Bruns B.V. is een bedrijf dat wereldwijd hoogwaardige tentoonstellingen en exhibits ontwikkelt voor musea en onderzoekers- en informatiecentra. Met meer dan honderd werknemers en een groot aantal projecten is het een organisatie waarbij een goede urenadministratie onontbeerlijk is.
Het probleem
Bram Rombouts, hoofd administratie bij Bruns B.V., legt uit dat tot voor kort de urenregistratie en verreden kilometers werden bijgehouden in een Access database. Er traden veel storingen op en systeemonderhoud was lastig. Zo was het bijvoorbeeld niet eenvoudig om nieuwe medewerkers aan het systeem toe te voegen. Er werd besloten het oude urenregistratiesysteem te vervangen met een systeem dat eenvoudig te gebruiken is en weinig onderhoud vergt.
De oplossing
Na een zoektocht kwam Bruns B.V. bij Project Hours uit. ‘Projecten en subprojecten registreren was precies wat we nodig hadden, dit zagen we wat minder bij andere systemen’, aldus Rombouts. Hij vervolgt: ‘Het invoeren van uren is makkelijk en ook de kilometerregistratie werkt prettig. Zo’n 90 procent van de werknemers gebruikt de mobiele app van Project Hours om uren in te voeren. Voorheen moest iedereen uren doorbellen, nu kunnen de medewerkers op locatie direct de uren invoeren op de mobiele telefoon’.
Integratie in het bedrijfsproces
De urenregistratie is zoveel mogelijk in het bedrijfsproces geïntegreerd met automatische koppelingen. Om dit te bereiken is de projectadministratie in Microsoft Business Central gekoppeld met de API van Project Hours. Op deze manier is het eenvoudig om projectgegevens tussen de systemen uit te wisselen.
Dit werkt twee kanten op. Enerzijds wordt de lijst met projecten automatisch in Project Hours gesynchroniseerd zodat de medewerkers altijd de juiste projecten kunnen vinden voor urenregistratie. Daarnaast worden elke dag de geregistreerde uren automatische geëxporteerd voor rapportage met Power BI. Er wordt een handmatige export van uren gedaan in Excel voor dagelijkse verwerking in Business Central. Uiteraard is dit een onderdeel van het proces dat verder geautomatiseerd kan worden.
De toekomst
Rombouts is blij dat er nu een toekomstbestendig systeem is voor de administratie van Bruns B.V. De problemen met invoeren van gegevens en systeemonderhoud behoren tot het verleden en de automatische koppelingen en rapporten besparen veel tijd.
Er is natuurlijk ruimte voor verdere verbetering. In overleg met Rombouts gaat Project Hours uitgebreid worden met verbeterde mogelijkheden voor het gereed melden van uren zodat het eenvoudig wordt om vast te stellen of alle medewerkers hun uren compleet hebben ingevuld. Daarnaast zal er een mogelijkheid komen om medewerkers een bericht te sturen om uren in te vullen als dat nog niet gebeurd is.
Door de samenwerking met klanten zoals Bruns B.V. wordt Project Hours een beter systeem dat de juiste oplossing biedt voor urenregistratie bij bedrijven.
