Snel aan de slag met urenstaten

Bijna geen bedrijf ontsnapt aan het bijhouden van urenstaten. Je hebt ze bijvoorbeeld nodig om facturen te kunnen schrijven. Met deze urenoverzichten kun je een urenverantwoording voor je projecten vastleggen. Daarnaast geeft het bijhouden van urenstaten inzicht in hoe je tijd besteed wordt. Op deze pagina lees je hoe dat werkt!  

Eenvoudig urenstaten voor je werkzaamheden maken? Begin direct met een gratis proefabonnement. Profiteer van 2 maanden uitproberen zonder verplichtingen!  Daarna voor slechts €2,50 per maand per gebruiker veilig uren registreren.

Urenstaten bijhouden

Uren bijhouden is niet meer iets dat je op papier doet. Je kunt veel sneller online uren registeren via een website of een app op je telefoon. Uren worden dan centraal opgeslagen en er zijn direct rapportages en urenstaten beschikbaar.

Urenstaten invoeren via de website

Via de website van Project Hours kun je heel eenvoudig uren voor je urenstaat invoeren. Je kunt simpelweg uren invoeren, of je kunt met de agendaview uren in een agenda invoeren. Hiermee krijg je een overzicht van je werkweek. Je kunt je urenstaat vervolgens bekijken via rapportage->urenoverzicht.

Urenstaten invoeren met de app

Project Hours heeft een app waarmee je urenstaten kunt invoeren. Je kunt eenvoudigweg uren opgeven of je voert een begin- en eindtijd in. Project Hours rekent dan de uren voor je urenstaat uit. De app heeft als voordeel dat je altijd je urenstaten kunt bijwerken, waar je ook bent: onderweg, op de werkplaats of kantoor. Het is wel zo dat voor overzichten van urenstaten en rapporten de website een betere ervaring geeft.

Urenoverzichten online

Nadat uren zijn ingevoerd, kun je urenstaten online bekijken. Project Hours heeft een flexibel online overzicht met totalen en kosten. Je kunt een periode selecteren en je kunt per activiteit of per gebruiker het totaal aantal uren zien.

Urenstaten downloaden

Nadat urenstaten zijn ingevuld en goedgekeurd, kun je overzichten bekijken en rapporten downloaden. Hiermee kun je totalen per project bekijken. Daarnaast kun je alle uren die zijn ingevuld downloaden in Excel en er zelf formules aan toe te voegen voor je eigen berekeningen.

Kosten berekenen met urenstaten

Veel bedrijven gebruiken urenstaten om kosten te berekenen voor projecten. Met Project Hours kun je uurtarieven voor medewerkers specificeren. In de rapportage van Project Hours worden deze tarieven gebruikt om de kosten te berekenen met de uren in de ingevoerde urenstaten en de uurtarieven.

Je kunt uurtarieven in Project Hours op verschillende wijzen toepassen. Je kunt een uurtarief per medewerker instellen of een uurtarief per activiteit waardoor medewerkers verschillende uurtarieven kunnen toepassen in hun urenstaten.

Rapportage en weekstaten

Fijn dat je urenstaten goed kunt registreren! Maar het gaat uiteindelijk om een goed overzicht met rapporten en facturen. Project Hours beschikt over rapportage opties direct op de website of door middel van downloads van Excel-bestanden. Hierbij kun je gemakkelijk een overzicht maken van totalen per gebruiker per project. Je kunt weekstaten uitdraaien of je kunt alle urenstaten over een bepaalde periode downloaden. Hieronder zie je een urenstaten voorbeeld van een urenstaat met totalen per week. Dit rapport kun je ook per maand opstellen.

Urenstaten goedkeuren

Urenstaten moeten goed en volledig zijn ingevuld. Daarom is het van belang om snel en makkelijk uren te kunnen controleren en goedkeuren. Met Project Hours kun je teams inrichten en per team één of meerdere medewerkers aanwijzen om uren te controleren en goed te keuren via de app. Op deze manier kun je snel en met weinig moeite een betrouwbare urenregistratie opzetten.

Hoe begin je met online urenstaten?

Je kunt het beste beginnen met een basisinrichting voor je urenstaten die je vervolgens verder uitbouwt. Door eenvoudig te beginnen krijg je een beter beeld van de structuur en rapportages die je uiteindelijk nodig hebt. 

Structuur opzetten voor urenstaten

Een goede inrichting van je urenregistratie is belangrijk om urenstaten goed bij te kunnen houden. In Project Hours kun je eenvoudig een structuur opzetten. Maak de benodigde projecten en activiteiten per project aan. Daarnaast kun je materialen specificeren die medewerkers per project kunnen bijhouden. Indien op de urenstaten ook uurtarieven vermeld moeten worden, dan kun je in Project Hours een lijst met uurtarieven specificeren.

Medewerkers toewijzen aan projecten

Om het bijhouden van uren eenvoudig te houden, is het belangrijk dat medewerkers alleen de projecten zien die voor hen van toepassing zijn. In Project Hours kun je per medewerker of per groep aangeven welke projecten zichtbaar moeten zijn. Op deze manier wordt de keuze voor de medewerkers beperkt. Dit leidt tot een beter bijgehouden urenstaten.

Indien nodig, categorieën instellen voor rapportage

Soms is het noodzakelijk om verschillende projecten en/of activiteiten in te delen in categorieën om totalen te bereken aan de hand van urenstaten. Bijvoorbeeld: de medewerkers vullen verschillende soorten verlof in op hun urenstaat zoals onbetaald verlof, vakantie of een verplichte vrije dag. In de rapportage wil je al deze uren als ‘Verlof’ zien. Dat kan door alle activiteiten aan een categorie ‘Verlof’ toe te wijzen. Vervolgens kun je een rapport maken met een totaal aantal uren voor de categorie ‘Verlof’.

Urenstaten op papier, met Excel of online?

Er zijn verschillende manier om urenstaten in te vullen. Op papier, met Excel of met een online tool. Urenbriefjes zijn een makkelijke manier om te beginnen, maar invullen en verwerken kost veel tijd. Het is bewerkelijk om een rapportage van urenstaten op papier te maken.

Urenstaten bijhouden met Excel

Urenstaten invoeren met Excel is al een stap vooruit. Het is makkelijk en goedkoop om met een urenregistratie in Excel te beginnen. Je kunt met meerdere  gebruikers urenstaten invoeren en in Excel kun je een overzicht maken. Het nadeel van Excel is dat het niet geschikt is om met heel veel medewerkers uren in te voeren. Ook is het niet handig om op je mobiel een urenstaat in een spreadsheet bij te houden.

Urenstaten bijhouden online

Tot slot zijn er de online urenregistratiesystemen zoals Project Hours. Hiermee kun je met veel medewerkers eenvoudig urenstaten bijhouden. Zowel op laptop als op de mobiele telefoon. Er zijn vaak uitgebreide mogelijkheden voor rapportage. Het nadeel is dat er kosten aan zijn verbonden en dat het soms complex is om de urenregistratie juist in te richten. Op onderstaand filmpje kun je zien dat het inrichten van een online uregistratie niet moeilijk hoeft te zijn.

Welke urenstaten zijn beschikbaar in Project Hours?

Met Project Hours heb je de beschikking over de volgende urenrapporten:

• Online overzicht met total per project, activiteit en medewerker.
• Online overzicht met alle ureninvoer met opmerkingen en begin- en eindtijd per project.
• Excel export van alle ureninvoer.
• Excel export over periode met totalen per project, per activiteit en per medewerker.
• Weekstaten in Excel.
• Maandstaten in Excel.
• Urentotalen per categorie. Een categorie is een groep projecten of activiteiten.

Iets meer uitleg over categorieën: soms is het nodig om een totaal aantal uren te rapporteren over een bepaalde groep activiteiten, bijvoorbeeld verschillende soorten verlofuren zoals vakantie, verplichte vrije dagen en onbetaald verlof . Deze kunnen dan gegroepeerd worden in een categorie ‘Verlof’ bijvoorbeeld. Vervolgens kun je urenstaten met totalen per categorie maken. Hieronder zie je de samenhang tussen categorieën en projecten. Het is zelfs mogelijk om categorieën ook weer te groeperen.

Tot slot

Hoe nu verder? Hopelijk heeft deze verhandeling over urenstaten je geholpen met het maken van je keuze over hoe je urenstaten wilt bijhouden. Het is verstandig om te experimenteren. Probeer een spreadsheet of neem een proefperiode bij een online urenregistratieysteem. Project Hours is een eenvoudig en goedkoop online systeem voor urenregistratie. Aarzel niet om Project Hours eens uit te proberen. Mocht je hulp nodig hebben bij de inrichting, neem contact met ons op en we helpen je graag verder, geheel vrijblijvend!