Voordat gebruikers verlof kunnen aanvragen, moeten er verlofactiviteiten aangemaakt worden. Zonder deze activiteiten kan het systeem geen verlofaanvragen verwerken. Dit is essentieel voor het indienen en bijhouden van verlofuren, en zorgt ervoor dat verlofaanvragen correct worden geregistreerd en verrekend met de beschikbare vakantieuren.
- Ga naar ‘Administratie’ > ‘Projecten en activiteiten’.
- Voeg een nieuw project toe, bijvoorbeeld met de naam ‘Verlof’.
- Selecteer het verlofproject en voeg onderaan een activiteit toe, bijvoorbeeld met de naam ‘Vakantie’. Stel onderaan ‘Is een verlofactiviteit’ in op ‘Ja’. (Hoe je activiteiten aanmaakt, behandelen we in het hoofdstuk ‘Inrichting’, onderdeel ‘Projecten en activiteiten’).
- Klik op ‘Toevoegen’. Vanaf nu kunnen medewerkers deze activiteit selecteren bij verlofaanvragen, en worden de verlofuren automatisch gecorrigeerd met de openstaande vakantie-uren.
Onbetaald verlof
Bij het instellen van verlofactiviteiten is het belangrijk om onderscheid te maken tussen betaald en onbetaald verlof. Onbetaald verlof moet namelijk niet ten koste gaan van de vakantieuren die een medewerker heeft opgebouwd. Voeg daarom aan het vakantieproject een aparte verlofactiviteit toe voor onbetaald verlof, maar kies hier ‘Nee’ bij de optie ‘Is een verlofactiviteit’. Zo worden deze uren niet automatisch verrekend met de vakantieuren in het systeem.
Automatische correctie van verlofuren
Als een medewerker een contract heeft met gespecificeerde werkuren per dag in Project Hours, worden verlofuren automatisch geregistreerd en verrekend met de beschikbare vakantieuren bij het goedkeuren van een verlofaanvraag. Zonder deze specificatie moet de medewerker of beheerder de verlofuren handmatig registreren. Het goedkeuren van verlof heeft dus geen invloed op deze processen, maar zorgt bij goedkeuring wel ervoor dat het verlof zichtbaar wordt in de vakantiekalender.
E-mailnotificaties voor verlofaanvragen
Wil je een melding ontvangen wanneer er een verlofaanvraag klaarstaat voor goedkeuring?
- Ga naar ‘Administratie’ > ‘Instellingen’.
- Vink de optie ‘Email-notificatie sturen voor goedkeuren van verlof’ aan onder de ‘Feature-instellingen’.