Het is vrijdagmiddag, half zes. De laatste cliënt is net de deur uit, maar de administratie wacht nog. “Even snel de uren van deze week bijwerken” klinkt goed in theorie, maar na drie dossiers, twee telefoontjes en een kort overleg is het alweer avond.
In veel advocatenkantoren gaat het precies zo. Tijd schrijven gebeurt achteraf, op geheugen, met de beste bedoelingen, maar vaak met onnauwkeurigheden. En juist die paar vergeten minuten per dossier zorgen voor frustratie, gemiste declaraties en een onvolledig beeld van waar de tijd naartoe gaat.
Het gevolg? Onderzoek toont aan dat advocatenkantoren gemiddeld 10 tot 20 procent van hun declarabele uren niet factureren door onvolledige of achterstallige tijdregistratie. Voor een middelgroot kantoor kan dat tienduizenden euro’s per jaar betekenen.
Een betrouwbare urenregistratie in de advocatuur is geen doel op zich, maar een voorwaarde om een kantoor gezond te runnen.
De dagelijkse praktijk in een advocatenkantoor
Elke advocaat kent de hectiek van een werkdag. Dossiers lopen door elkaar, cliënten bellen onverwacht, en tussendoor moeten er stukken worden nagekeken of pleitnota’s worden aangepast. In zo’n omgeving is het logisch dat tijdregistratie niet altijd prioriteit krijgt.
Herkenbare scenario’s
Wie heeft het niet meegemaakt? De advocaat die na drie weken probeert te reconstrueren hoeveel tijd er in een complexe onderhandeling is gegaan. Of het moment dat een cliënt om een gedetailleerde verantwoording vraagt en je merkt dat je notities te vaag zijn: “Werkzaamheden dossier – 2,5 uur” zegt weinig over wat er daadwerkelijk is gedaan.
Of die vrijdagmiddag waarop je vijftien telefoontjes hebt gepleegd van elk zes minuten, maar je schrijft “telefonisch overleg – 1 uur” omdat je de details niet meer weet. De cliënt betaalt te weinig, jij hebt te weinig genoteerd, en niemand is tevreden.
Toch is het juist in die dynamiek dat nauwkeurigheid telt. Niet alleen om correct te kunnen declareren, maar ook om te begrijpen hoe het kantoor werkelijk draait. Hoeveel tijd gaat er naar cliëntcontact? Hoeveel naar interne besprekingen, overleggen of scholing? En hoeveel uren blijven überhaupt buiten de urenstaat?
Wie dat niet inzichtelijk heeft, mist grip op rendement, werkdruk en efficiëntie.
Waarom doen advocaten het niet?
Urenregistratie in de advocatuur is niet populair. Dat heeft concrete redenen die de moeite waard zijn om te benoemen:
“Het voelt als controle” – Veel advocaten ervaren tijdregistratie als wantrouwen. Alsof er getwijfeld wordt aan hun inzet of professionaliteit. Vooral in partnerschappen waar autonomie hoog in het vaandel staat, stuit gedetailleerde tijdverantwoording op verzet.
“Ik ken mijn dossiers toch” – Ervaren advocaten vertrouwen op hun gevoel. Ze weten welke zaken veel tijd kosten en welke snel afgehandeld zijn. Maar gevoel en realiteit lopen vaker uiteen dan ze denken. Vooral bij langlopende dossiers gaat het overzicht verloren.
“Het kost te veel tijd” – De ironie van tijd registreren kost tijd. Of beter gezegd, tijdregistratie achteraf kost veel tijd. Wie dagelijks tien minuten zoekt naar wat hij gisteren deed, is wekelijks een uur kwijt aan administratie. Realtime registratie kost daarentegen seconden.
“Ik werk niet in eenheden van zes minuten” – Het advocatenvak is geen lopende band. Een creatief proces, een doorbraak in een onderhandeling, een plotselinge ingeving tijdens het schrijven, dat laat zich niet in blokjes opdelen. Toch is het juist die tijd die declarabel is en beschermd moet worden.
Deze weerstanden zijn begrijpelijk, maar duur. De oplossing is niet strengere controle, maar een systeem dat zo weinig mogelijk in de weg zit.
Generieke software werkt niet voor advocaten
Er zijn talloze functies voor tijdregistratie, maar de meeste zijn ontworpen voor projectorganisaties, niet voor advocatenkantoren. Ze spreken een andere taal.
In de advocatuur werk je niet met projecten, maar met dossiers. Je factureert op basis van activiteiten en tarieven die per advocaat of cliënt kunnen verschillen. Je hebt te maken met declarabele en niet-declarabele uren, ondersteunend personeel, en soms ook vaste prijsafspraken waarbij nauwkeurige tijdregistratie het verschil maakt tussen winst en verlies.
Standaardsoftware houdt daar geen rekening mee. Ze biedt te weinig flexibiliteit, geen koppeling met juridische facturatie en onvoldoende inzicht in de werkverdeling binnen het kantoor.
Een systeem dat speciaal is ontwikkeld voor urenregistratie in de advocatuur, sluit wel aan bij die werkwijze. Het laat zien hoeveel tijd per dossier is besteed, maakt onderscheid tussen werkzaamheden per medewerker en genereert rapportages die direct bruikbaar zijn voor de maandelijkse declaraties.
Grip krijgen op tijd en rendement
Tijdregistratie is meer dan het schrijven van uren. Het is een instrument om te sturen op cijfers die er echt toe doen: declarabiliteit, productiviteit per medewerker en doorlooptijd per dossier.
Inzicht in winstgevendheid
Niet elk dossier levert evenveel op. Sommige cliënten kosten structureel meer tijd dan ze opleveren. Andere zaken lopen efficiënter dan verwacht en zijn de ‘melkkoeien’ van het kantoor. Zonder nauwkeurige urenregistratie in de advocatuur weet je niet welke welke zijn. Hierdoor kunnen de verborgen kosten snel toenemen.
Partners die inzicht hebben in winstgevendheid per dossier, kunnen strategische keuzes maken: welke type zaken accepteren we, welke tarieven hanteren we, en waar moeten we efficiency winnen?
Werkdruk en burn-out preventie
Een ander effect van gebrekkige tijdregistratie, werkdruk wordt onzichtbaar. De advocaat die structureel zestig uur werkt maar veertig uur schrijft, lijkt op papier minder productief dan de collega die vijfenveertig uur werkt en schrijft. Dat leidt tot verkeerde conclusies over prestaties en belasting.
Wanneer alle gegevens centraal worden vastgelegd, ontstaat er inzicht in de balans tussen werkdruk en opbrengst. Partners kunnen zien waar structureel te veel tijd in niet-facturabele werkzaamheden verdwijnt, of waar dossiers uitlopen zonder dat dit financieel zichtbaar wordt.
Goede urenregistratie in de advocatuur helpt ook bij het herkennen van signalen van overbelasting. Wie consequent meer uren maakt dan schrijft, of wie geen tijd meer heeft voor niet-declarabele maar belangrijke activiteiten zoals coaching of scholing, staat mogelijk op de rand van een burn-out.
Van verplicht nummer naar strategische informatie
Zo verandert urenregistratie van een verplicht nummertje in een bron van strategische informatie. Het helpt kantoren niet alleen om hun facturatieproces te verbeteren, maar ook om gesprekken over efficiëntie, tariefstelling en bezetting met feiten te onderbouwen.
Het cliëntperspectief
Goede urenregistratie in de advocatuur is niet alleen intern belangrijk. Het heeft ook directe impact op de relatie met cliënten.
Cliënten willen weten waar ze voor betalen. Een declaratie met de omschrijving “diverse werkzaamheden” voor veertien uur roept vragen op. Een specificatie waarin staat: “Bestuderen processtukken tegenpartij (3,2 uur), telefonisch overleg met cliënt (0,4 uur), opstellen concept dagvaarding (5,1 uur), intern overleg strategie (1,8 uur)” geeft duidelijkheid.
Die transparantie schept vertrouwen. Cliënten die precies zien wat er is gedaan, klagen minder snel over nota’s. Ze begrijpen beter waar tijd in gaat en voelen zich serieus genomen.
Daarnaast beschermt gedetailleerde tijdregistratie het kantoor bij klachten. Als een cliënt achteraf vraagtekens zet bij de bestede uren, is een goed gedocumenteerde urenstaat met concrete activiteiten en momenten een sterk verweer.
Alternative billing waarbij tijdsinzicht nodig is
Steeds meer kantoren werken met vaste prijsafspraken, success fees of abonnementen. Betekent dat dat urenregistratie overbodig wordt? Integendeel.
Bij fixed fee-afspraken is het juist essentieel om te weten hoeveel tijd je in een zaak steekt. Anders weet je niet of je tarief klopt. Een vaste prijs van vijfduizend euro klinkt mooi, maar als je er veertig uur in stopt terwijl je rekende op twintig, draai je verlies.
Ook bij abonnementsmodellen, waarbij een cliënt een vast bedrag per maand betaalt voor juridische bijstand, is inzicht in tijdsbesteding nodig. Hoeveel uren levert dat abonnement gemiddeld op? Loopt het uit de hand of is er juist ruimte voor meer service?
Kortom: ongeacht het facturatiemodel blijft urenregistratie in de advocatuur de basis voor gezonde bedrijfsvoering.
Compliancy en vertrouwelijkheid
Binnen de advocatuur is vertrouwelijkheid geen optie, maar een plicht. Dat geldt ook voor administratieve systemen. De software die een kantoor gebruikt, moet voldoen aan de eisen van de AVG en aansluiten bij de richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten.
Dat betekent dat gegevens veilig worden opgeslagen, bij voorkeur op Nederlandse servers, en dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot specifieke dossiers. Een goed systeem registreert bovendien automatisch wie welke aanpassing heeft gedaan. Dat is niet alleen handig voor interne controle, maar voorkomt ook discussie bij audits of klachten.
Kortom: urenregistratie in de advocatuur vraagt om dezelfde zorgvuldigheid als het werk zelf.
Van urenstaat naar inzicht
Wie ooit heeft geprobeerd een overzicht te maken van uren uit verschillende Excel-bestanden, weet hoeveel tijd dat kost. Moderne software doet dat werk automatisch. Zodra een medewerker zijn tijd noteert, wordt die direct verwerkt in rapportages en dashboards.
Partners zien in één oogopslag hoe het kantoor ervoor staat: welke dossiers het meeste opleveren, waar de doorlooptijd stijgt en hoeveel niet-declarabele uren er zijn geschreven. Die gegevens maken het mogelijk om tijdig bij te sturen, nog voordat het maandresultaat wordt vastgesteld.
Het effect merk je direct. Facturatie verloopt sneller, cijfers kloppen beter, en de interne discussie over ‘uren wel of niet schrijven’ neemt af omdat iedereen werkt vanuit dezelfde realiteit.
Gemiddeld bespaart een advocatenkantoor dat overstapt van handmatige naar geautomatiseerde urenregistratie ongeveer vijf tot acht uur administratieve tijd per maand per advocaat. Dat is tijd die besteed kan worden aan declarabel werk of aan de kwaliteit van dienstverlening.
Implementatie, hoe krijg je iedereen mee?
De overstap naar gestructureerde urenregistratie in de advocatuur is een verandering die zorgvuldig moet worden ingevoerd. Hier zijn de belangrijkste succesfactoren:
Start met draagvlak
Betrek alle advocaten bij de keuze voor een systeem. Wie meedenkt, denkt mee. Laat verschillende medewerkers testsessies doen en verzamel feedback. Een systeem dat door het team zelf is gekozen, wordt sneller geaccepteerd dan iets dat van bovenaf wordt opgelegd.
Begin klein
Implementeer het systeem eerst in een pilot met een klein team of specifieke dossiers. Leer van de kinderziektes voordat je het kantoorbrede uitrolt. Niets is zo demotiverend als een systeem dat in de eerste week al vastloopt.
Train en ondersteun
Zorg voor goede training, niet alleen over de technische kant, maar ook over het waarom. Leg uit wat het kantoor ermee wint, wat de advocaat ermee wint, en wat de cliënt ermee wint. En zorg dat er in de eerste weken ruimte is voor vragen en ondersteuning.
Geef het voorbeeld
Partners die zelf geen tijd schrijven, kunnen niet verwachten dat medewerkers dat wel doen. Leiderschap begint met het goede voorbeeld. Wie zichtbaar investeert in accurate urenregistratie, zet de toon voor de hele organisatie.
Valkuilen om te vermijden
- Te snel willen gaan: verandering kost tijd
- Onvoldoende communicatie: herhaal het doel regelmatig
- Geen consequenties: als niemand controleert of het wordt gedaan, houdt het niet vol
- Te complexe systemen: eenvoud en gebruiksgemak zijn belangrijker dan uitgebreide functionaliteiten
Project Hours voor advocatenkantoren
Steeds meer kantoren stappen over op Project Hours omdat het systeem is gebouwd rondom de manier waarop advocaten werken. Geen projecten, maar dossiers. Geen generieke tijdsbesteding, maar activiteiten per cliënt, medewerker en zaak.
In Project Hours kunnen gebruikers hun tijd registreren terwijl ze werken: tijdens een telefoontje, overleg of het opstellen van processtukken. De software koppelt automatisch de juiste cliënt, het tarief en de activiteit, en verwerkt die in overzichtelijke rapportages.
Daarnaast sluit Project Hours naadloos aan op boekhoud- en facturatiesoftware. Zo ontstaat één proces: van registratie tot declaratie, zonder dubbel werk of losse spreadsheets. En omdat het systeem volledig online werkt met versleutelde opslag, blijft alle informatie veilig binnen Nederlandse datacenters.
Het systeem voldoet aan alle eisen voor urenregistratie in de advocatuur: AVG-proof, betrouwbaar en specifiek ontworpen voor de juridische sector.
Meer dan administratie
Het doel van goede urenregistratie in de advocatuur is niet méér uren schrijven, maar beter begrijpen waar tijd naartoe gaat. Voor advocatenkantoren betekent dat inzicht in winstgevendheid per dossier, de verdeling van werkdruk binnen teams en de mogelijkheid om tijdsbesteding eerlijk te verantwoorden richting cliënten.
Wie weet waar de tijd blijft, kan betere keuzes maken. Voor het kantoor, de medewerkers en de cliënten.
Waar begin je?
De eerste stap naar betere urenregistratie in de advocatuur is niet een nieuw systeem kopen. Het is het gesprek binnen het kantoor: wat loopt er nu niet goed? Waar lopen we omzet mis? Waar voelt de administratie als ballast?
Vanuit die analyse kun je bepalen wat je nodig hebt: een eenvoudig systeem voor realtime registratie, koppelingen met bestaande software, of uitgebreide rapportagemogelijkheden.
Test verschillende oplossingen, betrek het team erbij en kies voor een systeem dat past bij de manier waarop jullie werken, niet andersom.
Want urenregistratie in de advocatuur hoeft geen noodzakelijk kwaad te zijn. Het kan een instrument worden dat het kantoor sterker, transparanter en gezonder maakt. Het begint met de beslissing om het serieus te nemen.
Veelgestelde vragen over urenregistratie in de advocatuur
Waarom is nauwkeurige urenregistratie zo belangrijk in de advocatuur?
Omdat elke declaratie rust op geregistreerde tijd. Zonder betrouwbare registratie ontstaat onduidelijkheid richting cliënten en verlies van omzet.
Kan urenregistratie geïntegreerd worden met bestaande kantoorsoftware?
Ja. Project Hours koppelt met de meeste boekhoud- en facturatiesystemen, zodat declaraties automatisch kloppen.
Is online tijdregistratie veilig genoeg voor vertrouwelijke cliëntinformatie?
Ja. Project Hours werkt met versleutelde verbindingen en slaat data op binnen Nederland, volledig conform de AVG en de richtlijnen van de NOvA.
Wat levert digitale urenregistratie op?
Meer overzicht, snellere facturatie en inzicht in waar de winst en verliesuren van het kantoor liggen.