De urenregistratie bij bouwbedrijven, wordt vaak nog op papiertjes egdaan. Dat systeem werkte jarenlang prima, en eerlijk is eerlijk, het is een systeem dat iedereen begrijpt.
Een briefje invullen, inleveren, verwerken. Simpel. Maar naarmate een bedrijf groeit, projecten zich opstapelen en de administratiedruk toeneemt, beginnen de scheurtjes zichtbaar te worden. Briefjes raken kwijt. Handschriften zijn niet altijd leesbaar. En op kantoor zit iemand elke week uren te overtikken die eigenlijk al ergens hadden moeten staan.
Schotanus Betonbouw herkende dit probleem. En besloot er iets aan te doen.
“Het moest simpel zijn. Onze mensen kennen hun vak, maar zijn niet zo digitaal. Als het te ingewikkeld wordt, werkt niemand ermee.”
De uitdaging voor Schotanus betonbouw
Schotanus Betonbouw is een betonbouwbedrijf waar vakmanschap centraal staat. De mensen op de werkvloer weten wat ze doen: beton storten, wapening plaatsen, constructies neerzetten die er decennialang staan. Administratie is niet hun eerste natuur, en dat hoeft ook niet. Maar de uren moeten wel correct worden bijgehouden. Voor de projectadministratie, voor de facturatie, voor het bewaken van budgetten.
Met urenbriefjes lukte dat in principe wel. Maar het systeem had steeds meer last van zijn eigen beperkingen. Briefjes die ergens tussen de bouwplaats en het kantoor verdwenen. Uren die op donderdag werden ingeleverd maar pas maandag werden verwerkt. En een administratief medewerker die aan het einde van de week een stapel papier had liggen die handmatig moest worden omgezet naar iets bruikbaars.
Samen met Durk Bosman zijn we gaan kijken hoe Schotanus de overstap kon maken naar online urenregistratie, maar dan wel op een manier die past bij de mensen in het bedrijf. Want een systeem dat niemand gebruikt, lost niets op.
De aanpak
De grootste valkuil bij digitale urenregistratie is overcompliceren. Veel systemen bieden eindeloze mogelijkheden: subprojecten, kostenplaatsen, activiteitcodes, goedkeuringsflows. Nuttig voor grote organisaties met complexe structuren, maar funest voor een bouwbedrijf waar de medewerkers gewoon hun uren willen invullen en verder willen met hun werk.
Schotanus is daarom bewust gekozen voor een minimale inrichting. Geen uitgebreide structuren, geen lange keuzelijsten, geen verplichte omschrijvingen. Alleen projecten. Medewerkers kiezen het juiste project en vullen hun uren in, meer niet.
Het dagelijkse gebruik ziet er zo uit: app openen, project selecteren, uren invullen. Dat is het. De hele handeling duurt minder dan een minuut. Er zijn geen vragen over welke kostenplaats je moet kiezen, geen verwarring over subcategorieën, geen reden om het uit te stellen.
Hoe minder keuzes, hoe makkelijker het werkt. Dat klinkt simpel, maar het vraagt een bewuste keuze om functionaliteit weg te laten die je niet nodig hebt.
Het resultaat voor schotanus betonbouw
De overstap leverde Schotanus Betonbouw direct tastbare voordelen op, zowel op de werkvloer als op kantoor.
- Geen losse formulieren meer die kwijtraken of onleesbaar zijn
- Uren staan direct in het systeem, geen handmatig overtikken
- Altijd direct inzicht in hoeveel uren er op een project zijn geboekt
- Minder administratiefouten en minder tijdverlies op kantoo
- Na een korte uitleg kon iedereen er direct mee aan de slag
Maar de echte winst zit misschien wel in iets wat moeilijker te meten is: rust. Geen gestapelde briefjes meer aan het einde van de week. Geen onzekerheid over of alle uren wel zijn binnengekomen. Geen gevoel dat de administratie altijd een stap achterloopt op de werkelijkheid.
Voor Schotanus betekent dat ook betere stuurinformatie. Als je op een dinsdagmiddag wil weten hoeveel uren er deze week al op project X zijn geboekt, hoef je niet te wachten tot vrijdag. Je opent het systeem en je ziet het. Dat geeft de mogelijkheid om bij te sturen als een project dreigt uit te lopen, in plaats van achteraf te constateren dat het al te laat is.
“Onze mensen zijn niet zo digitaal en toch werkt het”
Dit is de twijfel die we het vaakst horen bij bouwbedrijven die overwegen om over te stappen. En het is een terechte zorg. Je kunt nog zo’n mooi systeem implementeren, als de mensen op de werkvloer er niets mee doen, schiet je er niets mee op.
Bij Schotanus was dit ook een aandachtspunt. Niet iedereen is gewend om een app te gebruiken voor hun werk. Sommige medewerkers hebben een hekel aan verandering, en terecht: als iets jarenlang werkte, waarom zou je het dan anders doen?
Juist daarom is de inrichting zo minimaal mogelijk gehouden. Hoe minder iemand hoeft na te denken over het systeem, hoe groter de kans dat het gewoon gebruikt wordt. Na een korte introductie, geen uitgebreide training, gewoon even laten zien hoe het werkt, kon iedereen zelfstandig aan de slag. Geen weerstand, geen afhakers, geen medewerkers die stiekem toch weer een briefje invulden.
Dat is geen toeval. Dat is het gevolg van een systeem dat is aangepast aan het bedrijf, in plaats van een bedrijf dat zich moet aanpassen aan het systeem.
Wat dit laat zien
De overstap van Schotanus Betonbouw is een goed voorbeeld van hoe digitalisering in de bouw niet ingewikkeld hoeft te zijn. Je hoeft niet in één keer alles te automatiseren. Je hoeft niet te investeren in een complex systeem met tientallen functies die je toch nooit gebruikt.
Soms is de beste oplossing de eenvoudigste. Een systeem dat doet wat het moet doen, dat medewerkers zonder moeite kunnen gebruiken en dat direct resultaat oplevert. Minder papier. Minder fouten. Meer overzicht.
Werk jij ook nog met urenbriefjes?
Dan weet je hoe het voelt: briefjes kwijt, uren die je niet terugvindt, een administratie die altijd een stap achterloopt. Met een eenvoudige digitale inrichting kan het anders, sneller, overzichtelijker en zonder gedoe voor je mensen op de werkvloer.
Wil je sparren over wat voor jouw bedrijf het beste werkt? Neem contact op met Project Hours en we denken graag met je mee.