Urenregistratie is voor bijna elke bedrijf een noodzaak. Waarom dus geen gebruik maken van gratis urenregistratie? We weten allemaal, voor niet niets gaat de zon op. De redenen om urenregistratie kostenloos aan te bieden zijn uiteenlopend.  Meestal zijn een beperkt aantal features gratis beschikbaar in de hoop dat klanten gaan betalen voor extra features. Of er zijn wel degelijk kosten, zoals bij urenregistratie in Excel, waarbij licentiekosten voor het gebruik van Microsoft Office gemaakt worden. 

Tips voor gratis urenregistratie

Hier volgen 5 tips die je helpen bij het kiezen voor gratis urenregistratie.

Maak een urenregistratie in Excel

Veel bedrijven gebruiken Excel voor hun urenregistratie. Dit is een goede aanpak voor een urenregistratie voor een beperkt aantal medewerkers. Bedenk wel dat Excel niet zonder kosten is. Daarnaast is de opslag van gegevens en backups in de cloud niet gratis. Lees het artikel over urenregistratie in Excel als je hier mee wilt beginnen.

Gebruik gratis online urenregistratie

Veel aanbieders van online urenregistratie bieden gratis functionaliteit aan na een proefperiode. Bedenk wel dat deze veelal beperkt is, bijvoorbeeld:

  • Maximaal 1 tot 5 gebruikers.
  • Beperkt tot 1 project of klant.
  • Geen verplichte velden in gratis versie.
  • Mogelijkheden voor instellen van uurtarieven ontbreken.
  • Geen export naar Excel of koppelingen met andere systemen.

Als de ontbrekende features geen probleem voor je zijn, is gratis online urenregistratie wellicht een goede keuze.

Gebruik een online agenda

Je kunt uren bijhouden in Google agenda of Microsoft Outlook. Dit geeft een goed overzicht bij het invoeren, maar het is moeilijk om rapportages te maken. Er zijn tools om rapportages uit een online agenda te maken zoals bijvoorbeeld Urenregistratie vanuit Google Agenda

Urenregistratie in een online agenda kan een goede keuze zijn voor een ZZP-er die planning en urenregistratie in 1 tool wil combineren.

Download een gratis mobiele app

Er zijn veel mobiele applicaties voor urenregistraties. Deze zijn soms onderdeel van de gratis features van een online urenregistratie service. Daarnaast zijn er gratis urenregistraties apps waarbij wel reclameboodschappen verschijnen. Indien je uren voor jezelf wilt registreren is een gratis urenregistratie app met eenvoudige features wellicht een goede keuze.

Installeer open source urenregistratie

Indien je de mogelijkheid hebt om zelf een pakket te installeren dan is een open source urenregistratie oplossing misschien een optie. Dit is vooral een goede keuze voor urenregistratie met een team binnen het intranet van de organisatie. Dat kan een voorwaarde zijn voor bedrijven waarvoor het absoluut noodzakelijk is dat geen data buiten de organisatie gehost wordt.

Een voorbeeld van een open source pakket is Kimai Time Tracking. Bedenk wel dat het installeren van software binnen je organisatie niet zonder kosten is. Beheerders moeten tijd vrijmaken om het te installeren en te onderhouden en er is server en database capaciteit voor nodig.

Overweeg toch een betaald pakket

Tot slot kun je tot de conclusie komen dat er teveel nadelen kleven aan gratis urenregistratie. Een betaalde online oplossing is met name geschikt voor urenregistratie met teams. Daarbij zijn uurtarieven, gebruikersrollen en uitgebreide rapportage belangrijk. Er zijn geen verborgen kosten zoals softwarelicenties of serverbeheer. Door schaalgrootte kennen online aanbieders vaak hele redelijke prijzen. Kijk bijvoorbeeld eens naar Project Hours, een zeer betaalbaar online urenregistratie pakket.

gratis-urenregistratie-of-betaald-pakket