Dit artikel beschrijft kort wat de WBSO-regeling inhoudt en welke administraties vereist zijn. Het artikel zoomt vervolgens in op de vraag hoe u uren kunt bijhouden voor uw WBSO-administratie.
Wat is WBSO?
De afkorting staat voor ‘Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk’. Het is een regeling van de overheid om innovatief onderzoek te bevorderen. Bedrijven die van de regeling gebruik maken krijgen een korting op de premies voor volkszekeringen. Voor de WBSO is een administratie van WBSO-projecten en een urenadministratie verplicht. Als er ook WBSO-kosten en uitgaven zijn aangevraagd is hiervoor een administratie verplicht.
WBSO-urenregistratie
Voor de WBSO moet een urenregistratie worden bijgehouden. Deze moet de WBSO-uren per persoon, per dag, per project vastleggen. Daarnaast moet deze administratie in overeenstemming zijn met de verlof- en ziekteadministratie.
WBSO-projectadministratie
De projectadministratie voor WBSO dient de aard, inhoud en voortgang van speur- en ontwikkelingswerkzaamheden vast te leggen. Het is een administratie voor alleen de activiteiten die relevant zijn voor de WBSO. Dit kan heel divers zijn, denk aan vergaderstukken, prototypes, rapportages of software release notes.
WBSO administratieve kosten en uitgaven
Als WBSO-vergoeding is aangevraagd voor kosten en uitgaven, dan is een administratie voor WBSO kosten en uitgaven verplicht. In dat geval is het van belang documenten zoals facturen, betaalbewijzen, offertes en contracten te bewaren. Het is van belang dat alle documenten van een datum zijn voorzien.
WBSO uren bijhouden in Excel
De eenvoudigste oplossing is een urenregistratie in Excel. Daarvoor zijn sjablonen beschikbaar zoals de template op deze WBSO-pagina van de RVO. Een excel-template is een makkelijk manier om direct te beginnen met een urenregistratie. Het werkt goed voor een klein team maar er kleven ook nadelen aan een urenregistratie in Excel. Excel is niet geschikt om met heel veel mensen tegelijk in te werken. Lees meer over de voor- en nadelen van uren registreren in Excel in dit artikel.
Hoe kan ik online WBSO uren bijhouden?
Een online urenregistratie-tool heeft voordelen ten opzichte van Excel. De meeste online tools ondersteunen grote aantallen gebruikers. Daarnaast is de invoer van uren via een mobiele telefoon veel eenvoudiger met een online urenregistratie-app.
De inrichting van een online registratie voor WBSO kan heel eenvoudig zijn. Definieer de WBSO-projecten in de tool en laat de medewerkers de WBSO-uren onder deze projecten registeren. U kunt ook de bestaande urenadministratie van uw bedrijf combineren met WBSO. Maak in dat geval een WBSO-activiteit aan onder je bestaande projecten. Medewerkers kunnen dan de WBSO-uren onder de WBSO-activiteiten boeken en alle andere uren onder andere activiteiten.
Let op de volgende vereisten voor een WBSO-urenregistratie:
- Ziekte en verlof NIET onder WBSO-activiteiten registreren.
- Registreer WBSO-uren binnen 10 werkdagen na uitvoering.
- U kunt schuiven met WSO-uren tussen WBSO-projecten. Als aan een project minder uren wordt besteed, mag dat bij een ander WBSO-project geregistreerd worden.
Hoe lang moet ik de WBSO-urenadministratie bewaren?
U dient de WBSO-urenadministratie minimaal 7 jaar te bewaren. Indien u Excel gebruikt kunt u uw bestanden zelf eenvoudig (online) bewaren. Indien u uren online registreert, zal de online provider de uren een aantal jaren bewaren. Controleer in de algemene voorwaarden hoe lang dit is. Daarnaast kunt u rapportages downloaden en deze zelf bewaren.
WBSO-administratie met Project Hours
Project Hours is een eenvoudige online urenregistratietool en daarmee uitermate geschikt voor WBSO-urenadministratie. Definieer projecten en eventueel activiteiten in Project Hours en uw medewerkers kunnen direct beginnen met WBSO-urenadministratie. Project Hours bewaart gegevens voor 10 jaar dus u voldoet aan de bewaarverplichting voor de WBSO-administratie. Heeft u meer vragen over urenregistratie voor de WBSO-regeling? Aarzel niet om contact op te nemen!