Uren Berekenen voor Je Werk
Uren bijhouden is voor iedereen
Veel mensen ontkomen niet aan uren berekenen voor hun werk. Je hebt urenoverzichten nodig voor facturering en kostenoverzichten. Je kunt je gewerkte uren bijhouden in Excel of een urenregistratie-app gebruiken. Een urenberekening werkt anders dan een simpele optelsom. Dit komt omdat onze tijdsnotatie geen gebruik maakt van het decimale stelsel. Anders gezegd, je kunt niet simpelweg optellen en delen met tientallen zoals je dat gewend bent.
We denken hier bijna niet over na maar onze tijdsnotatie is merkwaardig. Uren hebben 60 minuten in plaats van 10 minuten en een dag heeft 24 uren in plaats van 10 uren. Om met uren en minuten te rekenen moet je andere rekenmethoden gebruiken. In dit artikel wordt besproken hoe je met Excel zelf gewerkte uren kunt berekenen. Daarnaast wordt gekeken naar een uren-app die automatisch werkuren berekent.
eenvoudige tijdsregistratie voor jouw uren
De succesfactor voor een goede urenregistratie is dat het eenvoudig moet zijn. Niemand zit er op te wachten zijn werkzaamheden te moeten onderbreken om omslachtige administratieve handelingen te doen. Het registreren van uren zo eenvoudig mogelijk maken geeft de beste garantie dat de gewerkte uren ook daadwerkelijk juist geregistreerd worden.
Inhoudsopgave
gewerkte uren berekenen in excel?
Het is heel makkelijk om te beginnen uren berekenen in Excel. Begrijpelijk, in Excel kun je eenvoudig met tijden rekenen. Lees dit artikel om in detail te leren hoe je in Excel met tijden en uren kunt rekenen. Daarnaast is Excel heel flexibel, je kunt zelf je tabellen samenstellen op jouw manier.
Er zijn talloze Excel templates om te beginnen met urenregistratie. Hiermee kun je snel en makkelijk beginnen met jouw urenregistratie. Wil je zelf aan de slag? Kijk eens naar het voorbeeld hieronder. Hier kun je zien hoe je tijden omrekent naar urentotalen.
nadelen uren berekenen in excel
Indien je met meerder mensen uren gaat bijhouden kan het voorkomen dat je elkaars uren overschrijft in een Excel-blad. Daarnaast is moeilijker om automatisch overzichten te maken vanuit Excel. Dit gaat prima met een beperkt aantal mensen. Met meerdere gebruikers en meer spreadsheets is een rapport maken meer werk. Dit merk je vooral als je handmatig spreadsheets van medewerkers moet combineren tot één rapport.
Als je organisatie groeit is het lastig om een urenregistratie in Excel mee te laten groeien. Er komen meer gebruikers en projecten. Niet iedereen mag alles aanpassen in de spreadsheets. De spreadsheets zijn niet makkelijk overal bij te werken. Dit is waar een urenregistratiesysteem om de hoek komt kijken. Een urenregistratiesysteem groeit mee met je organisatie.
waarom is onze tijdsnotatie niet decimaal?
Van oudsher is voor tijd het Babylonische getallenstelsel gebruikt. Dit is een systeem dat op zestig is gebaseerd in plaats van tien. Omdat zestig goed deelbaar is door veel getallen (twaalf, vier, drie en twee bijvoorbeeld) kun je er goed tijd mee indelen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de dag die in twaalf uren is ingedeeld en een uur dat in vier kwartieren verdeeld is.
Rond de tweede eeuw na Christus is in India het tientallig positiestelsel ontwikkeld. Het systeem met tientallen is eenvoudiger om mee te rekenen en heeft het Babylonische stelsel bijna helemaal verdrongen. Maar niet voor het uitdrukken van de tijd. Dit komt omdat voor tijd nooit hele grote getallen nodig zijn. Het tientallige systeem werkt beter met groter getallen dan het Babylonische systeem. Omdat de tijd elke dag opnieuw begint te tellen voldoet het Babylonische systeem eigenlijk prima. Lees op Kennislink meer over deze Babylonische tijdsverwarring.
gewerkte uren berekenen met een app?
Een urenregistratiesysteem is de volgende stap. Hiermee kun je makkelijk uren bijhouden waar je ook bent. De tijd wordt automatisch opgeteld en opgeslagen op een centrale locatie. Groeit het aantal medewerkers in je bedrijf? Geen probleem, je voegt ze toe in je uren app en ook zij kunnen makkelijk uren bijhouden. Een goede urenregistratie heeft automatische rapporten voor bijvoorbeeld kostenoverzichten en maandrapportages.
simpele invoer vAN werkuren
Met een app kun je heel eenvoudig gewerkte uren bijhouden. Je kunt direct uren invoeren of je kunt de begin- en eindtijd noteren. De app rekent de uren uit. Daarnaast is er een timer waarmee je kunt bijhouden hoelang je gewerkt hebt. Het urenregistratiesysteem slaat alle tijden op en rekent deze om naar het decimale stelsel waar dat nodig is. Bijvoorbeeld voor rapportage wil je de totale aantal uren wilt zien in het tientallig stelsel en niet uitgedrukt in dagen.
Een agenda kan heel handig zijn om uren bij te houden, alleen een agenda geeft meestal geen overzicht van urentotalen. Kijk eens naar de agenda van Project Hours, hiermee kun je uren in een agenda schrijven. Je ziet de uren vervolgens terug in overzichten zoals week- en maandstaten.
eenvoudige inrichting
Je uren worden niet op één grote hoop gegooid. Nee, deze worden verdeeld over projecten en activiteiten. Daarmee kun je het totaal aantal uren per project berekenen. En je kunt zien waaraan medewerkers hun tijd besteden. Welke activiteiten kosten veel tijd? Dit geeft inzichten waarmee bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden.
Het is belangrijk om een goede inrichting van je urenregistratie te maken. Hiermee worden uren op de juiste manier ingedeeld. Neem de tijd om een goede projectinrichting te maken. Liefst zo eenvoudig mogelijk, dat voorkomt fouten bij de invoer van uren. Dit filmpje is een voorbeeld hoe urenregistratie kunt inrichten:
uurtarieven berekenen voor gewerkte uren
Je berekent uren om er uiteindelijk kosten mee uit rekenen. Dit kan op verschillende manieren. Heel eenvoudig met vaste uurtarieven. Of complexere berekeningen om de hogere kosten voor overuren vast te leggen.
vast uurtarief per medewerker
Je stelt een vast tarief per gebruiker in. De urenregistratie vermenigvuldigt dit met de gewerkte uren om de totale kosten van het werk te bepalen. Dit is de meest eenvoudige vorm die voor freelancers meestal goed werkt. Op projecten worden vaak vaste uurtarieven toegepast om totale kosten te berekenen.
verschillende uurtarieven medewerker
Bij medewerkers in vaste dienst gelden vaak verschillende uurtarieven. Dit is ook het geval voor medewerkers die verschillende taken uitvoeren zoals bijvoorbeeld zowel de planning als de uitvoer. In dat geval kun je verschillende uurtarieven definiëren. De medewerker kiest bij het bijhouden van gewerkte uren het juiste uurtarief. De urenregistratietool vermenigvuldigt de gekozen tarieven met de ingevoerde uren om de kosten te berekenen.
kosten voor gewerkte overuren berekenen
Veel bedrijven willen overuren apart bijhouden omdat hier een hoger uurtarief bij hoort. Je kunt een apart tarief voor overuren instellen. Medewerkers kiezen bij het bijhouden van overuren dit tarief. Op deze manier worden voor overuren de juiste kosten berekend. Dit filmpje laat zien hoe je uurtarieven vastlegt en een rapport met kosten maakt:
gewerkte uren rapporteren in excel
We hebben gezien dat Excel nadelen heeft bij de invoer van uren. Excel is wel een handig formaat voor het maken van urenrapporten op basis van ingevoerde uren met een tool. Vervolgens kun je de rapporten eenvoudig uitbreiden als je wat extra berekeningen wilt toevoegen. Bestanden kunnen eenvoudig gedeeld worden en bijna iedereen heeft Excel geïnstalleerd.
Je kunt ervoor kiezen alle urengegevens ongewijzigd te exporteren en zelf de berekeningen te doen in Excel. Je kunt ook totaaloverzichten downloaden. Hiermee krijg je automatisch kant-en-klare rapporten met totalen waar zelf je niets meer aan hoeft te doen.
Project Hours heeft filters waarmee je maandstaten en weekstaten kunt downloaden in Excel. Hiermee is het heel makkelijk om rapporten opnieuw te downloaden als medewerkers hun uren hebben gewijzigd. Als je zelf uren berekent in Excel moet je bij elke wijziging de spreadsheets aanpassen en de berekeningen opnieuw uitvoeren.
urenbegroting vergelijken met gewerkte uren
Om te berekenen hoeveel uren gewerkt zijn ten opzichte van de begroting kun je de urenbegroting van Project Hours gebruiken. Voor een project kun je een begroting met uren maken. Project Hours vergelijkt de gewerkte uren met begrote uren en laat de verschillen zien. Op deze manier krijg je inzicht in de voortgang van je project.
urenplanning om gewerkte uren te berekenen
Met een eenvoudig urenplanning kun je uren klaarzetten voor medewerkers zodat duidelijks is wie waar aan moet werken. Als de medewerkers de planning volgen hoeven zij geen gewerkte uren te berekenen. Aanpassen van de planning kan natuurlijk wel. De realiteit zal altijd enigszins afwijken van de planning.
De planningstool van Project Hours werkt op deze manier. Een planner kan uren klaarzetten voor de medewerkers. De medewerkers zien de uren verschijnen in hun lijst en kunnen deze aanpassen wanneer de gewerkte uren afwijken van de geplande uren.
FAQ – Urenregistratie
Is urenadministratie verplicht?
Wat moet er in een urenregistratie staan?
Een urenregistratie moet verschillende belangrijke gegevens bevatten om effectief te zijn en aan wettelijke eisen te voldoen:
- Datum: De specifieke datum waarop de uren zijn gewerkt.
- Gewerkte uren: Het aantal uren dat per dag is gewerkt, inclusief begin- en eindtijden.
- Pauzes: De tijden en duur van eventuele pauzes tijdens de werkdag.
- Project of taak: Een beschrijving van het project of de taak waaraan gewerkt is.
- Overuren: Eventuele overuren die buiten de normale werktijden zijn gemaakt.
- Handtekening of goedkeuring: Soms is een handtekening van de werknemer en/of werkgever vereist ter bevestiging van de geregistreerde uren.
Hoe kan ik makkelijk mijn uren bijhouden?
Het makkelijk bijhouden van je uren kan op verschillende manieren, afhankelijk van je voorkeuren en werkomgeving. Hier zijn enkele methoden en tools die je kunt gebruiken:
- Gebruik een urenregistratie app: Er zijn veel apps beschikbaar zoals Project Hours, Toggl, Clockify en Harvest die het eenvoudig maken om je uren te registreren. Deze apps bieden functies zoals timers, projectbeheer en gedetailleerde rapportages.
- Excel-spreadsheets: Voor wie de voorkeur geeft aan een meer traditionele methode, kunnen Excel-spreadsheets een goede optie zijn. Er zijn veel gratis sjablonen beschikbaar die je kunt gebruiken om je uren handmatig in te voeren en te beheren.
- Handmatige registratie: Voor kleine projecten of incidenteel werk kun je je uren handmatig bijhouden met behulp van een papieren tijdschrijfformulier. Dit is minder efficiënt, maar kan nuttig zijn voor eenvoudige of eenmalige taken.
- Projectmanagement tools: Veel projectmanagement software zoals Asana en Trello hebben ingebouwde tijdregistratiefuncties. Deze tools helpen je niet alleen bij het bijhouden van je uren, maar ook bij het beheren van taken en deadlines.
Hoe bereken je werkbare uren?
Het berekenen van werkbare uren kan variëren afhankelijk van de context, zoals volledige werkdagen, deeltijd, of specifieke projecttaken. Hier is een algemene methode om werkbare uren te berekenen:
- Bepaal de totale uren per week: Begin met het aantal uren dat normaal gesproken in een week wordt gewerkt. Bijvoorbeeld, een standaard werkweek kan 40 uur zijn.
- Aftrekken van niet-werkbare tijd: Trek pauzes, vakantiedagen, feestdagen en eventuele ziekteverlofdagen af van de totale werktijd.
- Berekening voor een specifieke periode: Voor een specifieke periode, zoals een maand of een jaar, vermenigvuldig je het aantal werkbare uren per week met het aantal weken in die periode, en trek je de niet-werkbare tijd af.
Bijvoorbeeld, voor een maand met vier weken waarin een werknemer 40 uur per week werkt, en er zijn twee feestdagen:
- Totale uren per maand: 40 uur/week * 4 weken = 160 uur
- Niet-werkbare uren (2 feestdagen): 2 dagen * 8 uur = 16 uur
- Werkbare uren per maand: 160 uur – 16 uur = 144 uur
Dit is een eenvoudige manier om de werkbare uren te berekenen voor een bepaalde periode.
Tot Slot
We hebben gezien dat je eenvoudig kunt beginnen met gewerkte uren berekenen in Excel. Een urenregistratie app biedt meer mogelijkheden, vooral voor teams. We hebben nog een laatste tip. Een urenregistratie werkt het best als iedereen gemotiveerd is om uren in te voeren. Dit kun je bereiken door uit te leggen waar een urenregistratie voor gebruikt wordt. Vertel waarom uren berekenen belangrijk is. Neem hiervoor de tijd en laat zien hoe de berekende uren verwerkt worden in het bedrijfsproces. Lees eens deze tips om je medewerkers te motiveren om uren goed bij te houden.
Direct Uren berekenen voor je werk?
Direct beginnen? Kijk eens naar Project Hours. Alles in één overzichtelijke tool. Je maakt een eenvoudige inrichting voor je urenregistratie. Daarna kun je direct uren berekenen met een timer. Of uren direct bijhouden met de app. De eerste twee maanden zijn gratis en daarna is er een vast laag tarief.
Uniforme urenregistratie
Altijd up to date
Duidelijke rapportage
Voor iedereen toegankelijk
Urenregistratie
Urenregistratie, handmatig en met timer op projecten.
Materialen
Registreer gebruikte materialen per project.
Projectkosten
Bereken projectkosten op basis van uurtarieven per gebruiker of activiteit
Rapportages
Rapportage van uren, materialen en kosten per project (ook in excel).
Probeer gratis
Start gelijk met je gratis proefperiode van 2 maanden en ontdek het gemak van zorgeloze project urenregistratie.
Tevreden? Sluit voor slechts € 2,- per gebruiker per maand een premium abonnement af.
Blije gebruikers
Start vandaag
Urenregistratie eenvoudig geregeld
Veelgestelde vragen over uren berekenen voor werk
Bij uren berekenen voor werk in ploegendiensten tel je per dienst het aantal gewerkte uren, inclusief eventuele nachturen. Sommige cao’s werken met verschillende uurtarieven per dienst. Pauzes trek je apart af. Met Project Hours kun je eenvoudig per ploeg registreren en het juiste tarief koppelen.
Werk je elke week op andere dagen? Dan kun je je werkuren het makkelijkst per dag tellen en daarna optellen. Voor uren berekenen voor werk geeft Project Hours je overzicht per week, maand of project, ook bij onregelmatige roosters.
Pauzes tel je niet mee bij uren berekenen voor werk. Werk je van 09:00 tot 17:00 met een half uur lunchpauze? Dan heb je 7,5 uur gewerkt. In Project Hours kun je standaard pauzes instellen of handmatig aftrekken.
Werk je voor meerdere klanten tegelijk? Dan is het handig om per project je tijd bij te houden. Bij uren berekenen voor werk kun je in Project Hours uren verdelen over verschillende projecten, zodat je altijd inzicht houdt per klant.
Voor uren berekenen voor werk gebruik je een app die makkelijk en snel registreert wat je doet. In Project Hours start je met één klik je timer of voeg je handmatig je uren toe. De app rekent voor je uit hoeveel je gewerkt hebt, per dag, week of project.