varieert van een zelfgemaakt urenoverzicht in Excel tot een zeer uitgebreid online urenregistratiesysteem.

 

Tijdschrijven met excel 

De eenvoudigste manier om te beginnen met tijdschrijven is een urenadministratie in Excel. Dit kun je zelf opzetten of je gebruikt een van de vele templates die beschikbaar zijn. Lees dit artikel over urenadministratie in Excel om zelf te beginnen.

Bedenk wel dat tijdschrijven in Excel een aantal nadelen met zich meebrengt. Het is minder toegankelijk van een mobiele telefoon. En als je met veel mensen in hetzelfde bestand schrijft is de kans groot dat gegevens overschreven worden. Tot slot is het meer werk om een rapportage over de uren van een team van medewerkers samen te stellen.

eenvoudige Tijdregistratie

De succesfactor voor een goede tijdregistratie is dat het eenvoudig moet zijn. Niemand zit er op te wachten zijn werkzaamheden te moeten onderbreken. Daarom is het belanrijk dat het registreren van tijd zo simpel mogelijk is. Het geeft de meeste zekerheid dat de gewerkte tijd ook daadwerkelijk juist geregistreerd wordt.

TIjdschrijven met een app?

Er bestaat veel software voor tijdschrijven. Dit varieert van apps voor één persoon tot apps die onderdeel zijn van uitgebreide systemen voor grote bedrijven. Ze hebben niet de nadelen van Excel, maar ze zijn niet allemaal gratis. Vaak is er wel een gratis instapmogelijkheid, maar die is meestal beperkt. Je kunt dan bijvoorbeeld maar op 1 project schrijven.

Over het algemeen leidt het gebruik van een urenregistratiesysteem tot nauwkeuriger tijdschrijven. En voor medewerkers is het minder moeite om uren bij te houden. Kijk eens naar dit filmpje hoe tijdschrijven met een app in z’n werk gaat.

overal tijdschrijven

Met een urenregistratie-app kun je heel flexibel tijdschrijven. Simpelweg het aantal uren noteren of de begin- en eindtijd opgeven en de app de uren uit laten rekenen. Of je gebruikt een timer om de tijd te meten. Je kunt meestal per gebruiker instellen op welke projecten tijd geschreven kan worden. Op deze manier is uren invoeren heel eenvoudig. Medewerkers kunnen met hun mobiel overal uren invoeren. Geen noodzaak om eerst een PC op te zoeken om uren te kunnen schrijven.

meer dan alleen tijdschrijven

Met een uren app kun je veel meer dan alleen maar urenoverzichten maken. Je kunt bijvoorbeeld uren vooruit plannen voor je team. Of je definieert urentarieven om direct kostenoverzichten mee te maken.

Urenplanning

Tijdschrijven is nuttig maar een urenregistratie kan daarnaast uitstekend gebruikt worden om uren vooruit te plannen. Als een bedrijf groeit en er komen meer projecten kan een urenplanning de effectiviteit enorm vergroten. Met een urenregistratiesysteem kun je uitstekend uren inplannen voor je team. Een planner schrijft tijd op projecten en medewerkers zien de geplande uren direct in hun overzicht terug. Als duidelijk is wie aan welk project gaat werken wordt er veel rustiger en efficiënter gewerkt.

Urenbegroting

Om te bepalen of projecten binnen budgetten blijven kun je werken met een urenbegroting. Je definieert het aantal uren dat binnen een budget beschikbaar is voor projecten. Medewerkers schrijven tijd en de geschreven uren worden vergeleken met het budget.

Met een urenbegroting zie je direct hoeveel uren er besteed zijn en hoeveel nog beschikbaar is op een project. Je ziet waar budgetoverschrijdingen plaats vinden. Op deze manier krijg je inzicht in het verloop van je projecten. Met dit inzicht kun je indien nodig tijdig bijsturen op de activiteiten van je team.

Uurtarieven

Als je uurtarieven koppelt aan tijdschrijven kun je direct de gemaakte kosten zien. Dit is een krachtige methode om heel snel een rapportage met projectkosten op te stellen. Je kunt de urentarieven aan activiteiten koppelen. Of je laat medewerkers het juiste uurtarief kiezen bij het invoeren van uren.

Rapportage in Excel

De laatste stap in het proces is de rapportage. Tijdschrijven is niet compleet zonder goede overzichten. Het is belangrijk dat overzichten de juiste gegevens bevatten. De vereisten verschillen enorm. Soms is een eenvoudige overzicht met het totaal aantal uren per medewerker voldoende. Maar het kan ook zien dat je een compleet financieel overzicht wilt maken met projectkosten over een bepaalde periode.

De meeste urenregistratiesysteem bevatten kant-en-klare rapporten. Of er is een ontwerptool waarmee je zelf rapporten kunt samenstellen. Sommige organisaties kiezen ervoor om de urengegevens te exporteren naar een rapportageomgeving zoals bijvoorbeeld Microsoft PowerBI.

 

Tijdschrijven in grote organisaties

 

Vereisten voor grote organisaties

Grotere organisaties hebben specifieke eisen voor urenregistratie. Doordat er meer lagen in de organisatie zijn is er meer controle en goedkeuring van taken. Daarnaast is het belangrijk om overzichten te maken per afdeling of bijvoorbeeld per productlijn. Elke organisatie is anders en daarom zijn de vereisten altijd net iets anders. In grote lijnen zijn er meestal niet zo veel verschillen. Met gebruikersgroepen, een module om geschreven uren goed te keuren en een goede uitgesplitste rapportage kom je een heel eind.

Gebruikersgroepen

Om over verschillende afdelingen te rapporteren kun je gebruik maken van gebruikersgroepen. Je kunt projecten aan groepen toewijzen en op deze manier heel eenvoudig een project aan een afdeling koppelen. Daarnaast kun je met gebruikersgroepen een filter per afdeling maken op rapportages. Door gebruikers in groepen te organiseren hoef je niet elke gebruiker afzonderlijk in te stellen voor toegang tot projecten. Dit maakt beheer van tijdschrijven een stuk eenvoudiger.

Geschreven uren goedkeuren

Voor overzicht over het werk is het belangrijk om het tijdschrijven van medewerkers te controleren en goed te keuren. Hiermee kun je zien of de vereiste uren gewerkt zijn en of er aan de juiste projecten gewerkt is. Door een periode goed te keuren sluit je een periode af voor wijzigingen. Op deze manier weet je zeker dat de urenregistratie van een goedgekeurde periode niet meer gewijzigd worden.

Het volgende filmpje geeft een demo van het goedkeuren van uren in Project Hours.

Rapportage per afdeling en productlijn

Grote bedrijven hebben een bedrijfsstructuur. Dit kan bijvoorbeeld een opdeling zijn in productlijnen en kenniscentra. Elke bedrijf heeft een andere structuur maar wat bedrijven gemeen hebben is dat er meestal een hiërarchische indeling is.

De tijdschrijf-app van Project Hours is geschikt voor zo’n hiërarchische inrichting. Projecten en activiteiten kunnen worden ingedeeld in categorieën. Vervolgens kunnen categorieën ingedeeld worden in categoriegroepen. Een bedrijf kan voorbeeld per productlijn een categorie maken. Vervolgens kun je dan de productlijnen over kenniscentra verdelen door per kenniscentrum een categoriegroep te definiëren.

rapportage-hierarchie-tijdschrijven

Je kunt een kant-en-klaar rapport met een urenoverzicht van categorieën uitdraaien. Wat voor een grote organisatie beter werkt is een export van uren. Door alle data voor een bepaalde periode te exporteren kan een bedrijf met eigen rapportagetools zoals PowerBI van Microsoft een rapport maken dat precies voldoet aan de vereisten.

Goede start is het halve werk

Effectief tijdschrijven valt of staat met een eenvoudige inrichting van je urenregistratie. Medewerkers moeten simpel en snel tijd kunnen schrijven. Dat kan als ze uit korte lijstjes met de juiste projecten en activiteiten kunnen kiezen. Dat krijg je voor elkaar met een simpele opzet. Hiermee kun je ook de juiste overzichten maken die je nodig hebt voor rapportage. Je kunt met de volgende aandachtspunten heel eenvoudig een goede start maken.

Denk na waarom je gaat tijdschrijven

Het is belangrijk dat je goed weet wat je wilt. Waarom is het nodig voor jullie om met tijdschrijven te beginnen? Zodra je weet wat je wilt bereiken kun je de juiste tools kiezen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je doel is om kostenoverzichten te maken per afdeling. Of je wilt alleen maar voor jezelf facturen opstellen. Het maakt nogal wat uit voor de opzet van je urenregistratie.

Maak een eerste opzet

Zodra je weet wat je wilt en welke tools je gaat gebruiken kun je beginnen met een eerste opzet. Zoals al gezegd, houd het eenvoudig en houd je doelen goed in de gaten. Wat moet er geregistreerd worden om de juiste rapporten samen te stellen?

Probeer niet in één keer een allesomvattende inrichting te maken. Je kunt beter klein beginnen, dan kun je snel zien hoe het uitpakt. Het is dan eenvoudig om verbeteringen te maken en de inrichting verder op te zetten. Daarnaast is het een goed idee om je voorstel met collega’s te delen. Dit leidt tot nieuwe inzichten waarmee je je inrichting kunt verbeteren.

tijdschrijven-uitleggen-team

 

Motiveer je team voor tijdschrijven

Het beste resultaat wordt bereikt als er motivatie is om het tijdschrijven goed bij te houden. Hier kun je zelf veel aan doen. Mensen doen dingen die ze nuttig vinden. Daarom is het slim om uit te leggen waarom tijdschrijven belangrijk is. Je kunt laten zien wat er gebeurd met de urenrapportage. Op deze manier weet iedereen waarom tijdschrijven nuttig is.

Het spreekt voor zich dat het voor iedereen duidelijk moet zijn HOE je moet tijdschrijven. Neem de tijd om samen de tools door te nemen. Daarnaast kun je instructiefilmpjes maken zodat iedereen altijd kan leren hoe tijdschrijven in zijn werk gaat.

Tot slot

We hopen dat dit artikel je meer inzichten heeft gegeven over tijdschrijven. Je zult zien dat je makkelijk de eerste stappen kunt zetten die snel tot resultaat leiden. Het is een fantastisch gevoel om de eerste rapporten in handen te hebben die je automatisch gegenereerd hebt. Je denkt terug aan de tijd dat je uren bezig was om alle gegevens handmatig samen te stellen en je weet: dat nooit meer!

 

project hours, de tool voor makkelijk tijdschrijven

Met Project Hours heb je alles wat je nodig hebt geïntegreerd in één gebruiksvriendelijke tool. Het opzetten van een project urenregistratie in Project Hours is zeer eenvoudig. Invoer van uren kan direct of via een timer. Project Hours is beschikbaar op PC, tablet en mobiele telefoon. Er is een proefperiode van twee maanden zonder verplichtingen. Dit geeft je ruim de tijd om Project Hours rustig uit te proberen.

N

Uniforme urenregistratie

N

Altijd up to date

N

Duidelijke rapportage

N

Voor iedereen toegankelijk

Urenregistratie

Urenregistratie, handmatig en met timer op projecten.

Materialen

Registreer gebruikte materialen per project.

Projectkosten

Bereken projectkosten op basis van uurtarieven per gebruiker of activiteit

Rapportages

Rapportage van uren, materialen en kosten per project (ook in excel).

project urenregistratie

Probeer gratis

Start gelijk met je gratis proefperiode van 2 maanden en ontdek het gemak van zorgeloze project urenregistratie.

Tevreden? Sluit voor slechts € 2,- per gebruiker per maand een premium abonnement af.

Blije gebruikers

Andrei D.
Andrei D.
19/04/2021
Feedback of use Simple, straight forward way of keeping track of time spent. ☺Simple and intuitive to use, app is nice. ☹Lack of SEARCH function; we have many small projects and a SEARCH function would be nice in order to find the project. Also perhaps a filter of ACTIVE projects might have been useful;
Maurizio G.
Maurizio G.
23/10/2020
Great project We use every days in our organization. very simple and clear. ☺I have ask some modifications, and in a quick time I have received what asked! great service, great software. ☹Nothing, is ok in all functions. very very clear.
Hans Peter N.
Hans Peter N.
13/10/2020
Simple and fast The solution is simple, completely web-based and far less expensive than the one we used before, which was more suitable for larger companies. ☺Simple and fast for keeping track of work hours in a small, project based business like ours. ☹I didn't find significant problems in structuring and using the tool.
Thomas D.
Thomas D.
10/10/2020
Users love it, and it produce excactly what we need in our project management Easy to set up, implement and about no learning curve. Users got it right away, and I got time registering in project from the very first day. All our employees started to use it right away, and it all is going smoothly. ☺Ease of use, versatile and not least complex to implement compared to the compeditors. ☹There is nothing "least" to like about Project Hours, it got what we need and saved us a ton of time implementing it.
Roy R.
Roy R.
06/05/2020
Simple and effective time tracking I was looking for a basic and affordable way to register how I spend my time and found this gem. It gives me great insights and as a bonus it comes with a nice mobile phone app. ☺Easy to configure and use, the best feature is the integrated timer. ☹It has all the features I need and didn't come across any issue.
Martien V.
Martien V.
05/05/2020
Easy to use Allthough it doesnt make time tracking more fun, it does make it easier for everybody... ☺Easy to set up en easy to use for my co workers ☹Could do with a few more feautures, like billing and calculating costs of project bij adding hourly rates of my co workers

start vandaag

Uren­registratie eenvoudig geregeld