Door Project Hours | Leestijd: ± 7 minuten
Bijna elke organisatie heeft te maken met urenregistratie. En toch loopt het in de praktijk vaak mis: uren worden te laat ingevuld, projectkosten kloppen niet, en de salarisadministratie wacht weer op een stapel Excel-sheets. Hoe los je dat op?
Het antwoord zit niet in nog meer functies of een duur, complex systeem. Het antwoord zit in de juiste functies, de functies die jouw dagelijkse werk daadwerkelijk makkelijker maken, zonder dat je er elke dag bij hoeft na te denken.
In dit artikel zetten we de tien functies op een rij die er in 2026 echt toe doen. Gebaseerd op wat MKB-bedrijven in de praktijk nodig hebben, en wat wij bij Project Hours dagelijks terugzien bij onze gebruikers.
Functie 1: Het invullen van uren
Het klinkt als een redelijk open deur, maar de belangrijkste functie voor urenregistratiesoftware is: Het kunnen invullen van uren. Er zit alleen een duidelijk verschil in hoe je dat het prettigst doet. Dat verschilt namelijk per persoon en per situatie.
In een goed urenregistratiesysteem kun je uren op drie manieren invoeren:
- Direct een aantal uren opgeven
- Werken met een begin- en eindtijd
- De ingebouwde timer gebruiken
De urenregistratie-app berekent de gewerkte uren voor je. Voor een bouwvakker die snel wil inchecken op de bouwplaats werkt de directe invoer het fijnst. Een consultant die precies wil weten hoe lang een overleg duurde, gebruikt liever de timer.
De timer loopt door op de server van Project Hours, ook als je de app of je telefoon afsluit. Zo verlies je nooit tijd als je per ongeluk de app wegklikt. Project Hours Dat klinkt als een detail, maar in de praktijk scheelt het heel wat frustratie.
Functie 2: Een goede timer
Timers zijn in veel urenregistratietools een bijzaak. Ze stoppen als je de app afsluit, of ze synchroniseren niet goed tussen je telefoon en je laptop. Herkenbaar?
Bij Project Hours kun je de timer pauzeren en hervatten wanneer dat nodig is. Na het opslaan kun je de tijd nog bewerken, bijvoorbeeld om een opmerking toe te voegen. Zo houd je controle over je registraties, ook als een dag onverwacht anders loopt dan gepland.
Functie 3: Gemakkelijk Projecten en activiteiten kunnen structureren
Goede urenregistratie begint vóór de eerste geboekte minuut: met een heldere structuur van projecten en activiteiten.
In Project Hours definieer je projecten en activiteiten vooraf. Activiteiten kun je specifiek voor een project instellen, of beschikbaar maken voor alle projecten tegelijk. Dat maakt het voor medewerkers makkelijk om altijd de juiste categorie te kiezen, en voor managers makkelijk om achteraf zinvolle rapporten te draaien.
Een goede structuur is ook de basis voor verlofregistratie. Door verlofsoorten zoals ‘Vakantie’ of ‘Onbetaald verlof’ onder één categorie ‘Verlof’ te hangen, kun je eenvoudig totalen van alle verlofuren bekijken via een Excel-rapport.
Functie 4: Urenbegroting en budgetbewaking
Weten hoeveel uren je hebt geboekt is één ding. Weten of je nog binnen je begroting zit, is wat telt voor de winstgevendheid van een project.
Met de urenbegroting in Project Hours vergelijk je geboekte uren direct met de begrote uren. Je kunt filteren op gebruikers en totalen per project bekijken. Zo zie je in één oogopslag of een project op schema ligt of dreigt te ontsporen, en kun je bijsturen voordat het te laat is.
Dit is precies de functie die gebruikers het vaakst missen in eenvoudigere tools, en die het verschil maakt tussen een systeem dat alleen administreert en een systeem dat ook inzicht geeft.
Functie 5: Materiaal- en kostenregistratie
Voor bedrijven in de bouw, techniek of zorg is urenregistratie niet het hele verhaal. Materialen die op een project zijn gebruikt, moeten ook worden vastgelegd, anders klopt de projectfactuur aan het einde van de maand niet.
In Project Hours registreer je naast uren ook gebruikte materialen per project. Kosten kunnen automatisch worden berekend op basis van vooraf vastgelegde prijzen, maar je kunt ook handmatig kosten invoeren. Zo mis je nooit meer een materiaalpost, ook niet die kleine dingen die anders makkelijk vergeten worden.
In het urenregistratiesysteem voeren medewerkers uren, materiaalkosten, reiskosten en andere onkosten eenvoudig in, onderweg op de telefoon of tablet, of thuis via laptop of desktop.
Functie 6: Uurtarieven per gebruiker of activiteit
Niet iedereen in je team factureert hetzelfde uurtarief. En voor sommige projecten gelden andere tarieven dan voor andere. Goede urenregistratiesoftware houdt daar rekening mee.
In Project Hours stel je uurtarieven in op drie manieren: een vast tarief per gebruiker, een tarief per activiteit, of een flexibele lijst met tarieven waaruit medewerkers bij het registreren kunnen kiezen. Die laatste optie is de meest flexibele en maakt het mogelijk om voor elke combinatie van project en activiteit een ander tarief te hanteren.
Dit maakt het systeem geschikt voor zowel een kleine zelfstandige met één tarief als een middelgroot adviesbureau met tientallen klant-specifieke tariefafspraken.
Functie 7: Het kunnen (goed)keuren van uren
Uren die niet zijn gecontroleerd, zijn uren waarop je niet kunt vertrouwen. Voor een betrouwbare salarisadministratie, correcte projectfacturatie en een goed audit-trail is goedkeuring van urenstaten onmisbaar.
Met Project Hours richt je teams in en wijs je per team één of meerdere medewerkers aan om uren te controleren en goed te keuren via de app. Zo zet je snel en met weinig moeite een betrouwbare urenregistratie op.
De goedgekeurde maandstaten gaan vervolgens direct naar de salarisadministratie, een stap die bij veel bedrijven vroeger meerdere uren per maand kostte aan handmatig werk.
Functie 8: Het kunnen maken van rapportages en Excel-exports
Data is alleen nuttig als je er iets mee kunt doen. Moderne urenregistratiesoftware biedt overzichten die je direct kunt gebruiken voor facturatie, managementrapportages, of gewoon om te weten waar je tijd naartoe gaat.
Project Hours biedt overzichten van gewerkte uren per project en gebruiker, gemaakte kosten per dag, week- en maandstaten en meer. Je keurt de ingevoerde uren goed en kiest welke gegevens je nodig hebt.
Met de exportfunctie definieer je zelf een CSV- of Excel-exportbestand: je bepaalt de kolomnamen en kiest welke data eruit komt. Zo importeer je urenregistratiedata eenvoudig in elk ander systeem, bijvoorbeeld voor facturatie of werkorders.
Functie 9: een gesynchroniseerde mobiele app en desktop
Medewerkers werken niet alleen achter een bureau. Een goede urenregistratietool moet overal werken: op de bouwplaats, in de auto, in de trein, of thuis aan het bureau.
Met de Project Hours app is uren invullen heel simpel: eenmalig aanmelden en direct uren registreren. Je hebt je telefoon bijna altijd bij je, dus zo weet je zeker dat de uren ook daadwerkelijk worden bijgehouden.
Project Hours heeft mobiele apps voor Android, iPhone en iPad, en is beschikbaar als webapplicatie in de browser. De basisfuncties zijn op alle apparaten beschikbaar. Rapportages en beheerfuncties gebruik je via de website.
Functie 10: API-koppelingen met boekhoud- en ERP-systemen
Een urenregistratiesysteem dat losstaat van de rest van je software, is een eiland. De echte tijdsbesparing zit in het verbinden van systemen, zodat je gegevens maar één keer hoeft in te voeren.
Met de API van Project Hours koppel je boekhoud-, facturatie- en ERP-systemen aan de app. Ook een koppeling met Google Calendar is mogelijk, waardoor alle ingevoerde uren automatisch in je bedrijfsagenda verschijnen.
Project Hours ondersteunt koppelingen in twee richtingen: projecten worden automatisch geïmporteerd vanuit je bedrijfssysteem, en uren worden automatisch doorgezet naar andere software. Denk aan integraties met boekhoudpakketten zoals Snelstart, of maatwerkkoppelingen zoals de Fiix-integratie die voor Stern Energy werd ontwikkeld.
Eenvoud is de beste functie
De beste urenregistratiesoftware is de software die medewerkers daadwerkelijk gebruiken. En mensen gebruiken iets alleen als het makkelijk is. Niet als het hun werkzaamheden onderbreekt, niet als het vijf stappen kost om één uur te boeken.
Project Hours is ingericht voor teams die willen starten met een paar functies en later uitbreiden als dat nodig is. Eenvoudig instellen, meteen aan de slag en schaalbaar als je bedrijf groeit.
Wil je zelf ervaren hoe het werkt? Start vandaag nog met de gratis proefperiode van twee maanden, zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen over urenregistratiesoftware in 2026
Welke functies zijn in 2026 standaard?
Ureninvoer op meerdere manieren (direct, timer, begin/eindtijd), een mobiele app, Excel-rapportages, goedkeuringsworkflows en koppelingen met andere software. Systemen die deze functies niet bieden, zijn te beperkt voor serieus gebruik.
Waarom heb je automatisering nodig in je tijdregistratie?
Handmatige registratie vergt discipline, en discipline hapert. Door gebruik te maken van een timer, koppelingen met je agenda en automatische berekeningen verklein je de kans op fouten en vergeten uren. Een digitaal systeem automatiseert de controle en toont je direct de actuele status van ingediende uren, zonder dat je daar handmatig achteraan hoeft te gaan.
Hoe zit het met koppelingen met payroll?
Maandstaten per medewerker gaan direct naar de salarisadministratie. Via de exportfunctie of API-koppeling zet je goedgekeurde uren automatisch door naar je salarissysteem. Dit bespaart uren aan handmatig overtypen en verkleint de kans op fouten in de loonverwerking.
Is mobiele registratie beter dan desktop?
Voor medewerkers in de buitendienst, zorg of op de bouw is de mobiele app onmisbaar. Voor kantoormedewerkers werkt de webversie vaak prettiger voor rapportages en beheer. Het beste systeem biedt beide, volledig gesynchroniseerd.
Wat kost moderne tijdregistratiesoftware?
Project Hours kost €3,- per gebruiker per maand na een gratis proefperiode van twee maanden. Daarmee is het een van de meest betaalbare volwaardige tijdregistratieopties voor MKB, zonder dat je inlevert op de functies die er echt toe doen.