Urenregistratie is een essentieel onderdeel van veel dienstverlenende beroepen. Of je nu freelancer, consultant of werkzaam bent in een bureau, je uren bepalen je inkomsten en vormen de basis voor je facturen. Maar wat doe je met twijfelgevallen? Hoe ga je eerlijk om met het registreren en declareren van uren? In deze blog duiken we in de meest voorkomende dilemma’s en hoe je ze het beste kunt aanpakken.
Wat zijn twijfelgevallen in urenregistratie?
Niet alle gewerkte tijd is even makkelijk te registreren. Hier zijn enkele situaties waarin professionals vaak twijfelen:
- Korte telefoontjes of e-mails: Je krijgt een snelle vraag van een klant en besteedt hier vijf minuten aan. Declareer je dit?
- Voorbereidingstijd: Je leest documenten of bekijkt de website van een klant voordat je een meeting ingaat. Is dit declarabel?
- Reistijd: Moet je de tijd die je onderweg bent naar een klant doorberekenen?
- Overwerk: Je werkt langer aan een project dan verwacht. Hoe transparant moet je hier in zijn?
- Correctiewerk: Je herstelt een fout in eerder geleverd werk. Reken je deze tijd door aan de klant?
De ethische kant: wat is fair?
Bij urenregistratie is eerlijkheid cruciaal. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen een eerlijke vergoeding voor jouw tijd en redelijkheid richting de klant. Hier zijn enkele richtlijnen:
- Wees transparant: Klanten waarderen het als je duidelijk bent over hoe je uren berekent. Beschrijf je werkwijze in je offerte of contract.
- Gebruik je gezonde verstand: Vijf minuten extra aan een mail besteden is misschien niet declarabel, maar als zulke taken zich opstapelen, kun je ze samenvoegen tot een redelijke tijdseenheid.
- Denk vanuit waarde: Als een taak directe waarde oplevert voor de klant, is het redelijk om deze tijd in rekening te brengen.
Duidelijke afspraken maken
Veel twijfelgevallen kunnen worden voorkomen door vooraf heldere afspraken te maken. Dit helpt niet alleen misverstanden te voorkomen, maar versterkt ook de vertrouwensband met je klant. Denk hierbij aan:
- Een duidelijke overeenkomst: Leg in je contract vast wat wel en niet als declarabele tijd wordt gerekend.
- Vaste tarieven of pakketten: Overweeg om met vaste prijzen of abonnementsmodellen te werken om discussies over kleine tijdseenheden te vermijden.
- Uitleg in facturen: Zorg ervoor dat je facturen specificaties bevatten, zodat de klant begrijpt waar de uren aan zijn besteed.
Praktische tips voor eerlijk declareren
- Gebruik een urenregistratiesysteem zoals bijvoorbeeld Project Hours : Hiermee houd je bij hoeveel tijd je werkelijk besteedt aan taken en voorkom je giswerk.
- Rond slim af: Sommige professionals ronden af op kwartieren of halve uren. Zorg dat je hierin consistent bent en niet ten nadele van de klant afrondt.
- Communiceer proactief: Twijfel je over een taak? Bespreek het met de klant en vraag hoe zij ertegenaan kijken.
- Maak onderscheid in tijdscategorieën: Noteer of een taak direct werk is, ondersteuning, reiskosten of onvoorziene werkzaamheden. Zo kun je beter onderbouwen waarom iets gedeclareerd wordt.
Wat als een klant bezwaar maakt?
Zelfs met duidelijke afspraken kan het gebeuren dat een klant een factuur in twijfel trekt. Wat doe je dan?
- Blijf professioneel: Ga niet in de verdediging, maar luister naar de zorgen van de klant.
- Onderbouw je uren: Zorg dat je altijd een registratie hebt van je gewerkte tijd, inclusief korte omschrijvingen.
- Wees flexibel waar nodig: Soms is het beter om een klein bedrag kwijt te schelden dan de klantrelatie op het spel te zetten.
- Leer van de situatie: Als bepaalde onduidelijkheden vaker voorkomen, pas dan je werkwijze of contract aan om dit in de toekomst te voorkomen.
Conclusie
Eerlijk declareren draait om transparantie, redelijkheid en goede communicatie. Door duidelijke afspraken te maken en een betrouwbare urenregistratie bij te houden, kun je twijfelgevallen minimaliseren en zowel jezelf als je klant een hoop gedoe besparen. Het belangrijkste is om een werkwijze te hanteren die fair is voor beide partijen en past bij jouw manier van werken.
