Hoe motiveer je medewerkers om UREN Te REGISTREREN?

UREN REGISTREREN, NIEMAND Vindt het leuk

Uren registreren, het lijkt wel dat niemand er ooit zin in heeft. Je hebt een urenregistratiesysteem uitgezocht, projecten opgezet, maar helaas, een ijzige stilte is neergedaald rondom je urenregistratie.

Maar wanhoop niet, dat hoeft niet zo te blijven. Met een aantal eenvoudige middelen is het mogelijk om het registreren van uren vanzelfsprekend te maken voor iedereen. Je zult zien dat het heel goed mogelijk is om met je team een goede urenverantwoording op te bouwen.

medewerkers-motiveren-om-uren-te-registreren

STAPPEN voor verbetering urenregistratie

  • Leg uit wat de waarde is van urenregistratie. Soms is het alleen maar nodig om je team goed uit te leggen waarom het nodig is om uren te registreren. Neem er even de tijd voor en laat zien wat er gebeurd met de ingevulde uren. Een voorbeeld is een factuur met daarop urentotalen. Op deze wijze gaat iedereen begrijpen dat urenregistratie een essentieel onderdeel van het werkproces is.
  • Neem de tijd om het team in te werken. Zorg voor de iedereen begrijpt hoe uren geregistreerd moeten worden. Misschien een keer samen uren invullen met het team. Hiermee schep je de mogelijkheid om samen het proces te bespreken. Maak een korte handleiding met daarin de stappen en verschillende opties om uren te registreren.
  • Integreer urenregistratie in het werkproces. Maak het zo makkelijk mogelijk om uren in te vullen. Bijvoorbeeld door uren te registreren op de mobiele telefoon in plaats van een laptop. Zorg ervoor dat selectielijstjes zo kort mogelijk blijven. Bijvoorbeeld door medewerkers alleen te laten kiezen uit de projecten waar zij aan werken zodat ze niet door een lange lijst met projecten hoeven te bladeren.
  • Zorg dat uren registreren extra waarde krijgt.  Een goede integratie in het werkproces gaat al een heel eind, maar er zijn meer manieren. Gebruik de informatie over de activiteiten van het team om het team meer inzicht te geven in hun werk. Veel mensen zijn zich er niet van bewust hoeveel tijd er bijvoorbeeld aan het lezen van email en bijwonen van vergaderen besteed wordt. Dit inzichtelijk maken kan helpen om effectiever te werken. Door bijvoorbeeld alleen ‘s ochtends email te beantwoorden en  gericht tijd in te ruimen voor andere projectactiviteiten.

 

TEAMWERK

Urenregistratie lijkt een individuele actie, maar het is teamwerk. Urenregistratie is een schakel in het bedrijfsproces. Het gaat alleen maar werken als het hele team meewerkt. Dit kun je benadrukken door urenoverzichten met resultaten te delen met team. Maak iemand verantwoordelijk voor het volledig invullen van uren door het team.

Wat niet werkt is om mensen aan de schandpaal te nagelen omdat uren niet zijn ingevuld! Wat wel werkt is vriendelijk vragen en een bedankje geven voor het invullen van uren. Het helpt om een vast moment voor urenregistratie te bepalen en vooraf herinneringen te sturen. Leg bij de herinneringen uit waarom het registreren van uren noodzakelijk is.

Geef een beloning. Dit is lastig, hoe doe je dit zonder dat het betuttelend aanvoelt? Wat goed werkt is om niet personen individueel aan te spreken, maar dit als een teamverantwoordelijk uit te leggen en bijvoorbeeld een bedankje aan het hele team te geven voor een goede urenverantwoording van de afgelopen maand.

Er zijn allerlei creatieve manieren om aandacht te schenken aan urenregistratie. Er zijn bedrijven die een ingevulde urensheet als voorwaarde stellen voordat je aan de bedrijfsborrel kunt beginnen! Kijk eens in de organisatie hoe anderen aandacht vragen, nemen ze wat tijd in een vergadering om iets aan te kondigen? Krijg je weleens verzoeken in Slack of Teams?

Tips & tops?

Hopelijk zijn bovendstaande tips nuttig. Uiteraard zijn er meer manieren om urenregistratie verbeteren. Heb jij een goede tip of kun je bevestigen wat goed werkt voor jullie? Laat het ons weten door hieronder een reactie achter te laten, dan hebben we er allemaal wat aan!