Het bedrijf Virunga is voor hun urenregistratie overgestapt van Excel naar Project Hours . Aart van Voorthuizen van Virunga online communicatie & webdevelopment legt uit hoe zij Project Hours gebruiken in combinatie met Snelstart voor urenregistratie en facturatie.

Beginsituatie: projectregistratie

Voor Virunga hou ik de uren van de projecten bij in verschillende excel sheets. Op zich gaat dat prima, maar vanaf het moment dat er meerdere medewerkers gingen werken verdween het overzicht. Bovendien komen er bij Virunga ook steeds meer verschillende soorten projecten: klein en groot, eenvoudig en ingewikkeld. Sommige klanten willen graag inzicht in de tijdsbesteding, anderen niet.

Er zijn dus steeds meer eisen gekomen, en dit was voor mij de aanleiding om nieuw urenregistratiesysteem te gaan zoeken. Voordat ik specifiek in ga op mijn eisen, even een paar punten vanuit de optiek van bedrijfsvoering.

De waarde van urenregistratie

Voor mij ligt de waarde van urenregistratie vooral in transparantie naar de opdrachtgever.

Voor een opdrachtgever is de tijdsbesteding aan een website (thema ontwikkeling voor WordPress) soms moeilijk voor te stellen. De opdrachtgever heeft geen beeld van de arbeidsintensiteit van CSS, HTML of programmeren. Met een exacte omschrijving van de activiteiten ontstaat er meer duidelijkheid. Dit geeft de opdrachtgever inzicht en vertrouwen, zodat trajecten in de toekomst vlotter verlopen. Dit geldt niet alleen voor webdevelopment trajecten, maar ook voor de online marketing abonnementen. Bij online marketing is de diversiteit aan werkzaamheden groot: SEO, blogs, berichten op sociale media of nieuwsbrieven. Specificatie van de tijdsbesteding geeft meer inzicht voor de klant.

Factureren met Snelstart

Ik ben gewend te factureren met Snelstart. Zoals de naam al zegt, kan dat lekker snel. Bij de laatste stap van het factureringsproces is het mogelijk om bijlages toe te voegen. Aan de factuur voeg ik dan de urenlijsten van excel toe. Met de software van Snelstart wil ik graag verder, en ik ben dus vooral op zoek naar een urenregistratiesysteem dat hierop aansluit.

Niemand houdt van urenregistratie, maar iedereen heeft het nodig

Ik denk dat dit zo’n beetje de situatie is in elk bedrijf. We willen het liefst hier zo weinig mogelijk tijd aan besteden, maar we willen wel overzicht in de bedrijfsvoering houden.

Voor ons werd het lijstje van eisen:

  • Urenregistratie per project per medewerker
  • Urenregistratie moet vlot te combineren zijn met het factureren vanuit Snelstart
  • Maandtotalen per medewerker voor de salarisadministratie
  • Eenvoudig in gebruik (snel via het scherm in te vullen)

Project Hours

Via een zoekopdracht “urenregistratie projecten” ontdekte ik Project Hours en maakte ik een gratis account aan. Ik merkte dat de invoer van uren per project erg vlot ging. Vlotter dan met onze excel sheets. Projecten kunnen worden toegewezen aan gebruikers, zodat het beheer voor de gebruikers overzichtelijk blijft. Voor de projectadministratie voldoet het.

Bij “rapportages” moest ik even flink zoeken naar het rapport dat ik echt nodig had. Er zijn gelukkig genoeg opties. Het overzicht waarmee ik de klant inzicht wilde geven tot de tijdsbesteding per project bleek te bestaan. Uiteindelijk vond ik het rapport waarbij ik de opdrachtgever een maanduitdraai kon geven met datum, project, medewerker, werkduur, en een uniek omschrijving van de activiteit. Dat is wat ik zocht. De rapportages zijn overigens met filters makkelijk te samen te stellen.

Toevalligerwijs was project Hours net bezig met het ontwikkelen van een maandoverzicht per medewerker, dus dat onderdeel kwam ook beschikbaar. Deze maandstaten gaan naar de salarisadministratie.

Inmiddels is dit systeem een paar maanden in onze organisatie geïntroduceerd en functioneert het prima. Factureren gaat sneller en bij de projecten heb ik meer inzicht in tijdsbesteding

ProjectHours en Snelstart gaan samen
Zoals ik al aangaf zocht ik een urenregistratiesysteem in aanvulling op mijn gebruik van Snelstart. Project Hours is zo’n systeem. Natuurlijk kan het ook los gebruikt worden. ProjectHours heeft ook een urenregistratie app, zodat het prima gebruikt kan worden bij beroepen waar je van de ene naar de andere werkplek gaat(bouw, installatie, etc).

Virunga
Aart van Voorthuizen