Het belang van een goede tijdregistratie in de horeca komt door het tempo, dat omhoog gaat, zodra de eerste gasten binnenkomen. Tafels moeten draaien, bestellingen opgevolgd en iedereen verwacht service met een glimlach. Juist in die drukte is het belangrijk dat de uren van je team kloppen. Niet alleen om een eerlijke salarisbetaling te garanderen. Het is ook wettelijk verplicht volgens de Arbeidstijdenwet en de horeca-CAO.
Daarnaast staat de winstgevendheid onder druk in veel horecazaken. Loonkosten horen bij de grootste kostenposten. Als die niet goed worden geregistreerd, kan dat duizenden euro’s per jaar schelen. Een slim tijdregistratiesysteem levert daarom niet alleen rust en overzicht op, maar ook harde euro’s aan de onderkant van de streep.
Wat moet je precies registreren?
De basis is helder: de werkgever moet kunnen aantonen wanneer iemand precies werkt en hoeveel pauze er is genomen. Start- en eindtijd van diensten moeten geregistreerd zijn, net als pauzemomenten en hoe lang die hebben geduurd. Ook rusttijden spelen een rol. De wet schrijft bijvoorbeeld voor dat medewerkers tussen diensten door voldoende moeten kunnen uitrusten.
De horeca-CAO bouwt verder op deze regels. Voor fulltimers geldt een gemiddelde van 38 uur per week op jaarbasis. Alles daarboven moet zichtbaar en uitlegbaar zijn. Wanneer de inspectie aanklopt, moet je administratie controleerbaar zijn, inclusief dienstwijzigingen en overuren.
Waarom zo streng?
Omdat de praktijk in de horeca soms anders loopt dan op papier. Een drukke avond kan zomaar een uurtje uitlopen. Een medewerker die al vroeg komt om klaar te zetten, klokt dat niet altijd. Pauzes raken vergeten of worden pas achteraf ingevuld.
Als dat vaker gebeurt, ontstaat ruis. De werknemer voelt zich tekortgedaan of de ondernemer betaalt te veel. Een nauwkeurige tijdregistratie is de enige manier om die spanningen te voorkomen.
Wat gaat er vaak mis?
Veel zaken registreren uren achteraf op basis van schattingen. “Je was er volgens mij rond vijf uur.” Maar wanneer dat systeem een paar weken draait, lopen de verschillen al snel op. Ook pauzes worden vaak vergeten, terwijl die verplicht geregistreerd en afgedwongen moeten worden.
Een ander probleem is dat niet alle wijzigingen worden opgeslagen. Iemand die invalt of eerder weggaat, moet echt worden verwerkt. Anders is de administratie bij een controle onvolledig. Ook overuren zijn regelmatig een blinde vlek. Ze tellen mee voor zowel de naleving van de CAO als de structuur van je loonkosten.
Waarom fysieke tijdregistratie achterhaald raakt
Veel horecabedrijven werken nog met sleutels, druppels of paslezers bij de deur. Het voelt vertrouwd, maar het systeem kent grote nadelen. Het is gevoelig voor misbruik, omdat medewerkers voor elkaar kunnen inklokken. Pauzes worden meestal niet los vastgelegd. En vooral: aan het einde van de maand moet iemand handmatig controleren wat er klopt en wat niet.
Zodra teams groter worden en roosters vaker veranderen, komt dit systeem simpelweg tekort. Het kost tijd, veroorzaakt ruzie en maakt het lastig om de regels te volgen.
digitaal inklokken
Digitale tijdregistratie voorkomt vrijwel al deze problemen. Medewerkers klokken zelf in en uit met een app of tablet. Vaak wordt dit bevestigd via GPS, een persoonlijke pincode of een QR-scan. Pauzes worden verplicht vastgelegd voordat een dienst kan worden afgerond.
Het grootste voordeel is het realtime inzicht. Managers zien direct wie er aanwezig is, of iemand te veel uren draait en waar overuren ontstaan. Medewerkers kunnen altijd hun eigen uren bekijken, waardoor onduidelijkheid verdwijnt. En doordat de administratie automatisch wordt opgebouwd, zijn controles en inspecties geen stressmomenten meer.
Voordelen van digitale tijdregistratie in de horeca
Bedrijven die de overstap maken naar digitaal inklokken merken vooral rust in de organisatie. Medewerkers hoeven niet langer te discussiëren over wat er nu wel of niet is gewerkt. Managers kunnen veel sneller roosters maken en bijsturen omdat ze de bezetting live zien. En ondernemers krijgen een beter inzicht in de relatie tussen loonkosten en omzet op een bepaalde dag of week.
Waar vroeger eindeloze correcties nodig waren, wordt nu in één keer juist uitbetaald. Dat scheelt tijd én geld. De return on investment is vaak binnen enkele maanden zichtbaar, alleen al door het terugdringen van foutieve urenregistratie.
Een praktijkvoorbeeld uit de horeca
Een modern restaurant met een groot terras werkte jarenlang met druppels bij de achterdeur. Tijdens piekweken bleek de administratie telkens niet te kloppen. Afgeronde uren, vergeten pauzes, en structureel kleine verschillen. Het personeel klaagde, de boekhouding liep uit en managers verloren elke maand een halve dag aan puzzelen.
Na de overstap naar een digitaal systeem veranderde dat snel. Vooraf moesten medewerkers verplicht pauzes registreren. Elke minuut werd automatisch genoteerd. Roosterwijzigingen werden direct zichtbaar in de uren. Binnen drie maanden waren de loonkosten nauwkeuriger en de verwerkingstijd gehalveerd. De eigenaar zag eindelijk wat hij moest zien: hoe het team presteerde en welke momenten verbeterd konden worden.
Wat als je het niet goed regelt?
Het risico is niet alleen financieel. Het gaat ook om geloofwaardigheid richting je team. Wie te veel betaalt, loopt in de knel met marges. Wie te weinig betaalt, verliest personeel of krijgt te maken met naheffingen.
Bovendien is de wet streng. De inspectie kan altijd een controle uitvoeren en als de administratie niet in orde is, volgen boetes. Tijdregistratie is dus geen optie meer. Het is een randvoorwaarde om professioneel en toekomstbestendig te worden.
Tijdregistratie als strategische knop
Wanneer je realtime inzicht hebt in gewerkte uren, zie je meer dan alleen personeelskosten. Je ziet patronen. Welke dagen structureel te zwaar bezet zijn. Welke rollen te veel of te weinig uren maken. Met die informatie kun je slimmer plannen en sneller ingrijpen zonder dat het ten koste gaat van de service.
Digitalisering past bij een moderne horecazaak die wil groeien en dat ook praktisch wil managen. Tijdregistratie verandert dan van administratieve last in een stuurinstrument.
Klaar om de volgende stap te zetten?
Project Hours maakt dit proces eenvoudig. Geen hardware meer, geen excelchaos, maar realtime overzicht in je personeel, je kosten en je naleving van de wet. Inklokken kan via app of tablet. Pauzes worden verplicht vastgelegd. Overuren en rusttijden worden automatisch bewaakt.
En misschien nog wel het belangrijkste: je team werkt met een systeem dat ze begrijpen en vertrouwen. Dat geeft rust, elke dag weer.
Veelgestelde vragen over tijdregistratie in de horeca
Is tijdregistratie verplicht in de horeca?
Ja. Volgens de Arbeidstijdenwet en de horeca-CAO moet elke werkgever kunnen aantonen hoeveel uren medewerkers werken en hoeveel pauze ze nemen. Zonder sluitende urenregistratie riskeer je boetes bij een controle.
Wat zijn de voordelen van digitale tijdregistratie in de horeca?
Een digitaal systeem voorkomt fouten, bespaart tijd en geeft realtime inzicht in bezetting en loonkosten. Medewerkers kunnen hun uren zelf inzien en managers sturen direct bij waar nodig.
Hoe lang moet ik tijdsregistraties bewaren?
Urenregistraties moeten minimaal vijf jaar bewaard blijven. Zo kan bij een inspectie of geschil altijd worden aangetoond dat de Arbeidstijdenwet en CAO zijn nageleefd.