hun uren invoeren zegt veel over hoe organisaties met tijdregistratie omgaan. Worden uren direct na
het werk geregistreerd, of pas later gereconstrueerd?
Project Hours. We keken naar de dag en het tijdstip van invoer, de vertraging tussen werkdatum en
registratiemoment, en het verschil tussen mobiele en desktopregistraties.
Maandag is zelfs de drukste registratiedag. Wat de data wél duidelijk laat zien: binnen vrijdag
ontstaat een opvallende middagpiek. Dat noemen we in dit artikel het vrijdagmiddag-effect.
Maandag is de drukste registratiedag, vrijdag staat op de tweede plaats
Het eerste overzicht laat zien op welke weekdagen uren worden ingevoerd. Hieruit blijkt dat registraties
niet uitsluitend aan het einde van de week plaatsvinden. Maandag is met 88.919 registraties
de drukste registratiedag. Vrijdag volgt met 80.912 registraties.
Figuur 1: Aantal urenregistraties per weekdag op basis van 417.162 anonieme registraties.
Dit is een belangrijk nuancepunt. De data ondersteunt niet de conclusie dat urenregistratie vooral
aan het einde van de week gebeurt. Wel laat de data zien dat vrijdag een van de drukste werkdagen is
voor urenregistratie, na maandag.
Het vrijdagmiddag-effect zit vooral binnen de vrijdag zelf
De meest interessante bevinding ontstaat wanneer we inzoomen op vrijdag. Van alle registraties die
op vrijdag worden ingevoerd, gebeurt 52,0% tussen 12:00 en 17:00 uur.
Dat zijn 42.074 registraties.
De piek ligt rond het begin en midden van de middag. De drukste uren op vrijdag zijn:
- 14:00 uur: 11.174 registraties
- 13:00 uur: 9.122 registraties
- 15:00 uur: 8.410 registraties
Het vrijdagmiddag-effect betekent dus niet dat vrijdag veruit de drukste dag van de week is.
Het betekent dat registraties op vrijdag opvallend sterk in de middag geconcentreerd zijn.
Veel uren worden achteraf geregistreerd
Naast het moment van invoer is vooral de vertraging tussen werkdatum en registratiemoment relevant.
Uren die pas later worden ingevoerd, zijn gevoeliger voor schattingen, afrondingen en vergeten details.
De analyse laat zien dat een groot deel van de uren niet op dezelfde dag wordt ingevoerd als waarop
het werk plaatsvond. Dat maakt de timing van urenregistratie belangrijk voor de kwaliteit van
projectdata.
Mobiele gebruikers registreren sneller dan desktopgebruikers
Een opvallend verschil zien we tussen mobiele en desktopregistraties. Mobiele gebruikers registreren
hun uren gemiddeld aanzienlijk sneller na de werkdatum dan desktopgebruikers.
Dit suggereert dat mobiele urenregistratie de drempel verlaagt om direct of sneller te registreren:
onderweg, op locatie, direct na een afspraak of kort na afronding van werkzaamheden.
De heatmap toont het totale patroon
De heatmap combineert weekdag en uur van invoer. Daardoor wordt zichtbaar waar de drukste momenten
voor urenregistratie liggen.
De heatmap bevestigt dat urenregistratie vooral tijdens kantooruren plaatsvindt, met duidelijke pieken
op werkdagen. Voor vrijdag valt vooral de concentratie in de middag op.
Waarom dit belangrijk is
Urenregistratie is voor veel organisaties meer dan administratie. Het vormt de basis voor facturatie,
projectbewaking, capaciteitsplanning, nacalculatie en productiviteitsinzichten.
Wanneer uren pas later worden ingevoerd, neemt de kans toe dat registraties minder nauwkeurig zijn.
Niet omdat medewerkers onzorgvuldig zijn, maar omdat het geheugen simpelweg minder betrouwbaar wordt
naarmate er meer tijd tussen werk en registratie zit.
Wat organisaties hiervan kunnen leren
1. Kijk niet alleen naar óf uren worden geregistreerd, maar ook wanneer
Een complete urenstaat is waardevol, maar het moment van registratie zegt iets over de betrouwbaarheid
van de onderliggende data.
2. Vrijdagmiddag is een logisch controlemoment
Omdat vrijdagmiddag veel registratieactiviteit laat zien, kan dit een geschikt moment zijn voor
herinneringen, controles of weekafsluiting.
3. Mobiel registreren kan de vertraging verkleinen
Als medewerkers direct op locatie of onderweg kunnen registreren, wordt de kans groter dat uren dichter
op het werkmoment worden ingevoerd.
Conclusie
Het vrijdagmiddag-effect bestaat, maar met nuance. De data laat niet zien dat urenregistratie uitsluitend
of vooral aan het einde van de week plaatsvindt. Maandag is de drukste registratiedag.
Wat de data wél laat zien, is dat registraties op vrijdag sterk geconcentreerd zijn in de middag:
52,0% van alle vrijdagregistraties vindt plaats tussen 12:00 en 17:00 uur.
Voor organisaties is vooral de bredere les belangrijk: hoe sneller uren worden geregistreerd, hoe
betrouwbaarder de data waarschijnlijk is. Eenvoudige en mobiele urenregistratie kan daarbij helpen.
Onderzoeksverantwoording
Voor dit onderzoek zijn geanonimiseerde urenregistraties uit ProjectHours geanalyseerd. De dataset
bevatte onder andere de werkdatum, het moment van registreren, de geregistreerde tijdsduur en het
gebruikte platform: mobiel of desktop.
Persoonlijke gegevens, projectnamen, klantnamen en opmerkingen zijn niet meegenomen in de analyse.
De resultaten zijn uitsluitend op geaggregeerd niveau bekeken. In totaal zijn
417.162 registraties onderzocht.
Belangrijk: in dit onderzoek betekent “registratiedag” de dag waarop een urenregel is ingevoerd.
Dat is dus niet noodzakelijk dezelfde dag als waarop het werk is uitgevoerd.
