Veel medewerkers reconstrueren hun werkdag achteraf op basis van agenda’s, e-mails of geheugen. Wanneer medewerkers hun uren pas later registreren, neemt de kans op afrondingsfouten sterk toe. Achteraf uren registreren leidt vaak tot onnauwkeurige tijdregistratie, vergeten werkzaamheden en verkeerd ingeschatte projectkosten. In dit artikel lees je waarom realtime urenregistratie betrouwbaarder is en hoe bedrijven fouten in urenregistratie kunnen voorkomen.
Waarom achteraf uren registreren onnauwkeurig wordt
Veel medewerkers vullen uren niet direct na hun werkzaamheden in, maar pas aan het einde van de dag of zelfs aan het einde van de week. Hierdoor moeten gewerkte uren grotendeels uit geheugen worden gereconstrueerd. In de praktijk leidt dit vaak tot afgeronde tijdsblokken zoals 30 minuten, 1 uur of 2 uur.
Binnen Project Hours analyseerden we meer dan 370.000 urenregistraties anoniem om te onderzoeken wat er gebeurt wanneer medewerkers hun uren niet direct registreren. Het blijkt dat realtime urenregistratie vrijwel altijd nauwkeuriger is dan achteraf uren invullen.
Medewerkers registreren bij late invoer niet per se mínder tijd, maar wel aanzienlijk vaker afgeronde tijdsblokken.
Dat wijst erop dat urenregistratie achteraf vaker gebaseerd is op schatting of reconstructie van de werkdag.
Exact 8 uur komt veel vaker voor bij late registratie
We onderzochten hoe vaak medewerkers exact 8 uur registreren, afhankelijk van het moment waarop de uren worden ingevoerd.
| Moment van registreren | Exact 8 uur |
|---|---|
| Zelfde dag | 9% |
| 1 dag later | 13% |
| 2–7 dagen later | 16% |
| Meer dan 7 dagen later | 24% |
9%
13%
16%
24%
Urenregistraties die meer dan een week later worden ingevoerd zijn dus bijna 3 keer zo vaak exact 8 uur als registraties die op dezelfde dag plaatsvinden.
Hetzelfde patroon zien we bij hele uren
Niet alleen 8 uur exact neemt toe. Ook registraties op ronde uren komen veel vaker voor bij late invoer.
| Moment van registreren | Exact op hele uren |
|---|---|
| Zelfde dag | 54% |
| 1 dag later | 67% |
| 2–7 dagen later | 75% |
| Meer dan 7 dagen later | 80% |
54%
67%
75%
80%
Bij registraties die meer dan 7 dagen later worden ingevoerd bestaat dus 4 op de 5 registraties uit exact afgeronde uren.
Ook halve uren nemen toe
Hetzelfde patroon zien we bij registraties op halve uren.
| Moment van registreren | Exact op 30 minuten |
|---|---|
| Zelfde dag | 76% |
| 1 dag later | 89% |
| 2–7 dagen later | 93% |
| Meer dan 7 dagen later | 92% |
76%
89%
93%
92%
Registreren medewerkers dan minder uren?
Opvallend genoeg niet. Sterker nog: registraties die later worden ingevoerd bevatten gemiddeld juist méér geregistreerde minuten dan registraties op dezelfde dag. Dat betekent waarschijnlijk niet dat medewerkers productiever waren, maar eerder dat werk achteraf wordt gereconstrueerd in grotere tijdsblokken.
- “Ongeveer 2 uur overleg”
- “Halve dag klantwerk”
- “Volledige werkdag project X”
In plaats van nauwkeurige registratie gedurende de dag.
Kleine afrondingen zorgen voor grote verschillen
Wanneer een medewerker gemiddeld slechts 10 minuten per werkdag naar boven afrondt, ontstaat op jaarbasis al snel een groot verschil.
Een rekensom:
- -10 minuten per dag
- 5 werkdagen per week
- = ruim 36 uur per medewerker per jaar
Bij 20 medewerkers komt dat neer op meer dan 700 extra geregistreerde uren per jaar.
Waarom dit belangrijk is
Voor veel organisaties is urenregistratie niet alleen belangrijk voor facturatie, maar ook voor:
- projectanalyse;
- nacalculatie;
- capaciteitsplanning;
- inzicht in winstgevendheid;
- onderbouwing richting klanten.
Hoe meer tijd achteraf wordt geschat, hoe minder nauwkeurig deze inzichten worden. Wil je dit verbeteren voor je bedrijf? Lees dit artikel over motiveren van je medewerkers om beter uren te registereren
Over dit onderzoek
Deze analyse is gebaseerd op meer dan 370.000 geanonimiseerde urenregistraties binnen ProjectHours.nl. Voor het onderzoek is gekeken naar:
- de werkdatum;
- het moment waarop uren daadwerkelijk werden geregistreerd;
- de mate waarin registraties werden afgerond op halve of hele uren.
Registraties zijn gegroepeerd op basis van het aantal dagen tussen uitvoering van het werk en invoer van de uren.