Tijdschrijven

Bijna niemand ontkomt aan tijdschrijven. Met uren schrijven kun je bijvoorbeeld een overzicht van projectkosten maken, of je houdt uren bij om facturen te kunnen uitschrijven. Met een urenregistratie krijg je inzicht in hoe je team zijn tijd besteed. Hiermee kun je verbeteringen in je bedrijfsproces doorvoeren.

In de zoektocht naar een handig tijdschrijfsysteem kom je vele mogelijkheden tegen. Welke methode past bij jou? Van ZZP-er tot groot bedrijf, iedereen stelt verschillende eisen aan urenregistratie. Hierdoor zijn er veel verschillende manier om tijd te schrijven. Dit varieert van een zelfgemaakt urenoverzicht in Excel tot een zeer uitgebreid urenregistratiesysteem in een online app.

Tijdschrijven voor grote organisaties

Een goede start is het halve werk!

Meer nuttige features

Tijdschrijven met excel 

De eenvoudigste manier om te beginnen met tijdschrijven, is een urenadministratie in Excel. Dit kun je zelf opzetten of je gebruikt een van de vele templates die beschikbaar zijn. Lees dit artikel over urenadministratie in Excel om zelf te beginnen.

Bedenk wel dat tijdschrijven in Excel een aantal nadelen met zich meebrengt. Het is minder toegankelijk vanaf een mobiele telefoon. En als je met veel mensen in hetzelfde bestand schrijft, is de kans groot dat gegevens overschreven worden. Daarnaast is het meer werk om een rapportage over de uren van een team van medewerkers samen te stellen.

TIjdschrijven met een app?

Er bestaat veel software voor tijdschrijven. Dit varieert van apps voor één persoon tot apps die onderdeel zijn van uitgebreide systemen voor grote bedrijven. Ze hebben niet de nadelen van Excel, maar ze zijn niet allemaal gratis. Vaak is er wel een gratis instapmogelijkheid, maar die is meestal beperkt. Je kunt dan bijvoorbeeld maar op één project schrijven.

Over het algemeen leidt het gebruik van een urenregistratiesysteem tot nauwkeuriger tijdschrijven. En voor medewerkers is het minder moeite om urenstaten bij te houden. Kijk eens naar dit filmpje hoe online tijdschrijven met een app in z’n werk gaat.

overal tijdschrijven

Met een urenregistratie-app kun je heel flexibel online tijdschrijven. Simpelweg door het aantal uren te noteren of door de begin- en eindtijd op te geven en de app de uren uit te laten rekenen. Of je gebruikt een timer om de tijd te meten. Je kunt meestal per gebruiker instellen op welke projecten tijd geschreven kan worden. Op deze manier is uren invoeren heel eenvoudig; medewerkers kunnen met hun mobiel overal uren invoeren. Geen noodzaak dus om eerst een PC te zoeken om uren te kunnen schrijven.

meer dan alleen tijdschrijven

Met een uren app kun je veel meer dan alleen urenoverzichten maken. Je kunt bijvoorbeeld uren vooruit plannen voor je team. Of je definieert urentarieven om direct kostenoverzichten te maken.

Urenplanning

Tijdschrijven is nuttig, maar een urenregistratie kan daarnaast uitstekend gebruikt worden om uren vooruit te plannen. Als een bedrijf groeit en er komen meer projecten, kan een urenplanning de effectiviteit enorm vergroten. Met een urenregistratiesysteem kun je dan doeltreffend uren inplannen voor je team. Een planner schrijft tijd op projecten en medewerkers zien de geplande uren direct in hun overzicht terug. Als duidelijk is wie aan welk project gaat werken, wordt er veel rustiger en efficiënter gewerkt.

Urenbegroting

Om te bepalen of projecten binnen budgetten blijven, kun je werken met een urenbegroting. Je definieert het aantal uren dat binnen een budget beschikbaar is voor projecten, medewerkers schrijven tijd en de geschreven uren worden vergeleken met het budget.

Met een urenbegroting zie je direct hoeveel uren er besteed zijn en hoeveel nog beschikbaar zijn op een project. Ook zie je waar budgetoverschrijdingen plaatsvinden. Op deze manier krijg je inzicht in het verloop van je projecten en kun je indien nodig tijdig bijsturen op de activiteiten van je team.

Uurtarieven

Als je uurtarieven koppelt aan tijdschrijven, kun je direct de gemaakte kosten zien. Dit is een krachtige methode om heel snel een rapportage met projectkosten op te stellen. Je kunt de urentarieven aan activiteiten koppelen, of je laat medewerkers het juiste uurtarief kiezen bij het invoeren van uren.

Rapportage in Excel

De laatste stap in het proces is de rapportage. Tijdschrijven is niet compleet zonder goede overzichten. Het is belangrijk dat overzichten de juiste gegevens bevatten. De vereisten verschillen enorm; soms is een eenvoudige overzicht met het totaal aantal uren per medewerker voldoende. Maar het kan ook zijn dat je een compleet financieel overzicht wilt maken met projectkosten over een bepaalde periode.

De meeste urenregistratiesysteem bevatten kant-en-klare rapporten. Of er is een ontwerptool waarmee je zelf rapporten kunt samenstellen. Sommige organisaties kiezen ervoor om de urengegevens te exporteren naar een rapportageomgeving zoals bijvoorbeeld Microsoft PowerBI.

Verlofuren schrijven

Tijdschrijven voor verlof

Een urenregistratie is heel geschikt om het jaarlijks verlof voor medewerkers in vast te leggen. Medewerkers kunnen tijdschrijven op een activiteit ‘verlof’. Op deze manier zijn de verlofuren geregistreerd. Iedereen kan voor zichzelf zien hoeveel uren er opgenomen zijn en hoeveel er nog resteert. Hoe werkt dit?

Contracten en verlof per jaar vastleggen

Allereerst leg je voor elke werknemer de looptijd van het contract vast met daarbij de hoeveelheid verlofuren per jaar. De looptijd is belangrijk omdat iemand die maar een gedeelte van het jaar in dienst is, naar rato het aantal verlofdagen per jaar toegewezen krijgt. Project Hours rekent aan de hand van het aantal verlofuren per jaar en de duur van het contract automatisch uit hoeveel verlofuren dat is voor iemand die minder dan een jaar in dienst is. Voor medewerkers die vast in dienst zijn, kun je een contract zonder einddatum specificeren.

Uren van vorig jaar meenemen

In de administratie kun je voor elk jaar de uren toevoegen die een medewerker meeneemt van vorige jaar. Dit is een handmatige actie die een beheerder één keer per jaar moet uitvoeren. Ook kun je voor deze meegenomen uren een einddatum instellen. Project Hours houdt hier rekening mee bij het berekenen van het beschikbare verlof. Je kunt dit filmpje bekijken om te zien hoe het werkt:

Tijdschrijven in grote organisaties

Vereisten voor grote organisaties

Grotere organisaties hebben specifieke eisen voor urenregistratie. Doordat er meer lagen in de organisatie zijn, is er meer controle en goedkeuring van taken. Daarnaast is het belangrijk om overzichten te maken per afdeling of bijvoorbeeld per productlijn. Elke organisatie is anders en daarom verschillen de vereisten altijd net iets, hoewel ze in grote lijnen vaak op hetzelfde neerkomen. Met gebruikersgroepen, een module om geschreven uren goed te keuren en een goede uitgesplitste rapportage kom je een heel eind.

Gebruikersgroepen

Om over verschillende afdelingen te rapporteren, kun je gebruik maken van gebruikersgroepen. Je kunt projecten aan groepen toewijzen en op deze manier heel eenvoudig een project aan een afdeling koppelen. Daarnaast kun je met gebruikersgroepen een filter per afdeling maken op rapportages. Door gebruikers in groepen te organiseren, hoef je niet elke gebruiker afzonderlijk in te stellen voor toegang tot projecten. Dit maakt beheer van tijdschrijven een stuk eenvoudiger. Groepen kunnen ook gebruikt om bijvoorbeeld een voorman uren voor zijn team te laten goedkeuren.

Geschreven uren goedkeuren

Voor overzicht over het werk is het belangrijk om het tijdschrijven van medewerkers te controleren en goed te keuren. Hiermee kun je zien of de vereiste uren gewerkt zijn en of er aan de juiste projecten gewerkt is. Door een periode goed te keuren sluit je een periode af voor wijzigingen. Op deze manier weet je zeker dat de urenregistratie van een goedgekeurde periode niet meer gewijzigd worden.

Het volgende filmpje geeft een demo van het goedkeuren van uren in Project Hours.

Rapportage per afdeling en productlijn

Grote bedrijven hebben een bedrijfsstructuur. Dit kan bijvoorbeeld een opdeling zijn in productlijnen en kenniscentra. Elke bedrijf heeft een andere structuur, maar wat bedrijven gemeen hebben is dat er meestal een hiërarchische indeling is.

De tijdschrijf-app van Project Hours is geschikt voor zo’n hiërarchische inrichting. Projecten en activiteiten kunnen worden ingedeeld in categorieën. Vervolgens kunnen categorieën ingedeeld worden in categoriegroepen. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld per productlijn een categorie maken en de productlijnen daarna over kenniscentra verdelen door per kenniscentrum een categoriegroep te definiëren.

Je kunt een kant-en-klaar rapport met een urenoverzicht van categorieën uitdraaien. Wat voor een grote organisatie beter werkt, is een export van uren. Door alle data voor een bepaalde periode te exporteren, kan een bedrijf met eigen rapportagetools zoals PowerBI van Microsoft een rapport maken dat precies voldoet aan de vereisten.

Projecthiërarchie vastleggen

Voor sommige bedrijven is het noodzakelijk om een structuur met project/subproject te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een aannemer die op verschillende locaties projecten heeft, en per project verschillende subprojecten uitvoert. Werknemers selecteren een project en een subproject bij het registreren van uren. In de rapportage zie je vervolgens totalen per project en per subproject.

maken Goede start is het halve werk

Effectief tijdschrijven valt of staat met een eenvoudige inrichting van je urenregistratie. Medewerkers moeten simpel en snel tijd kunnen schrijven, wat kan als ze uit korte lijstjes met de juiste projecten en activiteiten kunnen kiezen. Je krijgt dat voor elkaar met een simpele opzet. Waarmee je bovendien de juiste overzichten kunt maken die je nodig hebt voor rapportage. Met de volgende aandachtspunten maak je eenvoudig een goede start:

Denk na waarom je gaat tijdschrijven

Het is belangrijk dat je goed weet wat je wilt. Waarom is het nodig voor jullie om met tijdschrijven te beginnen? Zodra je weet wat je wilt bereiken, kun je de juiste tools kiezen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je doel is om kostenoverzichten te maken per afdeling. Of je wilt alleen maar voor jezelf facturen opstellen. Dit maakt veel uit voor de opzet van je urenregistratie.

Maak een eerste opzet

Zodra je weet wat je wilt en welke tools je gaat gebruiken, kun je beginnen met een eerste opzet. Zoals al gezegd: houd het eenvoudig en houd je doelen goed in de gaten. Wat moet er geregistreerd worden om de juiste rapporten samen te stellen?

Probeer niet in één keer een allesomvattende inrichting te maken. Je kunt beter klein beginnen; dan kun je snel zien hoe het uitpakt. Het is dan eenvoudig om verbeteringen te maken en de inrichting verder op te zetten. Daarnaast is het een goed idee om je voorstel met collega’s te delen. Dit leidt tot nieuwe inzichten waarmee je je inrichting kunt optimaliseren.

Motiveer je team voor tijdschrijven

Het beste resultaat wordt bereikt als er motivatie is om het tijdschrijven goed bij te houden. Hier kun je zelf veel aan doen: mensen doen graag dingen die ze nuttig vinden. Leg daarom eerst uit waarom tijdschrijven belangrijk is, bijvoorbeeld aan de hand van een urenrapportage en wat daarmee gebeurd. Dan ziet iedereen het nut van tijdschrijven in.

Het spreekt voor zich dat het voor iedereen duidelijk moet zijn HOE je moet tijdschrijven. Neem de tijd om samen de tools door te nemen. Daarnaast kun je instructiefilmpjes maken zodat iedereen altijd kan leren hoe tijdschrijven in zijn werk gaat.

Tot slot

We hopen dat dit artikel je meer inzichten heeft gegeven over (online) tijdschrijven. Je zult zien dat je makkelijk de eerste stappen kunt zetten die snel tot resultaat leiden. Het is een fantastisch gevoel om de eerste rapporten in handen te hebben die je automatisch gegenereerd hebt. Je denkt terug aan de tijd dat je uren bezig was om alle gegevens handmatig samen te stellen en je weet: dat nooit meer!

project hours, de tool voor makkelijk tijdschrijven

Met Project Hours heb je alles wat je nodig hebt, geïntegreerd in één gebruiksvriendelijke tool. Het opzetten van een project urenregistratie in Project Hours is zeer eenvoudig. Tijdschrijven kan direct of via een timer. Project Hours is beschikbaar op PC, tablet en mobiele telefoon. Er is een proefperiode van twee maanden zonder verplichtingen. Dit geeft je ruim de tijd om Project Hours rustig uit te proberen.