Hoe motiveer je medewerkers om UREN Te REGISTREREN?
UREN REGISTREREN, NIEMAND Vindt het leuk
Uren registreren, het lijkt wel dat niemand er ooit zin in heeft. Je hebt een urenregistratiesysteem uitgezocht, projecten opgezet, maar helaas, een ijzige stilte is neergedaald rondom je urenregistratie.
Maar wanhoop niet, dat hoeft niet zo te blijven. Met een aantal eenvoudige middelen is het mogelijk om het registreren van uren vanzelfsprekend te maken voor iedereen. Je zult zien dat het heel goed mogelijk is om met je team een goede urenverantwoording op te bouwen.
eenvoudige tijdsregistratie begin direct
De succesfactor voor een goede urenregistratie is dat het eenvoudig moet zijn. Niemand zit er op te wachten zijn werkzaamheden te moeten onderbreken om omslachtige administratieve handelingen te doen. Het registreren van uren zo eenvoudig mogelijk maken geeft de beste garantie dat de gewerkte uren ook daadwerkelijk juist geregistreerd worden.
STAPPEN voor verbetering urenregistratie
- Leg uit wat de waarde is van urenregistratie. Soms is het alleen maar nodig om je team goed uit te leggen waarom het nodig is om uren te registreren. Neem er even de tijd voor en laat zien wat er gebeurd met de ingevulde uren. Een voorbeeld is een factuur met daarop urentotalen. Op deze wijze gaat iedereen begrijpen dat urenregistratie een essentieel onderdeel van het werkproces is.
- Neem de tijd om het team in te werken. Zorg voor de iedereen begrijpt hoe uren geregistreerd moeten worden. Misschien een keer samen uren invullen met het team. Hiermee schep je de mogelijkheid om samen het proces te bespreken. Maak een korte handleiding met daarin de stappen en verschillende opties om uren te registreren.
- Integreer urenregistratie in het werkproces. Maak het zo makkelijk mogelijk om uren in te vullen. Bijvoorbeeld door uren te registreren op de mobiele telefoon in plaats van een laptop. Zorg ervoor dat selectielijstjes zo kort mogelijk blijven. Bijvoorbeeld door medewerkers alleen te laten kiezen uit de projecten waar zij aan werken zodat ze niet door een lange lijst met projecten hoeven te bladeren.
- Zorg dat uren registreren extra waarde krijgt. Een goede integratie in het werkproces gaat al een heel eind, maar er zijn meer manieren. Gebruik de informatie over de activiteiten van het team om het team meer inzicht te geven in hun werk. Veel mensen zijn zich er niet van bewust hoeveel tijd er bijvoorbeeld aan het lezen van email en bijwonen van vergaderen besteed wordt. Dit inzichtelijk maken kan helpen om effectiever te werken. Door bijvoorbeeld alleen ’s ochtends email te beantwoorden en gericht tijd in te ruimen voor andere projectactiviteiten.
TEAMWERK
Urenregistratie lijkt een individuele actie, maar het is teamwerk. Tijdschrijven is een schakel in het bedrijfsproces. Het gaat alleen maar werken als het hele team meewerkt. Dit kun je benadrukken door urenoverzichten met resultaten te delen met team. Maak iemand verantwoordelijk voor het volledig invullen van uren door het team.
Wat niet werkt is om mensen aan de schandpaal te nagelen omdat uren niet zijn ingevuld! Wat wel werkt is vriendelijk vragen en een bedankje geven voor het invullen van uren. Het helpt om een vast moment voor urenregistratie te bepalen en vooraf herinneringen te sturen. Leg bij de herinneringen uit waarom het registreren van uren noodzakelijk is.
Geef een beloning. Dit is lastig, hoe doe je dit zonder dat het betuttelend aanvoelt? Wat goed werkt is om niet personen individueel aan te spreken, maar dit als een teamverantwoordelijk uit te leggen en bijvoorbeeld een bedankje aan het hele team te geven voor een goede urenverantwoording van de afgelopen maand.
Er zijn allerlei creatieve manieren om aandacht te schenken aan urenregistratie. Er zijn bedrijven die een ingevulde urensheet als voorwaarde stellen voordat je aan de bedrijfsborrel kunt beginnen! Kijk eens in de organisatie hoe anderen aandacht vragen, nemen ze wat tijd in een vergadering om iets aan te kondigen? Krijg je weleens verzoeken in Slack of Teams?
Tips & tops?
Hopelijk zijn bovendstaande tips nuttig. Uiteraard zijn er meer manieren om urenregistratie verbeteren, lees bijvoorbeeld eens dit artikel over uren berekenen voor je werk. Heb jij een goede tip of kun je bevestigen wat goed werkt voor jullie? Laat het ons weten door hieronder een reactie achter te laten, dan hebben we er allemaal wat aan!
Goede tips om het registreren van uren te verbeteren! Het uitleggen van de waarde van urenregistratie aan het team is inderdaad essentieel, zodat iedereen het belang ervan begrijpt en zich er meer bij betrokken voelt. Het inwerken van het team en het maken van een korte handleiding zijn ook nuttige stappen om ervoor te zorgen dat iedereen het registratieproces begrijpt en gemakkelijk kan volgen. Het delen van creatieve manieren om aandacht te besteden aan urenregistratie kan ook leuk zijn en de betrokkenheid vergroten. Ik zal zeker deze tips bespreken met mijn team om onze urenregistratie te verbeteren. Bedankt voor het delen van deze waardevolle inzichten!
Met vriendelijke groet,
Joost
De benadering van urenregistratie als teamverantwoordelijkheid is verfrissend – ik kijk uit naar het toepassen van deze tips en zien hoe ze ons proces verbeteren!
Dag Anne,
Bedankt voor je reactie! Hou ons op de hoogte van jullie ervaringen met urenregistratie, misschien komen er nieuwe goede tips aan het licht, ik zal deze dan toevoegen aan het artikel.
Leuk stuk om te lezen! Veel van de tips komen me bekend voor uit boeken. Vooral het idee om iemand verantwoordelijk te maken voor het registreren van de uren van het team vind ik sterk. Wanneer iemand verantwoordelijk is voor een taak, neemt diegene deze serieuzer en is de kans groter dat het correct wordt uitgevoerd. Bovendien hoef je minder mensen achter de broek aan te zitten.
Een aanvullende tip, geïnspireerd door het boek Atomic Habits, is de 30-dagenregel. Volgens deze regel wordt een activiteit na 30 dagen een gewoonte. Als je merkt dat bepaalde personen de urenregistratie steeds vergeten, maak dan afspraken dat zij bijvoorbeeld elke maandagmorgen hun week beginnen met urenregistratie, of elke ochtend. Na 30 dagen van bewust handelen zal deze taak vanzelf een routine worden.
Dag Stan, goede tip! De feedback die wij van bedrijven krijgen is dat het een grote uitdaging is om alle werknemers hun uren goed te laten invullen. Alleen een goed urenregistratiepakket invoeren is niet voldoende, het gaat erom dat de urenregistratie volledig is. Deze methode om routine te ontwikkelen kan daar zeker aan bijdragen.