Overuren bijhouden, een administratieve taak waar niemand zin in heeft. Helaas is het onvermijdelijk om overuren goed te registreren. Dus is het verstandig om dit zo makkelijk en efficiënt mogelijk te doen. En dat kan met Project Hours urenregistratie. In deze blog lopen we door de mogelijkheden voor het bijhouden van overuren in Project Hours.
Het komt er op neer dat er twee mogelijke aanpakken zijn om overuren bij te houden. Je kunt medewerkers zelf te laten aangeven wat de overuren zijn of je kiest ervoor om Project Hours dat te laten bepalen. In het laatste geval hoeven de medewerkers alleen maar hun uren te registreren. Project Hours bepaalt aan de hand van een schema of de geschreven uren onder overuren vallen of niet.
Medewerkers overuren zelf laten Bijhouden
Overuren bijhouden met tarieven
Je kunt in Project Hours op verschillende tarieven vastleggen. Medewerkers kunnen bij het schrijven uren een tarief kiezen. Hiermee kan de medewerker aangeven of de geschreven uren overuren zijn. Dit is heel flexibel, je kunt de tarieven precies zo instellen volgens jullie afspraken. Een nadeel is dat het een extra veld is voor medewerkers. Het maakt het registreren van tijd iets complexer.
Overuren bijhouden met activiteiten
De basis van Project Hours zijn projecten en activiteiten. Een aantal bedrijven heeft ervoor gekozen om de overuren als een activiteit te definiëren. Dit maakt het registreren van overuren heel eenvoudig: de medewerker kiest een project en kiest vervolgens in de lijst met activiteiten de juiste code voor overuren.
Hieronder is een korte video over hoe je uurtarieven kunt toepassen in Project Hours om overuren te registeren:
Automatische overuren bijhouden
Eenvoudig voor de gebruiker
Automatisch overuren berekenen heeft als voordeel dat de ureninvoer voor de medewerker eenvoudig blijft. Er is geen noodzaak om een extra tarief of een speciale activiteit te selecteren. In Project Hours kun je voor elke medewerker contractgegevens opvoeren met daarin de overurenpercentages voor zaterdagen en zondagen. Medewerkers hoeven alleen maar hun uren in te voeren. In de rapportage wordt vervolgens aan de hand van de contractgegevens bepaald welke uren onder overuren vallen en wat het percentage is.
Per project overuren instellen
Later dit jaar (2022) komt er een module in Project Hours beschikbaar waarbij het mogelijk is om per project in te stellen welke overuren percentages van toepassing zijn op bepaalde tijden. Je kunt dan bijvoorbeeld een nachttarief van 23:00 to 06:00 instellen.
Rapportage van overuren
Overzichten met bijgehouden overuren zijn beschikbaar in Excel rapporten die gedownload kunnen worden. Je kunt overzichten per maand of per week downloaden. Daarnaast kun je ook simpelweg een lijst met alle ureninvoer downloaden in Excel. Hiermee kun je zelf rapporten maken, in Excel of bijvoorbeeld door Excel-rapporten te importeren in Microsoft PowerBI.
Hoe verder
Geïnteresseerd? Neem een gratis proefabonnement op Project Hours om één en ander uit te proberen. Er zijn geen verplichtingen en de lengte van de proefperiode is twee maanden. Dit geeft voldoende tijd om veel overuren te laten bijhouden. Je kunt dan de rapportage van overuren goed uitproberen.