Als ZZP’er is het belangrijk om de gewerkte uren goed bij te houden. Dit kan voor verschillende redenen belangrijk zijn, zoals het maken van facturen of het voldoen aan het urencriterium van de belastingdienst. Er zijn verschillende manieren om urenregistratie bij te houden, van handmatige notities tot geavanceerde systemen met koppelingen naar boekhoudprogramma’s. In dit artikel gaan we dieper in op het gebruik van Excel voor urenregistratie en waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste oplossing voor jouw bedrijf.
Inhoudsopgave
Keuze in systemen voor urenregistratie
Er zijn tegenwoordig talloze systemen voor urenregistratie op de markt. Het eenvoudigste systeem is een urenregistratie in Excel. Urenregistratie ZZP Excel biedt veel flexibiliteit en kan op maat worden aangepast aan de wensen van jouw bedrijf. Daarnaast zijn er geavanceerde systemen met koppelingen naar boekhoudprogramma’s. Het is belangrijk om te bedenken waarom je uren wilt registreren en welke oplossing het beste past bij jouw bedrijf. Werk je alleen of in een team? Wil je alleen facturen maken of heb je ook een urenverantwoording nodig? Bekijk ook eens de mogelijkheden voor gratis urenregistratie.
Functies urenregistratie
Hoe wil je de uren registreren? Wil je zelf de uren invoeren of wil je een timer gebruiken? Je kunt ook een begin- en eindtijd invullen en de project urenregistratie kan dan de gewerkte uren uitrekenen. Gemak en overzicht zijn belangrijk, dus invoerschermen moeten een duidelijk beeld geven van de geregistreerde uren. Is het bijvoorbeeld nodig om totalen per week of per maand te zien?
Inrichting van urenregistratie
Naast de invoer is ook de structuur van de urenregistratie belangrijk. Soms is het voldoende om direct uren op projecten te schrijven, maar vaak is een onderverdeling in activiteiten nodig. Om de kosten te berekenen kan het nodig zijn om uurtarieven toe te passen. Het is belangrijk om goed na te denken over de inrichting van je urenregistratie, zodat het invullen eenvoudig blijft.
Projectrapportage urenregistratie
Uiteindelijk gaat het om een rapportage die de juiste overzichten geeft. Meestal zijn dit totalen per project, uitgesplitst in activiteiten met uurtarieven. Daarnaast zijn maandstaten en weekstaten per gebruiker van belang. In de praktijk blijkt dat de voorkeur wordt gegeven aan rapporten in Excel.
Eenvoudig: Urenregistratie ZZP Excel
Urenregistratie Excel is een veelgebruikt programma voor urenregistratie bij ZZP’ers. Het biedt veel flexibiliteit en kan op maat worden aangepast aan de wensen van jouw bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld verschillende tabbladen maken voor verschillende projecten of klanten en formules gebruiken om de gewerkte uren te berekenen. Ook kun je uurtarieven toepassen om de kosten per project te berekenen.
Het nadeel van Excel is dat het handmatig ingevoerd moet worden en dat er geen automatische koppeling is met boekhoudprogramma’s. Het kan dus veel tijd kosten om de uren handmatig over te zetten naar de facturatie of administratie. Bovendien kan het bij grote aantallen uren lastig worden om het overzicht te behouden. Daarom kan het verstandig zijn om te kiezen voor een geavanceerder systeem als jouw bedrijf groeit.
Urenregistratie ZZP Excel in een app
Een andere optie voor ZZP’ers is het gebruik van een urenregistratie app op je smartphone. Dit kan handig zijn als je veel onderweg bent en geen toegang hebt tot je computer. Met een app kun je gemakkelijk de gewerkte uren bijhouden en deze automatisch koppelen aan een project of klant. Bovendien zijn er ook apps die kunnen worden gekoppeld aan boekhoudprogramma’s, waardoor je veel tijd kunt besparen.
Het nadeel van een app is dat het minder flexibel is dan Excel. Je kunt minder maatwerk leveren en bent afhankelijk van de functionaliteiten die de app biedt. Bovendien is het soms lastig om het overzicht te behouden als je veel verschillende projecten hebt.
Project Hours: een handige tool voor urenregistratie
Als ZZP’er kun je ook kiezen voor een geavanceerde tool zoals Project Hours. Dit is een gebruiksvriendelijke tool waarmee je eenvoudig urenregistratie kunt bijhouden en rapportages kunt maken. Het opzetten van een project urenregistratie in Project Hours is zeer eenvoudig en invoer van uren kan direct of via een timer. De tool is beschikbaar op PC, tablet en mobiele telefoon en biedt veel flexibiliteit.
Het voordeel van Project Hours is dat het een uniforme urenregistratie biedt die altijd up-to-date is en duidelijke rapportages geeft. Bovendien is het voor iedereen toegankelijk en biedt het veel mogelijkheden voor maatwerk. Het nadeel is dat het wellicht meer tijd kost om de tool volledig in te richten en te leren gebruiken dan bijvoorbeeld Excel.