Veel zzp’ers vragen zich af of urenregistratie verplicht is. In 2026 speelt die vraag nog steeds, mede doordat transparantie richting de Belastingdienst en opdrachtgevers steeds belangrijker wordt. Tegelijkertijd bestaat er veel onduidelijkheid over wat nu moet, wat wordt verwacht en wat vooral verstandig is om te doen.
In dit artikel wordt uitgebreid uitgelegd wanneer urenregistratie verplicht is voor zzp’ers, wanneer niet, hoe de Belastingdienst hiernaar kijkt en waarom het in de praktijk bijna altijd verstandig is om gewerkte uren structureel vast te leggen.
Is urenregistratie verplicht voor zzp’ers?
Het korte antwoord is: nee, urenregistratie is niet in alle gevallen wettelijk verplicht voor zzp’ers. Er bestaat geen algemene wet die iedere zelfstandige verplicht om dagelijks of wekelijks zijn gewerkte uren vast te leggen.
Dat betekent echter niet dat urenregistratie vrijblijvend is. In veel situaties is het indirect wél noodzakelijk om uren bij te houden. Niet omdat dit expliciet in de wet staat, maar omdat een zzp’er zonder urenregistratie bepaalde rechten, voordelen of onderbouwing mist.
De verwarring ontstaat vaak doordat verplichting en bewijslast door elkaar worden gehaald. De wet schrijft geen vaste methode voor, maar verwacht wel dat een zzp’er zijn administratie kan onderbouwen wanneer dat nodig is.
Wanneer is urenregistratie wel noodzakelijk?
Urenregistratie wordt in de praktijk noodzakelijk zodra een zzp’er gebruik wil maken van fiscale regelingen of wanneer er verantwoording moet worden afgelegd richting de Belastingdienst of andere partijen.
Het bekendste voorbeeld is het urencriterium. Om in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek moet een zzp’er kunnen aantonen dat minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming is besteed. Dat gaat niet alleen om factureerbare uren, maar ook om indirecte werkzaamheden zoals administratie, acquisitie, reistijd en voorbereiding.
Zonder urenregistratie is het vrijwel onmogelijk om dit overtuigend te onderbouwen bij een controle. Een globale schatting achteraf wordt in de praktijk vaak onvoldoende gevonden.
Daarnaast kan urenregistratie noodzakelijk zijn bij controles door de Belastingdienst, bij subsidies of fiscale regelingen waarbij tijdsbesteding een rol speelt, of wanneer opdrachtgevers vragen om inzicht in bestede uren, bijvoorbeeld bij projectmatig werk of nacalculatie.
Wanneer is urenregistratie niet verplicht?
Zzp’ers die geen gebruikmaken van het urencriterium en geen specifieke verantwoording hoeven af te leggen, zijn niet wettelijk verplicht om hun uren bij te houden. Dit geldt bijvoorbeeld voor zelfstandigen die parttime ondernemen of bewust afzien van bepaalde fiscale voordelen.
Toch blijft ook in deze situaties urenregistratie vaak verstandig. Zonder overzicht ontbreekt inzicht in hoeveel tijd daadwerkelijk wordt besteed aan opdrachten, administratie en overige werkzaamheden. Dat maakt het lastiger om tarieven te beoordelen, winstgevendheid te analyseren en keuzes te maken over werkdruk of groei.
Urenregistratie fungeert in dat geval minder als verplichting en meer als stuurinstrument voor de onderneming.
Wat verwacht de Belastingdienst van zzp’ers?
De Belastingdienst schrijft geen specifieke vorm van urenregistratie voor. Er is dus geen verplicht Excel-format, geen vaste app en geen standaardtemplate die gevolgd moet worden. Wel wordt verwacht dat een zzp’er zijn administratie logisch, consistent en controleerbaar kan onderbouwen.
Dat betekent dat urenregistratie moet aansluiten bij de praktijk van de onderneming. Uren moeten herleidbaar zijn tot concrete werkzaamheden en een realistisch patroon laten zien. Achteraf ingevulde schattingen zonder onderbouwing of sterke afwijkingen worden bij controles regelmatig afgekeurd.
Een structurele registratie per dag of per project biedt daarbij meer zekerheid dan losse notities of globale maandtotalen.
Hoe kun je als zzp’er uren registreren?
Zzp’ers registreren hun uren op verschillende manieren. Veel zelfstandigen starten met Excel, omdat dit laagdrempelig is en eenvoudig lijkt voor een beperkt aantal opdrachten. Excel kan geschikt zijn zolang het overzichtelijk blijft en consequent wordt bijgehouden.
Naarmate het aantal projecten groeit of wanneer inzicht per opdrachtgever belangrijk wordt, stappen veel zzp’ers over op een digitaal urenregistratiesysteem of urenregistratie software. Deze systemen bieden automatische berekeningen, historie, rapportages en minder kans op fouten.
Welke methode geschikt is, hangt af van de complexiteit van het werk, het aantal opdrachtgevers en de mate waarin verantwoording nodig is.
Waarom urenregistratie ook zonder verplichting verstandig is
Ook wanneer urenregistratie niet wettelijk verplicht is, biedt het duidelijke voordelen. Het helpt bij het correct factureren van opdrachten, geeft inzicht in het rendement per project en maakt zichtbaar waar tijd verloren gaat.
Daarnaast is urenregistratie waardevol bij groei, samenwerking of het aannemen van personeel. Zonder inzicht in tijdsbesteding wordt het lastig om processen te verbeteren of realistische planningen te maken.
In de praktijk blijkt dat zzp’ers die hun uren structureel bijhouden, meer grip hebben op hun bedrijf en beter voorbereid zijn op vragen van buitenaf.
Veelgestelde vragen over urenregistratie voor zzp’ers in 2026
Is urenregistratie verplicht voor zzp’ers in 2026?
Nee, niet in alle gevallen. Alleen in specifieke situaties, zoals bij het urencriterium, is urenregistratie noodzakelijk om aanspraak te maken op fiscale voordelen.
Moet een zzp’er uren bijhouden voor de Belastingdienst?
Niet standaard, maar de Belastingdienst kan hierom vragen bij controle. Dan moet de urenregistratie logisch en onderbouwd zijn.
Hoe toon je het urencriterium aan als zzp’er?
Door een overzicht bij te houden van gewerkte uren per dag of per project, inclusief indirecte werkzaamheden.
Mag urenregistratie in Excel voor zzp’ers?
Ja, zolang de registratie consistent en controleerbaar is en aansluit bij de praktijk van de onderneming.
Wat gebeurt er zonder urenregistratie bij controle?
Zonder urenregistratie wordt het lastig om fiscale voordelen te behouden of claims te onderbouwen.