Vorige week sprak ik een transportondernemer over zijn urenregistratie voor chauffeurs. Hij liet zijn chauffeurs alles nog bijhouden op papier. “We doen het al 20 jaar zo,” zei hij. Tot de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) langskwam en hij €4.500 boete kreeg voor onvolledige administratie.
Dat verhaal hoor je vaker. Urenregistratie lijkt simpel, mensen tikken in en uit, en klaar. Maar voor vrachtwagenchauffeurs? Dat is een ander verhaal.
De realiteit achter het stuur
Een magazijnmedewerker werkt van 8 tot 5. Duidelijke tijden, vaste locatie. Maar vraag een chauffeur wanneer zijn dag begint. “Hangt ervan af,” zal hij zeggen. Files bij Utrecht. Wachten bij de loskade. Een onverwachte omleiding door wegwerkzaamheden.
Elk van die momenten moet geregistreerd worden. Niet omdat het leuk is, maar omdat de EU Verordening 561/2006 en de Arbeidstijdenwet Vervoer het verplichten. En terecht, een overmoeide vrachtwagenchauffeur op de snelweg is levensgevaarlijk.
Wat er allemaal vastgelegd moet worden
Waar een administratiekantoor alleen start- en eindtijd noteert, moet een chauffeur bijhouden:
Verplicht volgens wetgeving:
- Begin- en eindtijd van de dienst
- Alle pauzes en rusttijden (inclusief tijdstip en duur)
- Rijtijd per dag en week
- Wachttijden bij laden/lossen
- Locatie van dagelijkse en wekelijkse rust
Belangrijk voor het bedrijf:
- Gereden kilometers per rit
- Tankbeurten en brandstofhoeveelheden
- Laad- en lostijden (voor klantfacturatie)
- Eventuele vertragingen of incidenten
Probeer dat maar eens op een papiertje te doen terwijl je in een file staat.
Waarom standaard systemen falen
De meeste urenregistratiesystemen zijn ontworpen voor kantoren. Je scant je badge bij de ingang, het systeem rekent je uren uit, klaar. Maar chauffeurs hebben geen badge-scanner aan de A2.
Ze hebben te maken met:
- Constant wisselende locaties – vandaag Rotterdam, morgen Venlo, overmorgen Duitsland
- Onvoorspelbare werkdagen – een rit van 6 uur wordt 9 uur door files
- Meerdere registratiepunten – niet alleen tijd, ook kilometers, brandstof, wachttijd
- Offline situaties – geen 4G in Duitse tunnels of op industrieterreinen
Daarom zie je transportbedrijven vaak nog werken met papieren rittenboekjes of Excel-sheets die achteraf worden ingevuld. Foutgevoelig, tijdrovend en bij een inspectie vaak niet voldoende.
Hoe moderne oplossingen dit aanpakken
Slimme urenregistratie voor chauffeurs werkt anders. In plaats van een simpele klok-in/klok-uit knop, gebruik je een app die meerdere zaken tegelijk regelt:
De chauffeur start zijn dienst via zijn telefoon. De app registreert automatisch zijn locatie via GPS. Tijdens het rijden loopt de rijtijd mee. Bij een pauze tikt hij op ‘pauze’ – de app waarschuwt als de wettelijke rusttijd bijna om is.
Hij tankt? Scan de bon, klaar. Wachttijd bij de klant? Eén klik, en die tijd staat apart genoteerd (belangrijk voor doorberekening). Aan het eind van de dag ziet het kantoor in real-time wat er is gereden, hoeveel brandstof er is getankt en of alle rusttijden zijn nageleefd.
Geen administratie achteraf. Geen discussie over ritten van drie weken geleden. Geen stress bij een controle.
Wat dit oplevert (behalve minder stress)
Jan, eigenaar van een transportbedrijf met acht vrachtwagens, stapte vorig jaar over op digitale registratie. Zijn eerste reactie: “Dit had ik jaren geleden al moeten doen.”
De voordelen die hij direct merkte:
Minder administratieve rompslomp: waar zijn boekhoudster eerst uren bezig was met het uitpluizen van papieren formulieren, krijgt ze nu automatisch overzichten binnen. Tijd die ze nu gebruikt voor belangrijkere zaken.
Betere loonverwerking: chauffeurs kregen soms te weinig uitbetaald voor wachttijden, soms te veel door foutieve invoer. Nu klopt het altijd.
Inzicht in werkelijke kosten: hij zag pas dat één chauffeur structureel 15% meer brandstof verbruikte, maar evenveel uren onderweg was. Het bleek te gaan om agressief rijgedrag. Na een gesprek en wat coaching daalde het verbruik, wat hem €300 per maand bespaarde.
Voorbereiding op inspecties: een inspecteur kan elk moment langskomen. Met alles digitaal en compleet kun je binnen twee minuten alle gevraagde gegevens tonen.
Let op de privacy!
Een belangrijk punt dat vaak wordt vergeten: GPS-tracking van medewerkers valt onder de AVG. Je mag niet zomaar alles bijhouden wat een chauffeur doet.
Zorg dat je:
- Chauffeurs informeert over wat je registreert en waarom
- Een duidelijk privacybeleid hebt
- Alleen data verzamelt die je echt nodig hebt (werkgerelateerd)
- Data niet langer bewaart dan nodig
Sommige systemen hebben een ‘privémodus’ zodat chauffeurs tijdens pauzes niet getrackt worden. Verstandig om te gebruiken.
Is dit iets voor kleine bedrijven?
“Maar ik heb maar twee chauffeurs,” hoor ik vaak. Juist dan is het handig. Je hebt geen apart personeelsbureau dat de administratie doet. Elke minuut die je bespaart, kun je in je bedrijf steken.
Een goede app kost tussen de €10 en €30 per chauffeur per maand. Reken maar uit: als één chauffeur per week één uur minder bezig is met administratie, heb je dat er al uit. En dan heb je het nog niet eens over het voorkomen van boetes (die beginnen bij €1.500).
Waar moet je op letten bij een systeem?
Als je gaat zoeken naar een oplossing, let dan op deze punten:
- Werkt het offline? – niet overal is 4G-bereik
- Koppeling met loonadministratie – scheelt handmatig overtypen
- Gebruiksvriendelijk voor chauffeurs – als het ingewikkeld is, gebruiken ze het niet
- Nederlandse support – als er iets is, wil je gewoon kunnen bellen
- Voldoet het aan Nederlandse wetgeving? – sommige buitenlandse apps kennen onze regels niet
In de praktijk
Technologie alleen lost het niet op. Je moet met je chauffeurs goede afspraken maken. Wanneer beginnen ze hun dienst? Telt de rit van huis naar het eerste laadpunt mee? Hoe registreren ze wachttijd?
Eén transportbedrijf had een mooi systeem, maar vergat één ding: uitleggen waarom ze het deden. Chauffeurs dachten dat ze werden gecontroleerd en waren defensief. Na een goed gesprek, waarin de eigenaar uitlegde dat het vooral ging om correcte betaling en veiligheid, veranderde de sfeer compleet.
Praktijkvoorbeeld
Transportbedrijf Jansen (naam gefingeerd) had drie problemen: regelmatig te late betalingen omdat rittenadministratie niet klopte, klachten van chauffeurs over incorrecte salarisstroken, en angst voor ILT-controles.
Na invoering van digitale registratie:
- Facturen gingen dezelfde week nog de deur uit (in plaats van weken later)
- Nul klachten over salaris
- Bij de laatste ILT-controle alles direct kunnen tonen, geen problemen
De investering? €25 per chauffeur per maand. De opbrengst? Snellere cashflow, tevreden personeel en rustige nachten.
Tot slot
Urenregistratie voor chauffeurs is geen luxe, het is een noodzaak. Niet alleen omdat de wet het eist, maar omdat het je bedrijf beter maakt. Meer inzicht, minder administratie, betere betalingen.
Werk je nog met papier of Excel? Vraag jezelf af: wat kost me dat eigenlijk? Niet alleen in tijd, maar ook in fouten, stress en gemiste inzichten.
De transportwereld wordt niet langzamer of simpeler. Bedrijven die hun administratie op orde hebben, kunnen zich richten op waar het om gaat: goede service leveren en groeien.
Klaar om te starten? Test een systeem grondig met één of twee chauffeurs. Luister naar hun feedback. Pas het aan. En rol het dan pas uit naar de rest van het team. Zo voorkom je dat je investeert in iets dat uiteindelijk niet gebruikt wordt.
Veelgestelde vragen over urenregistratie voor chauffeurs
1. Waarom is urenregistratie voor chauffeurs zo anders dan voor kantoorfuncties?
Bij chauffeurs gaat het niet alleen om begin- en eindtijd. Je moet ook rijtijd, wachttijd, pauzes, rusttijden, locaties en soms zelfs brandstof en kilometers vastleggen. Dat wisselt per dag, per rit en per land. Een standaard prikklok of Excel-sheet is gemaakt voor vaste werktijden op één locatie, niet voor mensen die de hele dag onderweg zijn.
2. Waarom werkt Excel niet goed voor urenregistratie van chauffeurs?
In Excel moet alles handmatig worden ingevuld en bijgewerkt. Dat kost tijd, is foutgevoelig en sluit vaak niet aan op de eisen van ILT, de Arbeidstijdenwet Vervoer en de Europese rij- en rusttijden. Bovendien mis je zaken als automatische rijtijdregistratie, offline gebruik, GPS-locaties en duidelijke overzichten per chauffeur of per rit.
3. Welke gegevens moet ik minimaal vastleggen voor mijn chauffeurs?
In de praktijk gaat het om onder andere:
Begin- en eindtijd van de dienst
Rijtijden per dag en per week
Pauzes en rusttijden (met duur en tijdstip)
Wachttijden bij laden/lossen
Locatie van dagelijkse en wekelijkse rust
Eventueel: gereden kilometers, tankbeurten, laad- en lostijden en vertragingen
Met een systeem als Project Hours kun je deze gegevens centraal vastleggen, zodat je overzicht houdt en sneller kunt aantonen dat je aan de regels voldoet.
4. Mijn chauffeurs zijn niet zo ‘digitaal’. Gaan ze zo’n app wel gebruiken?
Dat is vaak een zorg, zeker als je overstapt van papier of Excel. In Project Hours werkt een chauffeur vooral met simpele acties: dienst starten, pauze starten, wachttijd registreren, dienst afsluiten. De rest gebeurt op de achtergrond. Door kort uit te leggen waarom je digitaliseert (betere betalingen, minder discussie, minder formulieren) en samen te oefenen, zie je meestal dat chauffeurs snel wennen.
5. Hoe gaat Project Hours om met privacy en GPS-tracking (AVG)?
GPS- en urenregistratie raken direct aan privacy. In Project Hours kun je instellen welke gegevens je registreert en wanneer. Denk aan: alleen tijdens werktijd tracken, een privémodus tijdens pauzes of woon-werk, en duidelijke bewaartermijnen. Daarnaast kun je chauffeurs informeren met een helder privacybeleid, zodat zij weten welke data je vastlegt en waarom.
6. Is digitale urenregistratie met Project Hours ook interessant als ik maar 2–3 chauffeurs heb?
Ja. Juist kleine transportbedrijven hebben weinig tijd voor administratie. Met Project Hours voorkom je dubbel werk in Excel, zorg je dat uren en vergoedingen kloppen en kun je sneller factureren. Vaak heb je de investering al terug als je per chauffeur wekelijks een uurtje administratie bespaart of één fout in loon of factuur voorkomt.