Urenregistratie is onmisbaar voor bijna elk bedrijf. Bijvoorbeeld voor inzicht in projectkosten of voor het verantwoorden van WBSO-subsidies. Om een goede urenregistratie op te zetten zijn een aantal zaken van belang. In dit artikel wordt ingegaan op de voornaamste vereisten voor een goede urenregistratie van een onderneming. Hiermee kan het inrichten en beheer van een digitale urenregistratie eenvoudig en overzichtelijk blijven.

Overzichtelijke Indeling

Een goede urenregistratie valt of staat met een overzichtelijke inrichting. Hiermee worden de uren in de juiste structuur opgeslagen voor rapportage. Het hangt af van de doeleinden waarvoor de administratie gemaakt wordt hoe zo’n structuur eruit kan zien. Een eenvoudige lijst met projecten kan voldoende zijn als er niet meer nodig is dan inzicht in uren per project te verkrijgen. Meestal is het wel nodig om extra activiteiten per project te specificeren, bijvoorbeeld als er verschillende kosten gerekend worden voor activiteiten.

Een enkele keer is het nodig om projecten met daaronder deelprojecten te specificeren. Dit is alleen zinvol als dit een reflectie van de organisatiestructuur is en er op hoofdprojecten gerapporteerd moet worden. Daarnaast kan het de invoer van uren makkelijker maken. Stel bijvoorbeeld een aannemer heeft een aantal grote bouwprojecten en elke bouwproject bestaat uit een aantal gebouwen. Het is voor personeel dan makkelijk om eerst het bouwproject en vervolgens het juiste gebouw te selecteren om uren te registreren.

Makkelijke invoer

Om accurate data te verkrijgen is het belangrijk dat het makkelijk is om uren in te voeren. Dit lijkt vanzelfsprekend maar in de praktijk valt er vaak veel te verbeteren. Hanteer zo weinig mogelijk invoervelden en houd selectielijstjes zo kort mogelijk. Dit laatste kan door per gebruikersgroep aan te wijzen welke projecten van toepassing zijn.

Daarnaast is het belangrijk dat personeel uren kan invoeren via hun mobiel. Bijna iedereen heeft een mobiel en er zijn veel werkplekken waar men wel beschikking heeft een mobiele telefoon maar niet over laptop. Bijvoorbeeld op een bouwplaats of onderweg naar een bezorging.

uren goedkeuren

Om juistheid te garanderen is het van belang om ingevulde uren te valideren en goed te keuren. Net als bij het invullen van uren is het zaak om dit efficiënt uit te voeren. De meeste urenregistratiesystemen maken het mogelijk om medewerkers aan te wijzen die voor een team of afdeling uren kunnen inzien en goedkeuren. Bij voorkeur ook via de mobiele urenregistratie-app.

rapportage

Uiteindelijk heeft het verzamelen van alle urenstaten weinig zin als er geen goede rapportage is. Rapportage is veelal geaggregeerde data zoals totalen per gebruiker of per project over een bepaalde tijdsperiode. Het favoriete bestandsformaat voor een rapport is Excel.

Excel heeft als voordeel dat het eenvoudig is om berekeningen toe te voegen aan data, zoals extra filters of totalen. Daarnaast kunnen Excel-bestanden eenvoudig worden geïmporteerd in andere systemen, bijvoorbeeld voor facturatie.

data afschermen

Tot slot maar niet minder belangrijk: hoe om te gaan met vertrouwelijke data. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld uurtarieven van medewerkers. Het is ongewenst dat iedereen die meer mag dan alleen uren invoeren kan zien wat uurtarieven zijn van alle medewerkers. Daarom is het van belang dat een urenregistratiesysteem verschillende rollen ondersteunt. Hiermee kan de toegang toe vertrouwelijke data worden beperkt.

Hoe verder?

Met deze uitgangspunten maakt u een goede start bij het opzetten van een urenregistratie. De uitgangspunten komen uit de praktijk van Project Hours, veel ondernemers zijn u voorgegaan. Het is belangrijk om eenvoudig te beginnen, wijzigingen en verbeteringen zijn altijd later nog mogelijk. Als uw personeel een tijdje gewerkt heeft met de urenregistratie komt er waardevolle feedback om het proces van uren invoeren verder te verbeteren. Houd ons hiervan op de hoogte dan kunnen we Project Hours verder verbeteren!